"опись переданных документов образец" - это документ, который фиксирует передачу различных бумаг, дел, книг и прочего из одного места в другое. Образец такой описи помогает правильно составить сам документ, чтобы в нем были перечислены все необходимые реквизиты.
1. Когда нужна опись переданных документов
Опись переданных документов составляется в следующих случаях:
- При смене руководителя организации, чтобы зафиксировать передачу дел и документов новому руководителю;
- При передаче документов в архив организации;
- При передаче дел в вышестоящую организацию;
- При реорганизации или ликвидации организации;
- При возврате неправильно поданных документов;
- В других случаях, когда нужно зафиксировать факт передачи документов.
"опись переданных документов образец" позволяет учесть все передаваемые материалы и избежать в дальнейшем недоразумений при работе с ними.
2. Порядок составления описи
Чтобы правильно составить "образец описи передаваемых документов", нужно придерживаться определенного порядка:
- Указать название документа "Опись" и его номер.
- Указать дату составления описи и место составления (город).
- Указать структурное подразделение и должностное лицо, передающее документы.
- Указать структурное подразделение и должностное лицо, принимающее документы.
- В графах описи перечислить и охарактеризовать все передаваемые документы.
- Указать общее количество переданных единиц цифрами и прописью.
- Сделать отметку о приеме-передаче с подписями передающей и принимающей сторон.
При составлении "как составить опись передаваемых документов образец" можно использовать типовые формы, утвержденные в организации.
3. Оформление описи
"Опись переданных документов в ИФНС, образец, должна быть оформлена с соблюдением следующих правил:
- Составляется на стандартном листе формата А4.
- Оформляется на бланке организации или без него.
- Заполняется разборчиво от руки или машинописным способом.
- Заголовок выравнивается по центру.
- Графы заполняются слева направо без пропусков.
"Опись переданных документов в налоговую образец" прошивается, листы нумеруются, на последней странице указывается количество листов в описи, ставится печать и подписи ответственных лиц.
4. Типовая форма описи
Вот примерная форма "образца описи передаваемых документов в другую организацию":
В графе "Название папки" указывается название передаваемого документа, в графе "Период" - дата документа, в графе "Кол-во листов" - количество листов в документе. Для важных документов делается отметка в графе "Примечание".
5. Передача описи и документов
После составления описи проводится сверка соответствия документов описи. Листы описи нумеруются, сшиваются и скрепляются печатью. "Образец описи передаваемых документов" подписывается передающей и принимающей сторонами.
Принимающая сторона проверяет фактическое наличие документов и их соответствие описи. Все недочеты фиксируются в самой описи.
Опись переданных документов составляется в двух экземплярах: один - у передающей стороны, второй - у принимающей. Опись служит распиской о приеме-передаче документов.
"Опись переданных документов образец" позволяет избежать потерь и недоразумений при перемещении документов, обеспечивает их сохранность и порядок. Правильно составленная опись - залог успешной работы с документами в организации.
6. Особенности составления описи при увольнении сотрудника
При увольнении сотрудника тоже составляется опись документов, которые он передает по месту работы. В нее вносятся:
- Неисполненные документы, находящиеся на исполнении у данного сотрудника;
- Доверенности, выданные сотруднику для выполнения служебных обязанностей;
- Материальные ценности и другое имущество, закрепленное за сотрудником;
- Печати и штампы, находившиеся в распоряжении увольняемого лица.
Опись при увольнении подписывает сам увольняемый сотрудник, руководитель подразделения и представитель отдела кадров.
7. Хранение описей документов
Описи документов, переданных в архив организации, хранятся постоянно в соответствующих делах архива. Описи документов, переданных в другие организации, хранятся 5 лет. Затем такие описи подлежат уничтожению в установленном порядке.
Описи документов хранятся в папках-делах, систематизированных по хронологии или алфавиту. К описям прилагаются акты приема-передачи.
8. Ответственность за составление описи
Ответственность за правильное составление описи несет лицо, передающее документы. Оно обязано полно и аккуратно внести в опись все передаваемые материалы.
За прием документов отвечает лицо, назначенное принимающей стороной. Оно проверяет соответствие описи фактическому наличию документов.
В случае расхождений между описью и фактическим составом документов составляется акт для выяснения причин.
9. Электронная опись документов
В настоящее время наряду с бумажной описью используется электронная. Она составляется и хранится в базе данных организации. Это ускоряет поиск необходимой информации.
Для передачи электронной описи используются цифровые носители информации или каналы электронной связи. Электронная подпись гарантирует достоверность такой описи.
10. Альтернативы составления описи
Иногда вместо описи передаваемых документов используются другие виды учетных документов:
- Реестр документов;
- Номенклатура дел;
- Акт приема-передачи дел и документов.
Однако опись наиболее подробно фиксирует состав передаваемых материалов. Поэтому она остается основным учетным документом при передаче дел из одного структурного подразделения в другое.
11. Типичные ошибки при составлении описи документов
Чтобы избежать ошибок, составитель описи должен знать типичные проблемы, возникающие при ее заполнении:
- Пропуск отдельных документов или целых дел. Это наиболее распространенная ошибка.
- Неточное указание наименований и реквизитов документов.
- Отсутствие полного перечня документов внутри дела.
- Неправильное определение количества листов в документах.
- Ошибки при нумерации документов и дел.
Все это может привести к потере важных документов и материалов при передаче.
12. Порядок исправления ошибок в описи
Если при проверке описи выявлены ошибки, их можно исправить следующими способами:
- Аккуратно зачеркнуть неправильные сведения одной чертой.
- Рядом вписать верные данные.
- Сделать запись "Исправленному верить" и заверить подписью.
- Внести исправления в оба экземпляра описи.
Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующих средств.
13. Особенности электронной описи
При использовании электронной описи документов нужно учитывать следующее:
- Хранится она в формате, исключающем редактирование данных.
- Доступ к ней ограничен паролем.
- Делается резервная копия на внешнем носителе.
- Передается по защищенным каналам связи.
Это гарантирует ее сохранность и неизменность при передаче.
14. Срок хранения описей особо ценных документов
Описи документов, имеющих историческое, научное или хозяйственное значение, хранятся постоянно. К ним относятся:
- Документы органов власти и управления;
- Документы по личному составу;
- Научные работы;
- Отчеты и документы по основной деятельности.
Сроки хранения описей особо ценных документов не ограничиваются.
15. Описи документов в исторических архивах
В исторических архивах хранятся описи документов различных организаций, ликвидированных десятилетия назад. Эти описи позволяют ученым изучать деятельность таких организаций.
Описи старых документов переводятся в электронный вид для облегчения поиска. Они являются частью Архивного фонда страны.
16. Рекомендации по заполнению описи
Чтобы составить качественную опись документов, рекомендуется:
- Тщательно пересчитать все документы перед внесением в опись.
- Свериться с номенклатурой дел или архивными описями.
- Указывать точное количество листов в документах.
- Перепроверить все данные перед подписанием описи.
Соблюдение этих рекомендаций позволит избежать ошибок.
17. Отметка об исполнении в описи документов
Когда документы, включенные в опись, исполнены, об этом делается отметка:
- В графе "Примечание" пишут "Исполнено".
- Ставится дата исполнения.
- Проставляются подписи исполнителей.
Это позволяет контролировать своевременность исполнения документов.
18. Особенности описи документов личного характера
При составлении описи документов личного характера (переписка, дневники, воспоминания) учитываются пожелания их автора или владельца. Указывается степень доступности таких документов.
