Сопроводительное письмо - важная часть коммерческого предложения. Оно призвано заинтересовать клиента, мотивировать его ознакомиться с предложением. В статье мы разберем особенности написания таких писем, рассмотрим их структуру и приведем конкретные примеры. Читая эту статью, вы узнаете, как составить эффективное сопроводительное письмо, которое не оставит клиента равнодушным.
Назначение и роль сопроводительного письма
Сопроводительное письмо - это документ, который прилагают к основному документу или пакету бумаг. Его задача - пояснить или дополнить информацию в основном документе.
Функции такого письма к коммерческому предложению:
- Описать преимущества работы с компанией-отправителем для получателя
- Пояснить, какие документы были отправлены адресату
Отправка сопроводительного письма в бизнесе считается хорошим тоном. Такое письмо помогает:
- Привлечь внимание к коммерческому предложению
- Заинтересовать потенциального клиента
- Повысить шансы на положительный ответ
Сопроводительное письмо особенно важно при "холодных" продажах, когда предложение отправляется новым или потенциальным клиентам. Без такого письма есть риск, что коммерческое предложение просто не прочитают.
Требования и правила написания
Сопроводительное письмо пишут в свободной форме, но стоит придерживаться определенных правил:
- Лаконичность. Письмо должно уместиться на половине страницы или одной странице.
- Конкретность. Нужно писать только по существу, без лишних подробностей.
- Доступность текста. Использовать простые слова и избегать специальных терминов.
- Призыв к действию. Побуждать клиента связаться или ознакомиться с предложением.
- Правило перевернутой пирамиды. Сначала суть, потом детали.
- Активный залог. "Мы предлагаем" вместо "предлагается нами".
Также важно:
- Избегать шаблонных фраз
- Писать грамотно, без ошибок
- Соблюдать структуру делового письма
Если письмо отправляет компания, его лучше составить на фирменном бланке с реквизитами.
Структура сопроводительного письма
Сопроводительное письмо включает следующие элементы:
- Обращение к конкретному лицу или организации
- Представление своей компании
- Краткое описание коммерческого предложения
- Описание выгоды для клиента
- Приглашение ознакомиться с предложением
- Перечисление приложенных документов
- Контактные данные
- Благодарность за внимание
- Прощание с уважением
Например:
Уважаемый Иван Петрович!
Компания "Светлое будущее" предлагает самые выгодные условия на поставку офисной мебели. Мы работаем на рынке уже 15 лет и заслужили репутацию надежного поставщика.
В приложении к письму Вы найдете наше коммерческое предложение с описанием ассортимента и цен. Будем рады начать с Вами взаимовыгодное сотрудничество.
С вопросами просим обращаться по телефону +7 (999) 123-45-67 или по email info@svetloye.ru.
Заранее благодарим Вас за уделенное внимание.
С уважением, Иванов Иван Иванович, менеджер по продажам ООО "Светлое будущее"
Такая структура позволяет четко и лаконично донести всю необходимую информацию.
Язык и стиль сопроводительного письма
Письмо должно быть написано грамотным литературным языком. Рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Использовать деловой стиль
- Применять простые и понятные слова
- Избегать эмоциональных и разговорных выражений
- Не употреблять шаблонные фразы
- Соблюдать уважительный тон
- Быть максимально конкретным и по делу
- Сохранять позитивный настрой
Текст должен быть убедительным и заинтересовывать читателя. При этом важно соблюдать меру и не переходить в разряд навязчивости.
Также не стоит злоупотреблять причастными и деепричастными оборотами, они усложняют восприятие. Лучше использовать простые глагольные формы.
Благодаря правильному стилю и языку сопроводительное письмо производит хорошее впечатление и настраивает клиента на сотрудничество.
Особенности для разных видов предложений
Сопроводительное письмо может отличаться в зависимости от типа коммерческого предложения и отношений с клиентом.
Для новых клиентов
При обращении к новому или потенциальному клиенту особенно важно заинтересовать его, привлечь внимание к вашей компании и услугам. Поэтому письмо должно быть максимально привлекательным и информативным.
Рекомендуется:
- Подробно представить компанию, ее достижения и преимущества
- Ярко описать выгоды от сотрудничества
- Привести отзывы других клиентов (если есть)
- Добавить максимум полезной информации в приложениях
Для постоянных партнеров
При работе с постоянными клиентами и партнерами письмо можно сделать более лаконичным и неформальным, не перегружая лишними подробностями.
Можно:
- Не упоминать уже известные детали о компании
- Сразу перейти к сути предложения
- Использовать менее официальный тон
- Добавить персональное обращение
Главное - напомнить о преимуществах сотрудничества и выразить заинтересованность в дальнейшем партнерстве.
При внедрении новых услуг
Если в коммерческом предложении вы представляете новый продукт или услугу, это нужно явно обозначить уже в письме, чтобы привлечь внимание.
Для этого подойдут фразы типа:
- Мы рады представить вам нашу новую услугу...
- Обращаем ваше внимание на наш инновационный продукт...
Также следует подчеркнуть уникальность новшества и его пользу для клиента.
При изменении условий
Иногда в коммерческое предложение вносятся изменения условий сотрудничества. Чтобы правильно это подать, в письме нужно:
- Объяснить причины изменений
- Указать их пользу для клиента
- Заверить клиента в сохранении качества услуг
Это поможет избежать негативной реакции.
В ответ на запрос клиента
Если коммерческое предложение готовится по запросу или на основе предварительной договоренности с клиентом, об этом стоит упомянуть в письме:
Например:
Уважаемый Петр Сергеевич!
Согласно нашей договоренности, направляю вам коммерческое предложение на поставку промышленного оборудования. В приложенном файле вы найдете подробные характеристики и цены на интересующие вас позиции.
Такой подход демонстрирует внимательное отношение к клиенту.
Типичные ошибки
Чтобы сопроводительное письмо было эффективным, стоит избегать распространенных ошибок:
- Слишком длинное, многословное письмо
- Отсутствие конкретики и сухой безликий текст
- Нелогичное, бессвязное изложение мыслей
- Слишком официальный или неуместно фамильярный тон
- Шаблонные фразы
- Орфографические и пунктуационные ошибки
Такие письма, как правило, не вызывают интереса и не стимулируют ответить. Поэтому важно относиться к написанию максимально внимательно и творчески.
Примеры писем для разных случаев
Рассмотрим конкретные примеры сопроводительных писем для разных ситуаций.
Пример письма при обращении к новому клиенту
Здравствуйте, Иван Иванович!
Рады представить Вам нашу компанию "Стройматериалы" - крупнейшего поставщика строительных смесей и лакокрасочной продукции в Москве. За 15 лет работы мы зарекомендовали себя как надежный партнер, предлагающий выгодные цены и индивидуальный подход.
В приложении к письму вы найдете наше коммерческое предложение с ассортиментом и ценами. Уверены, это будет интересно Вашей компании. Будем рады начать взаимовыгодное сотрудничество.
С вопросами обращайтесь по телефону +7 999 123 45 67. С нетерпением ждем Вашего ответа.
С уважением, Петров Иван Сергеевич, менеджер отдела продаж ООО "Стройматериалы"
Здесь мы представили компанию, подчеркнули преимущества, выразили заинтересованность в сотрудничестве.
Пример письма постоянному клиенту
Здравствуйте, Андрей Николаевич!
Как и договаривались, отправляю обновленный прайс на наш ассортимент мебельных фасадов. Учли Ваши пожелания по расширению цветовой линейки. Все остальные условия сотрудничества остаются прежними.
Буду признателен за отзыв о новых позициях. Жду от Вас обратной связи.
С уважением, Сидоров Алексей Петрович, менеджер по продажам ООО "ПремиумФасад"
Здесь мы обращаемся к постоянному клиенту в менее формальном тоне, сразу переходим к сути.
Плохой пример с множеством ошибок
Добрый день уважаемые господа!
Наша фирма "Заря" предлагает заключить выгодный договор на поставку полиграфической продукции любой сложности. С нами приятно иметь дело, мы ценим каждого клиента.
Во вложении наше супер-предложение. Обязательно ознакомьтесь! Наш менеджер свяжется с Вами для обсуждения деталей.
Ждем с нетерпением Вашего звонка!
Иванов Иван Иванович, менеджер по продажам.
Здесь присутствуют: шаблонность, общие фразы, разговорный стиль, отсутствие конкретики. Такое письмо вряд ли заинтересует клиента.
Советы по написанию
Чтобы создать эффективное сопроводительное письмо, придерживайтесь следующих советов:
- Тщательно продумайте структуру и основные тезисы
- Найдите оригинальный повод для обращения
- Старайтесь заинтересовать, интриговать читателя
- Избегайте шаблонов и канцеляризмов
- Редактируйте и проверяйте текст перед отправкой
Полезно будет ознакомиться с хорошими примерами таких писем. Но не стоит копировать, лучше создать уникальный авторский текст с учетом вашей специфики.
Творческий подход, внимание к деталям и понимание целевой аудитории - залог успеха сопроводительного письма.
