Спецификации являются неотъемлемой частью договорных отношений при поставках товаров. Правильное оформление спецификаций помогает избежать споров и недопонимания между поставщиком и покупателем. Давайте разберемся, как правильно составлять спецификации к договорам поставки в 2023 году.
Что такое спецификация и зачем она нужна
Спецификация - это приложение к договору поставки, в котором указываются детали предмета договора. Спецификация позволяет конкретизировать поставляемые товары по ассортименту, количеству, цене и другим параметрам.
Основными случаями, когда требуется составлять спецификацию, являются:
- Длительные договоры, рассчитанные на поставку партий товара в течение продолжительного времени
- Рамочные договоры, в которых оговариваются только общие условия поставки
- Поставка товаров, требующих детального описания характеристик и параметров
Основными преимуществами использования спецификаций являются:
- Конкретизация условий поставки для каждой партии товара
- Удобство внесения изменений в условия поставки без переоформления всего договора
- Возможность детально описать технические характеристики сложных товаров
Какие данные должны содержаться в спецификации
Спецификация должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- Номер и дата составления документа
- Ссылка на договор, к которому составляется спецификация
Далее в спецификации указывается непосредственно перечень поставляемых товаров с указанием характеристик:
- Наименование и описание товара
- Единица измерения
- Количество товара
- Цена за единицу
- Стоимость всего товара
Также в спецификации отражаются общие условия поставки и оплаты товара. При необходимости можно добавить дополнительную информацию и технические характеристики.
Пример структуры спецификации:
| Наименование товара | Кол-во | Цена | Сумма |
| Товар 1 | 10 шт. | 100 руб. | 1000 руб. |
Итого к поставке на сумму ______ руб.
Условия поставки и оплаты товара.
Порядок заполнения и оформления спецификации
Заполнение спецификации, как правило, осуществляется сотрудником поставщика, который курирует договорные отношения с покупателем – менеджером по продажам или другим ответственным лицом.
После заполнения спецификация должна быть подписана руководителем компании-поставщика или его уполномоченным представителем. Также требуется подпись представителя покупателя.
Спецификация составляется в 2 экземплярах – по одному для каждой стороны договора. Оригиналы документов хранятся вместе с договором поставки.
В случае необходимости в спецификацию могут вноситься изменения и дополнения по соглашению сторон. Для этого составляется дополнительное соглашение к договору.
Особенности спецификаций для разных видов договоров
При составлении спецификаций к договорам поставки товаров указываются следующие основные данные:
- Наименование товара
- Характеристики (размер, марка, сорт и т.д.)
- Количество
- Цена за единицу
- Стоимость всего товара
В спецификациях на оказание услуг и выполнение работ дополнительно указывается срок исполнения обязательств.
Если поставка осуществляется без НДС, это должно быть отражено в спецификации с указанием основания освобождения от налога.
Также в зависимости от предмета договора могут быть указаны дополнительные технические характеристики и параметры.
Рекомендации по составлению спецификаций
Для удобства составления спецификаций рекомендуется разработать типовые формы документа для разных видов договоров.
Важно возложить обязанности по заполнению спецификаций на конкретного сотрудника и контролировать качество их подготовки.
Перед подписанием следует тщательно проверять спецификацию, чтобы избежать ошибок и неточностей.
Необходимо своевременно вносить изменения в спецификацию при корректировке условий поставки, не допуская расхождений с фактическими обязательствами.
Образцы спецификаций на 2023 год
Чтобы правильно составить спецификацию к договору поставки в 2023 году, имеет смысл воспользоваться актуальными образцами.
Рассмотрим примеры заполнения спецификаций для различных ситуаций.
Пример спецификации на поставку оборудования
Рассмотрим пример спецификации на поставку партии оборудования:
| Наименование товара | Кол-во | Цена за ед., руб. | Сумма, руб. |
| Станок токарный СТ-16 | 2 шт. | 56 000 | 112 000 |
| Станок фрезерный СФ-20 | 1 шт. | 92 000 | 92 000 |
| Итого: | 3 шт. | - | 204 000 |
Стоимость товара составляет 204 000 рублей, НДС не облагается в связи с применением упрощенной системы налогообложения.
Условия поставки и оплаты согласно договору No 123 от 01.02.2023.
Пример спецификации на оказание услуг
Приведем пример спецификации к договору на оказание услуг:
| Наименование услуги | Объем | Срок выполнения | Стоимость, руб. |
| Дизайн рекламных баннеров | 10 шт. | до 31.03.2023 | 50 000 |
Стоимость услуг по настоящей спецификации составляет 50 000 рублей, НДС не облагается.
Оплата производится в течение 5 рабочих дней после подписания акта оказанных услуг.
Пример спецификации в формате Word
Спецификации удобно составлять с использованием шаблонов в текстовых редакторах, например Word. Это позволяет быстро заполнять типовые формы.
Пример спецификации в Excel
Также для создания спецификаций часто используют табличный редактор Excel. Это дает возможность автоматически суммировать количество и стоимость товаров.
