Каждая компания составляет различные отчеты, будь то для контролирующих органов или внутреннего пользования. Но что такое отчет на самом деле и для чего он нужен бизнесу? Давайте разберемся.
Определение отчета
Отчет - это документ со сведениями о деятельности компании за определенный период. Главная его цель - предоставить данные о работе бизнеса в удобном для анализа виде.
Виды отчетов для госорганов
Налоговые декларации
Все компании обязаны отчитываться перед налоговыми органами о своих доходах и расходах. Для этого используются специальные формы налоговых деклараций. Например, фирмы на упрощенной системе налогообложения раз в год сдают декларацию по УСН.
Компании, уплачивающие НДС, ежеквартально подают декларацию по НДС с расчетом этого налога. Если у предприятия есть сотрудники, то раз в квартал нужно отчитываться по налогу на доходы физических лиц (форма 6-НДФЛ) и по страховым взносам в государственные внебюджетные фонды.
Отчетность в фонды
Предприятия, имеющие наемных работников, обязаны сдавать отчеты в государственные внебюджетные фонды - Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования и Фонд обязательного медицинского страхования.
В отчетах указываются сведения о заработной плате сотрудников, суммах начисленных и уплаченных страховых взносов. С 2023 года вместо отдельных форм отчетности в каждый фонд сдается единая форма ЕФС-1.
Статистическая отчетность
Росстат устанавливает перечень статистической отчетности для организаций различных видов деятельности. Например, предприятия розничной торговли сдают форму П-1 о розничном товарообороте, а промышленные компании - форму П-3 о производстве продукции.
Отчеты для центров занятости
Работодатели регулярно предоставляют информацию о вакансиях, увольнениях сотрудников и других кадровых вопросах в местные центры занятости населения. Формы таких отчетов утверждает Минтруд России.
Бухгалтерская отчетность предприятия
Бухгалтерский баланс
Главный элемент бухгалтерской отчетности - это бухгалтерский баланс. Он представляет собой таблицу с данными об активах и обязательствах компании на отчетную дату. Информация в балансе показывает, чем владеет предприятие и каковы его долги.
Отчет о финансовых результатах
Этот отчет содержит сведения о доходах, расходах и финансовых результатах деятельности организации за отчетный период. По отчету можно определить, получила компания прибыль или убыток за год.
Отчет о движении денежных средств
Отчет о ДДС показывает поступление и расходование денежных средств компании с разбивкой по видам деятельности - текущей, инвестиционной, финансовой. Анализ отчета помогает оценить способность предприятия генерировать денежные потоки.
Другие формы бухгалтерской отчетности
Помимо трех основных, могут составляться дополнительные формы бухгалтерской отчетности - отчет об изменении капитала, отчет о целевом использовании средств и другие. Их перечень утверждает Минфин России.
Внутренние отчеты компании
Управленческая отчетность
Для принятия управленческих решений менеджеры компании используют различные внутренние отчеты - о продажах, затратах, прибылях и убытках. Их данные, в отличие от бухгалтерской отчетности, могут формироваться по усмотрению компании.
Отчеты сотрудников
Отчеты в компании готовят не только бухгалтеры и финансисты. Рядовые сотрудники также составляют отчеты о своей работе. Например, менеджер по продажам может предоставлять еженедельный отчет о достигнутых продажах и планах.
Отчеты в 1С
Виды отчетов в программе
В программах 1С предусмотрено создание разнообразных отчетов для вывода накопленных данных. Это могут быть регламентные отчеты для госорганов, управленческие, бухгалтерские и другие отчеты. Их перечень зависит от вида конфигурации.
Система компоновки данных
Для формирования отчетов в 1С используется система компоновки данных. Она позволяет гибко настраивать структуру и внешний вид отчета, источники данных для него.
Создание отчетов в Конфигураторе
Разработчик в Конфигураторе 1С может создавать нужные пользователю отчеты, используя встроенный язык программирования. Для отчета формируется печатная форма, алгоритм обработки данных.
Запуск отчетов в фоновом режиме
Большие отчеты в 1С можно запускать в фоновом режиме, чтобы не ждать окончания формирования отчета. Пользователь в это время продолжает работать с программой.
Значение отчетов для бизнеса
Контроль деятельности
Регулярное составление отчетности позволяет контролировать работу компании. Анализ данных отчетов выявляет проблемные места, недостатки, которые требуется устранить.
Например, отчет о просроченной дебиторской задолженности сигнализирует о необходимости усилить работу с покупателями по своевременному взысканию долгов.
Анализ и планирование
Информация из отчетов служит основой для анализа результатов и планирования деятельности компании. Финансовые отчеты позволяют проанализировать эффективность бизнеса, найти оптимальные пути ее повышения.
Принятие управленческих решений
Данные отчетов используются менеджерами компании для принятия управленческих решений: о запуске новых продуктов, изменении цен, сокращении издержек, инвестициях и пр.
Например, отчет о рентабельности разных продуктовых линий поможет определить, какие товары стоит производить, а от каких лучше отказаться.
Выявление резервов развития
Аналитические и статистические отчеты помогают выявить неиспользованные возможности для развития компании. Например, появление в отчете убыточных подразделений говорит о необходимости оптимизации их работы.
Рост просроченной дебиторки в отчете указывает на резерв увеличения выручки за счет улучшения расчетной дисциплины с клиентами.
Рекомендации по составлению отчетов
Требования контролирующих органов
При подготовке обязательной отчетности для госорганов нужно точно следовать требованиям к составу, форме и срокам представления отчетов. Отступления могут повлечь штрафные санкции.
Внутренние стандарты компании
Для внутренней отчетности компания должна разработать собственные стандарты и регламенты. Они устанавливают виды отчетов, ответственных за их подготовку, сроки представления отчетов, формы.
Полезные советы
- Используйте системы автоматизации отчетности, чтобы снизить трудозатраты
- Соблюдайте сроки сдачи отчетов, чтобы избежать штрафов
- Сведите к минимуму ручной труд при формировании отчетов
Типичные ошибки
- Несоответствие данных в разных отчетах
- Нарушение сроков сдачи отчетности
- Неполнота заполнения обязательных отчетных форм
