Универсальный передаточный документ (УПД) - один из ключевых документов в бухгалтерском и складском учете, подтверждающий передачу прав собственности на товарно-материальные ценности. Этот документ применяется при отгрузке и получении ТМЦ, внутреннем перемещении материалов как внутри организации, так и при передаче ценностей между разными юридическими лицами.
Основная цель УПД - документальное оформление и подтверждение факта передачи права собственности на товарно-материальные ценности от одного лица другому. На основании универсального передаточного документа производится списание переданных материальных ценностей, отражается их перемещение. УПД также используется для учета и контроля движения TMC.
При заполнении УПД указываются обязательные реквизиты: наименование и данные отправителя и получателя, наименование передаваемых ценностей, единица измерения, количество, цена и общая стоимость. Документ оформляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами.
УПД отличается от счета-фактуры, который применяется для расчетов по НДС. Универсальный передаточный документ подтверждает только факт передачи ТМЦ и не используется для целей налогообложения.
Назначение УПД
Основным назначением универсального передаточного документа является расшифровка факта передачи права собственности на материальные ценности от одной организации к другой. УПД позволяет юридически оформить этот процесс и зафиксировать его документально.
На основании УПД расшифровка происходит списание переданных товарно-материальных ценностей, отражается их перемещение между подразделениями или контрагентами. Таким образом, УПД является ключевым документом, позволяющим контролировать движение ТМЦ.
Порядок составления УПД
Порядок составления универсального передаточного документа регламентируется нормативными актами. При оформлении УПД обязательно указываются реквизиты сторон, наименование и количество передаваемых ценностей, их стоимость.
УПД составляется в двух экземплярах, подписывается руководителями обеих организаций. Первый экземпляр передается получателю ТМЦ, второй остается у отправителя для расшифровка бухгалтерского учета.
Унифицированная форма УПД
В настоящее время утвержденной унифицированной формы УПД не существует. Организации разрабатывают бланк универсального передаточного документа самостоятельно, учитывая обязательные реквизиты.
Чаще всего используется табличная форма УПД, позволяющая структурировать информацию по графам. Это облегчает расшифровка заполнение документа.
Электронный документооборот УПД
Современные информационные технологии позволяют автоматизировать работу с УПД. Электронный документооборот ускоряет обмен УПД между организациями и упрощает обработку данных.
Электронная форма УПД также исключает ошибки при ручном заполнении документа и оптимизирует работу бухгалтеров. Однако электронный УПД должен быть подписан ЭЦП для придания юридической силы.
Роль УПД в учете
Универсальный передаточный документ является первичным учетным документом. На основании УПД в бухгалтерском и налоговом учете расшифровка отражается движение материальных ценностей.
Данные УПД используются для обоснования законности списания ТМЦ, расчета себестоимости продукции, контроля сохранности запасов. Таким образом, УПД играет важную роль в организации учета на предприятии.
Правила хранения УПД
Организации обязаны обеспечить надлежащее хранение универсальных передаточных документов. Сроки хранения УПД установлены нормативными документами.
Как правило, УПД должны храниться не менее 5 лет. Затем они списываются по акту о выделении документов к уничтожению. При электронном документообороте срок хранения электронного УПД такой же.
Ответственность при работе с УПД
Универсальный передаточный документ является юридически значимым. Поэтому при его составлении и использовании предусмотрена ответственность.
Ответственность несут лица, непосредственно составляющие и подписывающие УПД. На них возлагается обязанность проверки достоверности данных перед заполнить УПД.
Также ответственность предусмотрена за искажение или фальсификацию сведений в УПД. Это может повлечь административные или уголовные санкции.
УПД при учете НДС
Следует различать универсальный передаточный документ и счет-фактуру, применяемый для расчетов по НДС. УПД сам по себе не используется для исчисления НДС.
Однако данные конкретного УПД могут учитываться при заполнении счета-фактуры для обоснования суммы НДС. Таким образом, эти документы взаимосвязаны в процессе учета.
Акт сверки по УПД
Для контроля расчетов между контрагентами составляется акт сверки взаимных расчетов. В него включаются данные по УПД за определенный период.
Если при сверке выявляются расхождения, сторонам необходимо разобраться в их причинах на основании первичных документов и внести соответствующие корректировки.
Исправление ошибок в УПД
Если в универсальном передаточном документе обнаруживаются ошибки, их необходимо исправить. Для этого составляется дополнительный УПД с указанием правильных данных.
Исправление ошибок производится по согласованию между сторонами документа. Исправленный УПД должен содержать подписи ответственных лиц обеих организаций.
УПД при инвентаризации
В процессе инвентаризации проверяется соответствие фактического наличия товарно-материальных ценностей данным учета. Для этого анализируются первичные документы, в том числе УПД.
Выявленные при инвентаризации расхождения отражаются на основании УПД. Эти документы служат первичными оправдательными документами при выявлении недостач или излишков ТМЦ.
УПД в налоговом контроле
Универсальный передаточный документ может стать объектом налоговой проверки. Налоговые органы анализируют УПД на предмет законности и обоснованности.
Чаще всего проверке подвергается наличие в УПД обязательных реквизитов, а также соответствие указанных в нем данных первичным документам и данным бухучета.
Электронный УПД
Современные информационные технологии позволяют перевести документооборот УПД в электронную форму. Электронный документ приравнивается к бумажному при наличии электронной подписи.
Электронный УПД имеет ряд преимуществ: быстрый обмен между контрагентами, минимизация ошибок, удобство хранения и поиска. Однако требуется отлаженная система электронного документооборота.
Особенности УПД при внешнеторговых операциях
При осуществлении экспортно-импортных операций применяются специальные правила оформления УПД. Эти правила учитывают особенности таможенного оформления и налогообложения.
В УПД по внешнеторговым сделкам дополнительно указываются сведения о контракте, таможенной процедуре, коде ТН ВЭД. Документ должен иметь необходимые отметки таможенных органов.
Учет экспортно-импортных УПД
Данные УПД по экспорту и импорту товаров используются для отражения этих операций в бухгалтерском и налоговом учете организации.
На основании внешнеторговых УПД рассчитываются таможенные платежи, отражается движение товаров через границу, формируются регистры налогового учета по НДС и др.
УПД при перемещении товаров внутри ЕАЭС
В рамках Евразийского экономического союза действует режим свободного перемещения товаров между государствами-членами. Перемещение товаров оформляется УПД.
В УПД указываются сведения о стране отправления и назначения товаров в соответствии с общими правилами оформления этого документа.
УПД при реализации товаров в розницу
При продаже товаров в розницу оформляются специальные первичные документы - кассовые чеки или бланки строгой отчетности. УПД при розничной торговле, как правило, не применяется.
Однако УПД может потребоваться для оформления перемещения товаров в торговый зал между подразделениями компании.
Архивное хранение УПД
После истечения срока хранения УПД подлежат уничтожению. Однако некоторые УПД могут иметь историческую ценность.
Такие документы по решению экспертной комиссии передаются на архивное хранение. Это позволяет сохранить УПД как часть истории предприятия для будущих поколений.
Особенности заполнения УПД при передаче материалов в переработку
При передаче материалов на сторону в переработку оформляется УПД, в котором указывается цель - "Передача материалов в переработку". Кроме того, указываются необходимые условия переработки.
После завершения переработки оформляется УПД на возврат материалов. В нем указывается фактическое количество и качество возвращаемых материалов после переработки.
Особенности учета комиссионных УПД
При реализации товаров по договору комиссии между комитентом и комиссионером оформляются комиссионные УПД. В них дополнительно указываются реквизиты договора комиссии.
Комиссионные УПД являются основанием для определения размера вознаграждения комиссионера за реализацию товаров.
УПД при инвентаризации товарно-материальных ценностей
В ходе инвентаризации фактическое наличие ТМЦ сверяется с данными учета. Расхождения фиксируются в инвентаризационной описи на основании первичных учетных документов, в том числе УПД.
Анализ УПД позволяет выявить причины возникновения излишков или недостач ТМЦ по данным инвентаризации.
Внесение изменений в УПД
Исправление ошибок в УПД производится путем составления дополнительного УПД, содержащего правильные данные. Дополнительный УПД подписывается обеими сторонами.
Любые изменения внесенных данных в УПД должны быть документально подтверждены. Исправления в УПД не допускаются.
Хранение и поиск УПД в условиях электронного документооборота
При электронном документообороте УПД хранятся в базах данных в течение установленного срока. Это упрощает их поиск по различным реквизитам.
Система электронного поиска позволяет оперативно найти УПД по номеру, дате, наименованию контрагента и другим параметрам.
Теперь известно, что такое в бухгалтерии УПД. Расшифровка аббревиатуры представлена выше.
