Присвоение инвентарных номеров основным средствам - важный этап в учете основных фондов организации. Правильное присвоение инвентарных номеров позволяет быстро идентифицировать каждый объект основных средств, облегчает учет и контроль за их движением. Давайте разберемся, как присваивать инвентарные номера основным средствам в соответствии с установленными правилами.
Прежде всего, инвентарный номер присвоенный объекту основных средств должен быть уникальным в пределах организации. Это означает, что один и тот же номер может использоваться только для одного инвентарного объекта. Кроме того, присвоенный инвентарный номер основному средству остается неизменным на протяжении всего срока его использования в организации.
Порядок присвоения инвентарных номеров
Итак, давайте рассмотрим пошагово, как присваивать инвентарные номера основным средствам:
- При поступлении нового объекта основных средств в организацию ему присваивается инвентарный номер. Это делается на основании первичных документов о поступлении - договоров, накладных, актов приема-передачи и т.п.
- Инвентарный номер присваивается комиссией по поступлению и выбытию активов организации. В комиссию входит бухгалтер, ответственный за учет основных средств, а также представители других подразделений.
- Присвоенный инвентарный номер заносится в инвентарную карточку основного средства (ОС-1). Это документ учета, который заполняется на каждый объект основных фондов.
- Инвентарный номер обязательно наносится непосредственно на сам объект основного средства краской или прикрепляется при помощи бирки.
- В бухгалтерском учете основное средство отражается под присвоенным ему инвентарным номером. Это обеспечивает контроль за движением основных фондов.
Таким образом происходит присвоение инвентарных номеров вновь поступившим основным средствам. Для уже имеющихся объектов, которым необходимо присвоить инвентарные номера, процедура аналогичная.
Правила формирования инвентарного номера
Обычно инвентарный номер основного средства состоит из нескольких частей, несущих определенную информацию. Рассмотрим, из каких элементов может формироваться инвентарный номер:
- Код вида основного средства - цифровое обозначение группы, к которой относится объект (например, машины и оборудование, транспортные средства и т.д.)
- Код структурного подразделения организации, за которым закреплено основное средство
- Порядковый номер инвентарного объекта в рамках группы и подразделения
- Код года поступления основного средства в организацию
Например, инвентарный номер основного средства может выглядеть так: 12-01-358-2019. Это означает:
- 12 - код группы (оборудование)
- 01 - код цеха No1
- 358 - порядковый номер средства
- 2019 - год поступления
Конкретный порядок формирования номера и используемые коды устанавливаются организацией самостоятельно в учетной политике.
Особенности присвоения инвентарных номеров
Рассмотрим некоторые особенности и нюансы процесса присвоения инвентарных номеров различным объектам основных средств:
- Для групповых объектов (комплектов), состоящих из нескольких предметов, инвентарный номер присваивается группе в целом.
- На каждый компонент входящий в группу объект можно нанести этот общий номер с добавлением порядкового номера компонента в скобках.
- Зданиям и сооружениям, состоящим из нескольких секций, присваивается один инвентарный номер сооружения в целом.
- Для объектов недвижимости инвентарный номер обозначается в техническом паспорте здания/сооружения.
- При разукомплектации группового объекта, инвентарный номер за ним сохраняется.
Также особое внимание стоит уделить оборудованию, требующему монтажа и предназначенному для комплектации строящихся объектов. Инвентарные номера таким основным средствам можно присваивать как на стадии поступления, так и после монтажа.
Виды инвентарных номеров
В зависимости от вида основных средств и особенностей их учета могут использоваться разные виды инвентарных номеров. Рассмотрим основные из них.
Для большинства основных средств используются сквозные инвентарные номера. Они формируются по единому принципу для всех групп объектов по мере их поступления. Такие номера позволяют вести сквозной учет основных фондов организации.
Для однородных групп основных средств (например, компьютерной техники) могут использоваться инвентарные номера в пределах каждой группы. Это упрощает идентификацию конкретных объектов.
Отдельный порядок присвоения номеров предусмотрен для объектов недвижимости. Для них используются инвентарные номера по кадастровому учету объектов недвижимости.
Кроме того, для особо ценного имущества могут применяться индивидуальные инвентарные номера. Они присваиваются каждому отдельному предмету вне зависимости от группы основных средств.
Корректировка инвентарных номеров
В некоторых случаях может возникнуть необходимость исправления ошибок в присвоенных инвентарных номерах или приведение нумерации объектов основных средств в соответствие с новыми принципами.
Для этого составляется акт о перенумерации основных средств с указанием причин и объектов, подлежащих перенумерации. На основании акта в инвентарные карточки вносятся новые инвентарные номера, а старые зачеркиваются.
Перенумерация инвентарных объектов должна проводиться с разрешения руководителя и отражаться в учете. После корректировки номеров следует проверить правильно ли они присвоены всем основным средствам.
Переоценка основных средств и инвентарные номера
При проведении переоценки основных средств для целей бухгалтерского учета, инвентарные номера объектов не меняются. Инвентарный номер присваивается основному средству один раз при принятии к учету и остается неизменным в течение всего срока эксплуатации.
Результаты переоценки отражаются путем изменения данных по стоимости объекта и сумме начисленной амортизации. При этом информация о ранее начисленной амортизации сохраняется.
Таким образом, инвентарный номер основного средства при переоценке не меняется, а продолжает использоваться первоначальный инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств при принятии к учету.
Вывод из эксплуатации основных средств
При выводе объекта основных средств из эксплуатации в связи с продажей, списанием, частичной ликвидацией и по другим причинам, за ним сохраняется инвентарный номер, присвоенный при принятии к учету.
После выбытия основного средства его инвентарный номер может быть присвоен другому вновь поступившему объекту. Однако в течение отчетного года рекомендуется избегать повторного использования инвентарных номеров.
Такой порядок позволяет обеспечить преемственность аналитического и синтетического учета основных средств, а также сохранить историю движения объектов основных фондов организации.
Автоматизация учета инвентарных номеров
Для крупных организаций с большим количеством основных средств эффективным решением является автоматизация учета и контроля за движением инвентарных объектов. Для этого могут использоваться специальные программы и базы данных.
В таких системах реализуется сквозная нумерация основных средств, обеспечивается присвоение и регистрация инвентарных номеров, формируются отчеты по инвентарному учету. Это позволяет оптимизировать работу с инвентарными номерами и повысить контроль за основными средствами.
Особенности инвентарных номеров для разных видов имущества
Помимо основных средств, инвентарные номера могут присваиваться и другим видам имущества организации. Рассмотрим некоторые особенности для различных объектов.
Для объектов нематериальных активов, принимаемых к бухгалтерскому учету, также присваиваются инвентарные номера. Это позволяет обеспечить контроль и аналитический учет нематериальных активов.
Инвентарные номера присваиваются основным средствам, сданным в аренду. При передаче имущества в аренду за ним сохраняется инвентарный номер арендодателя. Аналогично и при возврате из аренды.
Для товарно-материальных ценностей могут использоваться складские номера. Они присваиваются каждой номенклатурной позиции и партии товаров для учета в разрезе складов и мест хранения.
Инвентаризация основных средств
Инвентарный номер объекта основных средств имеет большое значение при проведении инвентаризации. По инвентарным номерам проверяется фактическое наличие объектов основных средств.
При инвентаризации контролируется соответствие фактических инвентарных номеров данным бухгалтерского учета. Выявляются основные средства, не учтенные в бухгалтерии, либо учтенные, но фактически отсутствующие.
На объектах основных средств инвентарные номера должны быть нанесены несмываемой краской или прочно прикрепленными металлическими жетонами. Это облегчает идентификацию основных средств при инвентаризации.
Контроль за сохранностью инвентарных номеров
Ответственность за сохранность присвоенных инвентарных номеров несут материально-ответственные лица организации. Они должны обеспечить надлежащее хранение и эксплуатацию основных средств.
При обнаружении повреждений и утраты инвентарных номеров необходимо незамедлительно произвести их восстановление. Данные о присвоенных инвентарных номерах должны точно соответствовать фактическим.
Регулярный контроль за сохранностью присвоенных инвентарных номеров позволяет поддерживать порядок в учете основных средств и своевременно предотвращать нарушения.
Учет основных средств без инвентарных номеров
В некоторых случаях основные средства могут приниматься к учету и использоваться без инвентарных номеров. Это допускается, например, для объектов стоимостью до 10 000 рублей.
Такие основные средства учитываются по группам на забалансовом счете. В бухгалтерском учете отражается общая стоимость группы, но не каждого объекта в отдельности.
Однако для контроля за их сохранностью целесообразно присваивать таким предметам цифровые или буквенные обозначения по внутренней номенклатуре организации.
Инвентарный учет библиотечного фонда
В библиотеках инвентарными номерами обозначаются книги и другие единицы библиотечного фонда. Инвентарный номер присваивается каждому экземпляру книги.
По инвентарным номерам ведется учет библиотечного фонда, обеспечивается контроль за его движением и сохранностью. Инвентарные номера используются при выдаче и возврате книг читателями.
Особенности инвентаризации библиотечного фонда
Инвентаризация библиотечного фонда проводится путем сверки фактического наличия книг с учетными данными. Выявляются излишки и недостачи, осуществляется списание устаревшей литературы.
При инвентаризации контролируется наличие инвентарных номеров на всех единицах фонда. Выявленные дефекты подлежат устранению путем повторного нанесения инвентарных номеров.
Автоматизация учета библиотечного фонда
Для автоматизации учета библиотечных фондов применяются RFID-метки и специализированные программные средства. Они позволяют вести электронный учет по инвентарным номерам.
Внедрение автоматизированных систем значительно упрощает инвентарный учет библиотечного фонда и повышает оперативность контроля за его движением и сохранностью.
Вывод из эксплуатации объектов библиотечного фонда
При выбытии книг и других объектов библиотечного фонда по причине ветхости, устаревания, утраты и т.п., за ними сохраняются ранее присвоенные инвентарные номера.
Это необходимо для обеспечения полноты данных об истории движения фонда и контроля за его сохранностью. Инвентарные номера списанных объектов в дальнейшем не присваиваются вновь поступившим единицам фонда.
Выводы
Подводя итог, отметим основные моменты процесса присвоения инвентарных номеров:
- Инвентарный номер индивидуален для каждого объекта основных средств.
- Номер присваивается комиссией при принятии объекта к учету.
- Структура номера определяется организацией самостоятельно.
- Номер наносится на объект и отражается в учетных документах.
- Порядок может иметь особенности для разных групп объектов ОС.
Грамотное присвоение инвентарных номеров в соответствии с установленными правилами обеспечивает порядок в учете и контроле основных средств организации.
