СЗВ-М является важнейшим документом для подтверждения страхового стажа и начисления пенсии. Эту отчетность обязаны сдавать все работодатели в отношении каждого сотрудника. СЗВ-М заполняется в электронном виде за каждый квартал и содержит данные о трудовой деятельности работника. При заполнении указываются персональные данные, сведения о приеме и увольнении, занимаемых должностях и заработке. Отчетность сдается в срок до 15 числа второго месяца после окончания квартала. Работники могут проверить данные о своем страховом стаже в ПФР и при обнаружении ошибок обратиться к работодателю для исправления сведений.
Как получить бланк СЗВ-М для заполнения
Для заполнения СЗВ-М работодателю необходимо скачать специальную программу-шаблон на сайте ПФР. Это бесплатная программа, с помощью которой формируется электронный документ. После заполнения всех разделов программа создает XML-файл, готовый для отправки в ПФР.
Кроме стандартной формы СЗВ-М, на сайте ПФР можно найти образцы заполнения для разных ситуаций: при приеме на работу, увольнении, отпусках. Это поможет избежать ошибок при заполнении.
Особенности заполнения СЗВ-М при приеме на работу
При приеме сотрудника на работу в СЗВ-М указывается дата и основание приема, наименование должности и подразделения, в которое принят работник. Также вносятся данные о тарифной ставке или окладе.
Если это прием на основное место работы, то СЗВ-М заполняется как "нулевой". В нем указываются только актуальные сведения без данных за предыдущие периоды.
Заполнение СЗВ-М при увольнении работника
При увольнении работника оформляется СЗВ-М с пометкой "завершающий". В нем указывается последняя дата работы, а также основание и причина увольнения в соответствии с Трудовым кодексом.
Если сотрудник увольняется до окончания отчетного периода, то СЗВ-М заполняется как за этот неполный отчетный период, так и завершающий за весь период работы.
Исправление ошибок в ранее поданном СЗВ-М
Если в процессе проверки лицевого счета работник обнаружил ошибки в СЗВ-М, работодатель может подать уточненный отчет на тот же период. Для этого формируется СЗВ-М с пометкой "уточненный".
Чаще всего приходится исправлять ошибки в датах приема или увольнения, размере начисленных выплат, наименовании должностей. Уточненный отчет заменит неправильные данные в лицевом счете работника.
Ответственность за нарушение сроков и порядка сдачи СЗВ-М
СЗВ-М является обязательным документом, поэтому за нарушение правил его сдачи предусмотрены санкции. Если отчетность подана с опозданием более чем на 30 дней, налагаются финансовые взыскания.
Кроме того, недостоверное заполнение СЗВ-М, искажение данных о стаже и заработке может повлечь административную или уголовную ответственность.
Порядок внесения изменений в СЗВ-М
Иногда возникает необходимость внести изменения в уже поданный в ПФР отчет СЗВ-М. Это может потребоваться в таких случаях:
- Обнаружены ошибки в ранее поданных сведениях
- Произошли кадровые изменения (прием, увольнение, перевод)
- Изменились условия оплаты труда работника
Для внесения правок следует сформировать СЗВ-М с пометкой "уточненный". В нем заполняются актуальные данные по состоянию на отчетную дату.
Особенности заполнения уточненного СЗВ-М
При заполнении уточненного СЗВ-М указывается тот же отчетный период, что и в первоначальном варианте. Но вносятся только исправленные или дополненные сведения. Нет необходимости повторно заполнять весь документ.
Например, если менялась только дата увольнения сотрудника, в СЗВ-М вносится новая дата. Остальные разделы можно оставить без изменений.
Срок подачи уточненного СЗВ-М
Уточненный СЗВ-М может быть подан в течение 2 лет после окончания отчетного периода. Но лучше вносить исправления как можно раньше, чтобы данные в ПФР были актуальными.
Если ошибка обнаружена работником, то для исправления сведений работодателю отводится 5 рабочих дней после получения заявления.
Штрафы за недостоверные сведения в СЗВ-М
Представление недостоверных сведений в СЗВ-М является административным правонарушением. За это предусмотрен штраф:
- Для должностных лиц - от 300 до 500 рублей
- Для организаций - от 3 000 до 5 000 рублей
Если недостоверные данные привели к неправильному расчету пенсии, то возможна уголовная ответственность с штрафом до 200 000 рублей или обязательными работами.
Рекомендации по заполнению СЗВ-М
Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:
- Использовать образцы заполнения СЗВ-М от ПФР
- Проверять правильность указанных данных
- Сверять сведения с первичными документами по учету кадров
При соблюдении всех правил заполнения СЗВ-М будет принят без замечаний, а данные сотрудников в ПФР будут актуальными.
Особенности заполнения СЗВ-М по совместителям
Если работник трудится по совместительству, в его СЗВ-М отражаются сведения только по основному месту работы. Для совместительства заполняется отдельный документ.
При этом в СЗВ-М по совместительству указываются данные работника по основному месту работы: должность, код подразделения, табельный номер. Это необходимо для идентификации лица и учета пенсионных прав.
Особенности заполнения СЗВ-М для иностранцев
Для иностранных граждан, работающих в российской организации, СЗВ-М заполняется по общим правилам с некоторыми особенностями:
- Указываются реквизиты документа, подтверждающего право на работу (патент, разрешение на работу)
- При отсутствии ИНН указывается номер миграционной карты
- При отсутствии СНИЛС указывается номер полиса ОМС
Это необходимо для однозначной идентификации иностранного гражданина и решения вопросов пенсионного обеспечения.
Заполнение СЗВ-М при исправлении ошибок
Если в ранее поданном СЗВ-М были обнаружены ошибки, их можно исправить с помощью уточненного отчета. В нем указывается тот же отчетный период и вносятся только актуальные, исправленные данные.
Рекомендуется использовать образцы заполнения уточненного СЗВ-М, чтобы верно отразить правки и избежать новых ошибок.
Контроль качества заполнения СЗВ-М
Чтобы сведения в СЗВ-М были максимально достоверными, рекомендуется:
- Проверять отчеты на наличие ошибок и неточностей
- Сверять данные с первичными документами
- Своевременно вносить уточнения при обнаружении несоответствий
Контроль качества заполнения СЗВ-М позволит обеспечить полноту учета пенсионных прав работников и избежать проблем с назначением пенсий.
Подача СЗВ-М в электронном виде
СЗВ-М подается в Пенсионный фонд исключительно в электронной форме. Для этого используется специальное программное обеспечение, которое можно бесплатно скачать на сайте ПФР.
Преимущества электронной подачи:
- Удобство и оперативность
- Исключаются ошибки при ручном заполнении
- Автоматический контроль корректности данных
- Быстрая обработка документов в ПФР
Требования к электронной подписи СЗВ-М
Для подачи СЗВ-М в электронном виде нужна электронная подпись. Она бывает двух видов:
- Усиленная квалифицированная подпись
- Усиленная неквалифицированная подпись
Второй вариант проще получить. Главное, чтобы сертификат подписи был действующим на момент подачи отчетности.
Особенности отправки СЗВ-М по телекоммуникациям
Электронный документ можно подать в ПФР:
- На сайте ПФР через Личный кабинет
- Через оператора электронного документооборота
- По телекоммуникационным каналам связи
При онлайн-отправке происходит мгновенная обработка. Офлайн-отправка требует последующей загрузки файла в систему.
Подтверждение приема электронного СЗВ-М
После отправки СЗВ-М страхователь получает извещение о приеме документа. В нем указываются:
- Регистрационный номер
- Дата и время получения
- Результаты проверки подписи и данных
Это извещение подтверждает факт представления отчетности в ПФР, даже если впоследствии будут выявлены ошибки.
Риски и проблемы подачи СЗВ-М в электронном виде
При электронной подаче возможны такие проблемы:
- Недействительный сертификат подписи
- Неподтвержденная подлинность подписи
- Несоответствие версии программного обеспечения
- Ошибки в данных и структуре документа
Чтобы их избежать, нужно соблюдать все требования и регулярно обновлять ПО.
Порядок восстановления утраченного СЗВ-М
В случае утраты ранее поданного СЗВ-М работодатель может восстановить документ, подав запрос в ПФР. Для этого потребуются:
- Заявление о восстановлении утраченного СЗВ-М
- Копия приказа о назначении ответственного лица
- Доверенность на ответственное лицо
На основании запроса ПФР направит заверенную выписку из индивидуального лицевого счета работника за нужный период.
Восстановление СЗВ-М при смене программного обеспечения
Если произошла смена программы для заполнения СЗВ-М, данные из предыдущей программы нужно конвертировать в новый формат.
Для этого обратитесь в техподдержку вашего оператора электронного документооборота или в ПФР за консультацией.
Проверка данных восстановленного СЗВ-М
После восстановления утраченного СЗВ-М рекомендуется внимательно проверить:
- Персональные данные работника
- Отчетный период
- Сведения о приеме и увольнении
- Должности и оклады
Это позволит выявить возможные ошибки и расхождения с первичными документами по учету кадров.
Способы предотвращения утраты СЗВ-М
Чтобы не пришлось восстанавливать утраченные данные, рекомендуется:
- Хранить резервные копии на нескольких носителях
- Архивировать и регулярно проверять целостность файлов
- Разграничивать права доступа при электронном хранении
Ответственность за ненадлежащее хранение СЗВ-М
Работодатель несет ответственность за хранение и восстановление документов по персучету в соответствии с трудовым законодательством.
За утрату документов по вине работодателя предусмотрен штраф до 80 000 рублей.
Особенности заполнения СЗВ-М в программе ПУ-6
Для формирования электронного СЗВ-М часто используется программа ПУ-6. Она позволяет заполнить все разделы в соответствии с установленными требованиями.
При заполнении СЗВ-М в ПУ-6 следует учитывать некоторые особенности:
- Нужно выбрать правильный отчетный период
- Проверить корректность кодов подразделений и должностей
- Указывать оклады без учета премий и надбавок
- Заполнять раздел о движении кадров за весь период
Сверка данных СЗВ-М после заполнения в ПУ-6
После формирования СЗВ-М в программе ПУ-6 рекомендуется выполнить сверку сведений:
- Сверить ФИО, даты приема и увольнения с приказами
- Сверить должности и оклады со штатным расписанием
- Сверить отпуска и больничные с графиком отпусков
Это позволит выявить и исправить возможные неточности перед отправкой отчетности.
Предварительная проверка СЗВ-М в программе ПУ-6
ПУ-6 имеет функцию предварительной проверки заполненного документа. Она анализирует:
- Заполнение обязательных полей
- Корректность формата данных
- Соответствие контрольным соотношениям
Такая проверка позволяет выявить и устранить типовые ошибки перед отправкой СЗВ-М.
Загрузка подготовленного СЗВ-М в программу ПУ-6
Для отправки в ПФР СЗВ-М загружается в программу ПУ-6. Документ должен быть подписан ЭЦП и преобразован в xml-формат.
ПУ-6 выполнит дополнительные проверки, после чего СЗВ-М можно будет передать по каналам связи в ПФР.
Техническая поддержка пользователей ПУ-6
При возникновении вопросов или проблем в работе с ПУ-6 можно обратиться в службу техподдержки:
- По телефону горячей линии 8-800-000-00-00
- По электронной почте support@pu6.ru
- В разделе помощи на официальном сайте программы
Квалифицированные специалисты оперативно окажут консультационную помощь. Заполнение СЗВ М (образец есть в сети) поможет подтвердить трудовой стаж.
