Отдел продаж является важнейшим структурным подразделением любой коммерческой организации. Именно от его эффективной работы напрямую зависит успех компании на рынке. Чтобы деятельность отдела продаж была оптимально организована, необходимо разработать положение об отделе продаж - документ, регламентирующий его цели, задачи, функции, права и обязанности сотрудников.
"Положение об отделе продаж" определяет место отдела в общей организационной структуре компании, порядок взаимодействия с другими подразделениями, распределение ответственности между сотрудниками отдела. Этот документ позволяет выстроить четкий рабочий процесс, избежать дублирования функций, повысить личную ответственность каждого сотрудника за результаты работы.
Основные разделы положения об отделе продаж
Как правило, положение об отделе продаж включает следующие основные разделы:
- Общие положения
- Основные цели и задачи отдела продаж
- Функции отдела продаж и должностные обязанности сотрудников
- Права и ответственность сотрудников отдела
- Взаимодействие с другими подразделениями
- "Положение о премировании отдела продаж"
Рассмотрим подробнее содержание каждого раздела.
Общие положения
В разделе "Общие положения" указываются:
- Статус отдела продаж в структуре компании
- Подчиненность отдела продаж
- Состав отдела продаж
- Нормативные документы, регламентирующие деятельность отдела
Здесь же можно привести краткую характеристику отдела, его миссию и основные принципы работы.
Цели и задачи отдела продаж
В этом разделе формулируются основные стратегические цели отдела продаж, такие как:
- Увеличение объемов продаж
- Завоевание новых рынков сбыта
- Повышение лояльности клиентов
А также конкретные задачи, решение которых необходимо для достижения поставленных целей.
Функции отдела продаж и обязанности сотрудников
Этот раздел детально описывает:
- Основные функции отдела продаж в целом
- Функциональные обязанности руководителя отдела продаж
- Должностные обязанности менеджеров по продажам, торговых представителей и других сотрудников отдела
Перечисляются конкретные задачи, которые должен выполнять каждый сотрудник в рамках своей должности.
Образец положения о премировании отдела продаж представлен ниже.
Права и ответственность сотрудников отдела продаж
В этом разделе оговариваются:
- Полномочия руководителя и сотрудников отдела продаж
- Ответственность каждого сотрудника за выполнение возложенных на него задач и функций
- Права доступа к информации компании
- Полномочия по ведению переговоров, заключению и расторжению договоров
Это позволяет избежать превышения сотрудниками своих полномочий и действий в ущерб компании.
Взаимодействие с другими подразделениями
В положении прописывается порядок взаимодействия отдела продаж с другими подразделениями компании по следующим вопросам:
- С маркетинговым отделом - по разработке ценовой политики, рекламных акций, формированию ассортимента
- С отделом логистики - по вопросам хранения и доставки товара
- С бухгалтерией - по ведению договорной и финансовой документации
- С отделом кадров - по подбору и обучению персонала
Это помогает выстроить слаженную работу всех подразделений для достижения общих целей компании.
"Положение о премировании отдела продаж"
Важным элементом мотивации сотрудников отдела продаж является премирование. Условия и порядок премирования прописываются в отдельном разделе положения об отделе продаж или оформляются в виде приложения к нему.
"Положение о премировании отдела продаж" содержит:
- Показатели работы, за которые начисляются премии
- Размер премиальных выплат
- Периодичность начисления премий
- Условия лишения премии
Такой подход стимулирует сотрудников на достижение целевых показателей продаж и повышение эффективности работы отдела.
Таким образом, прописанное четкое положение об отделе продаж позволяет оптимизировать его работу для достижения маркетинговых целей компании.
Дополнительные разделы положения об отделе продаж
Помимо перечисленных выше основных разделов, в положение об отделе продаж также могут быть включены дополнительные разделы, конкретизирующие отдельные аспекты его работы.
Положение о порядке найма и адаптации новых сотрудников отдела продаж
Эффективность работы отдела продаж во многом зависит от подбора квалифицированного персонала. Поэтому в положение целесообразно включить отдельный раздел, регламентирующий процесс найма новых сотрудников.
В нем указываются:
- Требования к кандидатам на вакантные должности в отделе продаж
- Порядок проведения собеседований и оценки кандидатов
- Процедура оформления на работу
- Сроки адаптации и наставничества для новичков
Такой подход позволяет систематизировать процесс подбора персонала в соответствии с потребностями компании.
Положение об оплате труда отдела продаж
Для стимулирования эффективной работы сотрудников помимо системы премирования необходимо продуманно выстроить систему оплаты их труда. Раздел положения об оплате труда отдела продаж может включать:
- Размеры должностных окладов сотрудников
- Порядок индексации заработной платы
- Условия выплаты надбавок за выслугу лет, интенсивность труда
Это позволит сделать систему мотивации персонала более комплексной и сбалансированной.
Положение о повышении квалификации сотрудников отдела продаж
В современных условиях постоянное обучение и повышение квалификации персонала является залогом успеха любой компании. Поэтому в положение имеет смысл включить раздел, регулирующий этот процесс, например:
- Перечень обязательных курсов для разных категорий сотрудников
- Порядок оплаты обучения за счет компании
- График проведения внутренних тренингов и семинаров
Такой подход позволяет системно организовать непрерывное обучение и развитие персонала отдела продаж.
Порядок разработки и утверждения положения об отделе продаж
Для того чтобы положение об отделе продаж заработало как эффективный инструмент управления, необходимо правильно организовать процесс его разработки и утверждения.
Рекомендуется следующий порядок:
- Создать рабочую группу, в которую войдут руководитель и ключевые сотрудники отдела продаж, представители других заинтересованных подразделений, юрист.
- Проанализировать текущее состояние работы отдела продаж, его проблемы и потребности.
- Изучить лучшие практики и готовые положения об отделах продаж других компаний.
- Подготовить проект положения, обсудить его и доработать с учетом поступивших предложений и замечаний.
- Получить согласование проекта с руководителями заинтересованных подразделений.
- Утвердить положение приказом руководителя компании.
Такой подход позволяет учесть интересы всех подразделений и выработать сбалансированное, эффективное положение об отделе продаж.
Актуализация положения об отделе продаж
С течением времени условия работы компании могут меняться, появляются новые технологии, корректируется стратегия. В этой связи положение об отделе продаж нуждается в периодическом обновлении.
Рекомендуется пересматривать положение не реже 1 раза в год. Актуализация может включать:
- Корректировку целей и задач отдела
- Изменение функционала подразделения и должностных обязанностей
- Добавление новых разделов
- Исключение устаревших положений
Это позволит поддерживать положение об отделе продаж в актуальном состоянии, соответствующем потребностям и задачам компании.
Контроль исполнения положения об отделе продаж
Чтобы положение не оставалось пустой декларацией, необходим постоянный контроль его исполнения. Это может включать:
- Мониторинг выполнения отделом продаж основных целевых показателей
- Анализ соблюдения сотрудниками своих должностных обязанностей
- Периодические внутренние аудиты работы отдела
- Внесение необходимых корректировок в положение по результатам контроля
Такой механизм обратной связи и коррекции обеспечит эффективное функционирование отдела продаж в рамках утвержденного положения.
Автоматизация процессов в отделе продаж на основе положения
Для повышения эффективности отдела продаж рекомендуется автоматизировать ключевые бизнес-процессы, закрепленные в положении. Это может включать:
- Внедрение CRM-системы для учета клиентов
- Использование системы электронного документооборота
- Внедрение системы отчетности о достижении целевых показателей
- Автоматизация процесса выставления счетов и контроля оплат
Автоматизация позволяет повысить скорость и качество выполнения бизнес-процессов, сделать работу отдела продаж более прозрачной и эффективной.
