Приказ о приеме на работу является одним из ключевых кадровых документов в организации. От правильности его оформления во многом зависит дальнейшее взаимодействие сотрудника и работодателя. В приказе фиксируется факт приема на работу, указываются все существенные условия трудового договора. К оформлению приказа предъявляется ряд обязательных требований. Во-первых, приказ должен быть напечатан на фирменном бланке организации. Во-вторых, в нем указываются все необходимые реквизиты: наименование документа, дата, регистрационный номер, заголовок, основной текст, подпись руководителя, визы. В-третьих, текст печатается четким шрифтом с соблюдением правил орфографии. Таким образом, от качества оформления приказа о приеме на работу зависит правильность оформления трудовых отношений с работником.
Обязательные реквизиты приказа о приеме на работу
Рассмотрим более подробно обязательные реквизиты, которые должен содержать приказ о приеме на работу.
Во-первых, это наименование документа - "Приказ о приеме на работу". Оно пишется полностью, без каких-либо сокращений.
Во-вторых, указываются дата и регистрационный номер приказа. Дата - это день подписания приказа руководителем. Номер присваивается в соответствии с правилами делопроизводства в организации.
В-третьих, обязательно наличие заголовка, начинающегося со слов "ПРИКАЗЫВАЮ". Это ключевая фраза любого приказа.
В-четвертых, в тексте приказа указываются фамилия, имя, отчество принимаемого работника, его должность/профессия, дата приема на работу, оклад/тарифная ставка.
Порядок утверждения и регистрации приказа о приеме на работу
После составления приказ о приеме на работу должен быть согласован визами заинтересованных лиц и утвержден руководителем организации.
Утвержденный приказ регистрируется в журнале, ему присваивается номер в соответствии с номенклатурой дел. Этот номер указывается в шапке приказа.
Регистрация приказа придает ему юридическую силу и является обязательной процедурой.
Пример заполнения приказа о приеме на работу
Для наглядности приведем образец заполнения приказа о приеме на работу. В нем содержатся все необходимые реквизиты:
Такой пример показывает, как правильно оформлять приказ с соблюдением всех требований.
Порядок ознакомления работника с приказом
После подписания приказ вступает в силу. В течение 3 дней с ним должен быть ознакомлен под роспись принимаемый работник.
Ознакомление оформляется либо на отдельном листе, либо непосредственно в приказе. Лист ознакомления подшивается в личное дело.
Правила хранения приказа о приеме на работу
После ознакомления с приказом работником его оригинал передается в отдел кадров организации.
Приказы о приеме на работу относятся к документам постоянного срока хранения, то есть хранятся в отделе кадров 75 лет.
Хранение приказов должно осуществляться с соблюдением правил организации архива.
Образцы приказов о приеме на работу
Для более полного понимания порядка составления приказа о приеме на работу рассмотрим несколько конкретных примеров.
Пример 1. Приказ о приеме на работу менеджера по продажам Иванова Ивана Ивановича. В приказе будут указаны должность, дата приема, размер оклада согласно штатному расписанию.
Пример 2. Приказ о приеме на работу секретаря-референта Петровой Марии Сергеевны. В приказе помимо должности и условий оплаты труда будет указано, что это прием по совместительству.
Типичные ошибки при составлении приказа о приеме на работу
Чтобы избежать ошибок, составляя приказ о приеме на работу, рекомендуется обратить внимание на следующие моменты:
- Проверить правильность написания ФИО работника, должности.
- Не допускать разночтений между текстом приказа и трудовым договором.
- Правильно указать дату, номер, заголовок приказа.
- Не допускать орфографических и пунктуационных ошибок.
- Проверить подпись, расшифровку подписи, наличие необходимых виз.
Внесение изменений в приказ о приеме на работу
Если после издания приказа возникла необходимость внести в него изменения, то это делается путем издания дополнительного приказа.
Например, может потребоваться изменить дату выхода на работу, размер оклада, должность и т.п. В таком случае готовится дополнительный приказ с уточненными данными.
Хранение приказа о приеме на работу в личном деле
Подлинник приказа о приеме на работу после ознакомления с ним работника помещается в его личное дело.
Личное дело хранится в отделе кадров. Срок хранения личного дела - 75 лет с момента увольнения работника.
Формы приказов о приеме на работу
Приказы о приеме на работу могут оформляться в разных формах в зависимости от особенностей организации.
Наиболее распространенными являются:
- Единая форма для всех категорий персонала.
- Разные формы для рабочих и служащих.
- Разные формы для разных подразделений.
Выбор конкретной формы зависит от структуры и специфики деятельности организации.
Порядок составления приказа о приеме на работу
Последовательность составления приказа о приеме на работу, как правило, такова:
- Подготовка проекта приказа специалистом по кадрам.
- Согласование проекта с руководителем подразделения.
- Визирование проекта заинтересованными лицами.
- Подписание приказа руководителем организации.
- Регистрация и вступление в силу.
Соблюдение данного порядка позволяет избежать ошибок при составлении этого важного кадрового документа.
Аннулирование приказа о приеме на работу
В некоторых случаях приказ о приеме на работу может быть аннулирован.
Это происходит, если работник:
- Не приступил к работе в установленный срок без уважительной причины.
- Отказался от предложенной работы.
- По результатам испытания не был оставлен на должности.
В таких случаях издается приказ об аннулировании ранее изданного приказа о приеме на работу.
Подготовка проекта приказа о приеме на работу
Подготовкой проекта приказа о приеме на работу занимается, как правило, специалист по кадрам или менеджер по персоналу.
Для этого необходимо:
- Внимательно изучить представленные кандидатом документы.
- Проверить соответствие кандидата квалификационным требованиям по должности.
- Определить условия оплаты труда.
- Убедиться в отсутствии ограничений по приему на работу.
На основании этих данных готовится проект приказа о приеме на работу.
Согласование приказа о приеме на работу
Подготовленный проект приказа в обязательном порядке согласовывается с руководителем подразделения, куда принимается новый работник.
Это необходимо для подтверждения что:
- Вакансия в подразделении имеется.
- Кандидатура согласована и устраивает руководителя.
- Условия оплаты труда соответствуют должности.
Визирование приказа о приеме на работу
Перед подписанием приказа о приеме на работу также целесообразно завизировать его в правовом департаменте организации.
Это позволит убедиться в правильности его составления и соблюдении всех требований трудового законодательства.
Подписание приказа руководителем
После согласования и визирования приказ о приеме на работу подписывается руководителем организации.
Подпись руководителя является обязательным реквизитом любого приказа по кадрам, придающим ему юридическую силу.
Регистрация и вступление в силу приказа
После подписания приказ регистрируется в журнале. Ему присваивается номер в соответствии с номенклатурой дел.
С момента регистрации приказ о приеме на работу вступает в силу и подлежит исполнению.
Последовательность составления приказа о приеме на работу
Рассмотрим типовую последовательность действий при составлении приказа о приеме сотрудника на работу:
- Получение от кандидата необходимых документов и проверка их комплектности.
- Анализ представленных документов на предмет соответствия кандидата квалификационным требованиям.
- Собеседование с кандидатом.
- Принятие решения о приеме кандидата на работу.
- Подготовка проекта приказа о приеме на работу.
- Согласование проекта приказа с заинтересованными лицами.
- Подписание приказа руководителем организации.
- Регистрация приказа и присвоение ему номера.
Типичные ошибки при составлении приказа
Чтобы избежать ошибок при составлении приказа о приеме на работу, рекомендуется:
- Внимательно проверять ФИО работника, должность.
- Сличать данные с трудовым договором.
- Проверять даты, номера, подписи.
- Избегать орфографических и пунктуационных ошибок.
- Следить за полнотой и корректностью формулировок.
Внесение изменений в приказ о приеме на работу
Если после издания приказа возникла необходимость что-то изменить, то для этого готовится отдельный дополнительный приказ.
Например, может потребоваться изменить дату выхода на работу, размер оплаты труда, должность.
Отмена приказа о приеме на работу
В определенных ситуациях приказ о приеме на работу может быть отменен.
К таким ситуациям относятся:
- Неявка работника в назначенный срок без уважительной причины.
- Отказ работника от предложенной работы.
- Непрохождение испытательного срока.
Хранение приказа о приеме на работу
После ознакомления с приказом работника его оригинал подшивается в личное дело сотрудника.
Личное дело хранится в отделе кадров в течение 75 лет после увольнения работника. Теперь вы знаете, как правильно составить приказ о приеме на работу.
