Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте - один из самых неприятных, но иногда необходимых документов в работе каждой организации. К сожалению, нарушения трудовой дисциплины случаются в любом коллективе. Чтобы защитить интересы компании и других сотрудников, работодателю приходится прибегать к жестким мерам. Одна из них - составление акта об отсутствии работника на рабочем месте. Давайте разберемся, в каких ситуациях требуется данный документ, как его правильно оформить и чем это грозит нарушителю дисциплины.
Основания для составления акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте
Прежде всего, определимся, когда же возникает необходимость фиксировать отсутствие сотрудника официальным документом:
- Сотрудник отсутствует на рабочем месте без предупреждения более 4 часов подряд в течение рабочего дня.
- Сотрудник не вышел на работу утром и не сообщил об уважительных причинах своего отсутствия.
- Сотрудник самовольно покинул рабочее место раньше окончания рабочего дня.
Во всех этих ситуациях у работодателя есть законные основания для составления акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Этот документ позволяет зафиксировать нарушение трудовой дисциплины, которое в дальнейшем может стать причиной для применения дисциплинарного взыскания.
Акт об отсутствии на рабочем месте отличается от акта о прогуле тем, что первый фиксирует факт неявки, а второй - сам факт прогула, то есть отсутствия уважительной причины.
В некоторых случаях акт все же составлять не обязательно:
- Сотрудник заблаговременно предупредил о своем отсутствии по уважительной причине (отпуск, больничный).
- Сотрудник отсутствует в связи с производственной необходимостью (командировка, работа вне офиса).
Таким образом, акт об отсутствии оформляется только тогда, когда причина неявки сотрудника неизвестна или неуважительна с точки зрения работодателя.
Порядок составления акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте
Как правило, акт об отсутствии сотрудника составляет руководитель подразделения, в котором работает нарушитель дисциплины, или кадровая служба.
Обязательным является присутствие комиссии из 2 или более человек, которые своими подписями подтверждают факт отсутствия сотрудника.
До выяснения обстоятельств в табеле учета рабочего времени напротив фамилии сотрудника ставится отметка "НН" или цифровой код "30".
Если причина отсутствия сотрудника неизвестна, акт рекомендуется составлять каждый день, пока ситуация не прояснится. Срок составления акта - не позднее 1 месяца с момента нарушения дисциплины.
Содержание акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте
Акт об отсутствии должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- дата и место составления;
- должности, фамилии, инициалы членов комиссии;
- указание факта отсутствия конкретного сотрудника в определенный промежуток рабочего времени;
- подписи всех членов комиссии.
Кроме того, в акте обязательно указывается, что причина отсутствия сотрудника членам комиссии неизвестна.
Оформленный акт в обязательном порядке подписывается отсутствующим сотрудником под роспись о том, что с документом ознакомлен.
Последствия составления акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте
Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте является основанием для применения дисциплинарного взыскания - замечания, выговора, а в случае неоднократных нарушений - увольнения. Сотрудник имеет право обжаловать акт об отсутствии в суде, если, по его мнению, документ был составлен необоснованно или с нарушением процедуры. Иногда суды принимают сторону работников и признают такие акты недействительными.
Таким образом, при составлении акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте работодателю следует действовать максимально корректно, в строгом соответствии с трудовым законодательством. В заключение хочется отметить, что применение дисциплинарных взысканий - всегда крайняя мера. Лучше постараться решить проблему, не доводя ситуацию до оформления неприятных документов. Но если другого выхода нет, нужно четко следовать установленной процедуре.
