Товарная накладная ТОРГ-12 - важный документ во взаимоотношениях поставщика и покупателя. От правильного оформления этого документа зависит, признает ли налоговая инспекция расходы по приобретенным товарно-материальным ценностям. Давайте разберемся, как правильно заполнить и подать накладную ТОРГ-12.
1. Что такое товарная накладная ТОРГ-12 и зачем она нужна
Товарная накладная ТОРГ-12 - это документ, который оформляется при отгрузке товарно-материальных ценностей от поставщика покупателю. Этот документ служит основанием для списания ТМЦ со склада поставщика и их оприходования на складе покупателя.
Накладная ТОРГ-12 применяется в следующих случаях:
- При отгрузке товаров по договору купли-продажи
- При передаче материалов в рамках договора поставки
- При возврате товаров покупателем
- При перемещении ТМЦ между подразделениями одной организации
Правила применения накладной ТОРГ-12 установлены в следующих нормативных документах:
- Постановление Госкомстата от 25.12.1998 N 132
- Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
Накладная ТОРГ-12 нужна:
- Поставщику - для подтверждения факта отгрузки и списания со склада ТМЦ
- Покупателю - для подтверждения получения ТМЦ и их оприходования
Накладная составляется в 2 экземплярах: один остается у поставщика, второй передается покупателю вместе с товаром.
2. Какие реквизиты должна содержать товарная накладная ТОРГ-12
Согласно законодательству, товарная накладная ТОРГ-12 должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Дата составления
- Наименование организации-поставщика
- Наименование организации-покупателя
- Наименование и количество отгружаемых товаров
- Цена и общая стоимость товаров
- Должности и подписи ответственных лиц
В реквизите "Основание" желательно указывать номер и дату договора, по которому производится отгрузка товара. Это позволит избежать ошибок.
Обязательно нужно указывать должности лиц, подписывающих накладную, а также их фамилии и инициалы. Если товар получает представитель покупателя по доверенности, необходимо приложить ее копию.
Печати организаций ставятся по усмотрению сторон. Наличие печатей не является обязательным, если организация от них отказалась.
При необходимости накладную можно дополнить другими реквизитами.
3. Как заполнить товарную накладную ТОРГ-12: образец и пошаговая инструкция
Давайте разберем пошаговую инструкцию по заполнению товарной накладной ТОРГ-12 на конкретном примере.
-
В верхней части документа указываем его наименование "Товарная накладная No", присваиваем номер и указываем дату составления.
-
Заполняем реквизиты поставщика: наименование организации, ИНН, юридический адрес.
-
Указываем реквизиты покупателя: наименование, ИНН, адрес.
-
Перечисляем наименование отгружаемых товаров, их количество, цену и общую стоимость.
-
В графе "Отпуск разрешил" указываем должность и подпись ответственного лица поставщика.
-
Ставим подписи главного бухгалтера и руководителя, указав их должности.
-
Покупатель подписывает накладную в графах "Груз получил" и "Груз принял".
-
Проставляем печати организаций (при наличии).
Ниже приведен образец заполнения товарной накладной ТОРГ-12.
Перед подписанием накладной следует внимательно проверить правильность заполнения всех реквизитов во избежание ошибок и отказа в признании расходов.
4. Как исправить ошибки в товарной накладной ТОРГ-12
Если в бумажной накладной ТОРГ-12 обнаружена ошибка, то ее исправление производится следующим образом:
- Делается вычеркивание неправильных данных.
- Рядом указываются верные данные.
- Исправления заверяются подписями и печатями обеих сторон с указанием даты.
Исправление электронной накладной происходит путем составления отдельного документа - акта или справки об изменениях. Этот документ должен быть согласован с контрагентом.
Например, стороны могут оформить "Акт о расхождениях", где указать первоначальные данные из накладной и внесенные исправления.
К исправлению электронной накладной нужно подходить очень внимательно, чтобы избежать споров с контролирующими органами.
5. Правила хранения и передачи товарной накладной ТОРГ-12
Срок хранения товарной накладной ТОРГ-12 составляет не менее 5 лет с начала года, следующего за отчетным.
Бумажная накладная передается водителю вместе с товаром для доставки покупателю. Представитель покупателя расписывается в получении накладной.
Электронная накладная может передаваться напрямую через оператора электронного документооборота без участия водителя.
Для хранения бумажных накладных можно использовать папки-регистраторы. Электронные накладные хранятся в системе ЭДО или на файловом сервере организации.
Для работы с электронной накладной ТОРГ-12 существуют специальные онлайн-сервисы и программы, такие как "Контур.Диадок", "TAdviser ЭДО", "СБИС ЭДО" и другие.
6. Ответственность за нарушения в оформлении и подаче товарной накладной ТОРГ-12
Поставщик несет ответственность, если в накладной:
- Указаны недостоверные сведения
- Допущены ошибки в реквизитах
- Отсутствуют обязательные подписи
Покупатель нарушает правила, если:
- Неправильно оприходовал товар
- Не сохранил накладную надлежащим образом
Наказания за нарушения включают в себя штрафы, непризнание расходов, приостановку операций по счетам.
Чтобы избежать нарушений, нужно внимательно изучить правила и регулярно проверять актуальность требований контролирующих органов.
7. Товарная накладная ТОРГ-12 в 2023 году: изменения в правилах оформления и подачи
В 2023 году произошли некоторые изменения в правилах применения накладной ТОРГ-12.
В частности, теперь в накладной нужно обязательно указывать код ОКВЭД организаций и коды ТН ВЭД в отношении отгружаемых товаров.
Кроме того, ФНС разъяснила, что электронная накладная должна подписываться усиленными квалифицированными электронными подписями.
Также с 2023 года вступил в силу обновленный формат электронной накладной ТОРГ-12, утвержденный ФНС.
Появились новые сервисы для передачи электронной накладной ТОРГ-12 через API, такие как Меркурий ТОРГ-12.
Компаниям следует внимательно отслеживать изменения в законодательстве, чтобы вовремя актуализировать правила работы с накладной ТОРГ-12.
