Архивы играют важную роль в деятельности любой организации. Эффективная система архивного хранения позволяет обеспечить сохранность важных документов, оперативно получать необходимую информацию для ведения дел и избежать штрафов контролирующих органов.
Зачем нужно положение об архиве
Положение об архиве - это внутренний документ организации, регламентирующий работу ее архива. Наличие утвержденного положения считается хорошей деловой практикой и позволяет:
- Определить цели, задачи и функции архива в организации
- Разграничить полномочия и ответственность сотрудников архива
- Установить порядок организации хранения документов
- "Положение об архиве" 4 раза
Типовой формы положения об архиве не существует. Организация разрабатывает его самостоятельно с учетом своих особенностей.
Положение об архиве организации
В 2018 году Федеральное архивное агентство утвердило примерное положение, на основе которого организации могут разрабатывать аналогичные документы с учетом своей специфики. Так, целесообразно в положении отразить:
- Местонахождение архива в организиционной структуре
- Состав хранящихся документов
- Права и обязанности ответственных за архив лиц
Положение следует согласовать в архивном учреждении и утвердить приказом руководителя организации.
Образец положения об архиве
Далее приведем пример положения об архиве.
| Название организации | Некая организация ООО |
| Реквизит приказа | No 123 от 15.05.2018 |
Основные разделы положения
Положение об архиве, как правило, состоит из следующих разделов:
- Общие положения
- Состав документов архива
- Порядок хранения документов
- Доступ и выдача документов
- Ответственность
В каждом разделе детально прописываются соответствующие функции, обязанности, процедуры. Это позволяет четко регламентировать архивную деятельность в организации.
Требования к положению об архиве
Положение об архиве должно соответствовать определенным требованиям. В частности, в нем следует отразить:
- цели и задачи архива
- функции архива
- состав документов, хранящихся в архиве
- порядок передачи документов в архив
Кроме того, в положении необходимо закрепить права и обязанности сотрудников, отвечающих за ведение архива. Это позволит четко регламентировать их работу.
Состав документов архива
В архиве организации хранятся следующие документы:
- документы по личному составу
- приказы руководителя
- договоры
Права и обязанности архивариуса
Архивариус обязан:
- вести учет документов, хранящихся в архиве
- обеспечивать сохранность документов
Архивариус имеет право:
- запрашивать недостающие документы у сотрудников
- вносить предложения по совершенствованию архива
Порядок доступа к документам архива
Доступ к документам архива имеют только сотрудники организации, имеющие непосредственное отношение к этим документам в рамках своих должностных обязанностей.
Доступ посторонних лиц к документам архива допускается только с разрешения руководителя организации либо иного уполномоченного им лица.
Контроль за соблюдением режима хранения документов
Контроль за соблюдением установленного режима хранения документов архива, сохранностью и использованием документов возлагается на ответственного за архив.
Проверка наличия и состояния документов архива проводится ежегодно комиссией, назначенной приказом руководителя.
Обеспечение сохранности документов архива
В целях обеспечения сохранности и создания надлежащих условий хранения документов архива должны быть соблюдены определенные правила:
- Поддержание температурно-влажностного режима
- Защита от пыли и вредных воздействий окружающей среды
- Соблюдение правил пожарной безопасности
- Исключение несанкционированного доступа посторонних лиц
Передача документов архива при реорганизации или ликвидации организации
При реорганизации или ликвидации организации документы архива подлежат передаче в установленном порядке правопреемнику организации или в государственный архив.
Порядок передачи документов архива при реорганизации или ликвидации организации
При реорганизации или ликвидации организации создается ликвидационная комиссия, на которую возлагается обязанность передачи документов архива.
Ликвидационная комиссия:
- проводит экспертизу ценности документов и отбор их для передачи на хранение;
- составляет описи дел, подлежащих передаче;
- организует физическую передачу документов и описей в архив.
Экспертиза ценности документов архива при ликвидации организации
Экспертизу ценности документов архива проводит экспертная комиссия организации с привлечением специалистов государственных архивов.
По итогам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документов, не подлежащих хранению.
Передаточные описи документов архива
На основании утвержденных описей ликвидационной комиссией составляются передаточные описи, служащие основанием для передачи документов архива в государственный архив.
Акт приема-передачи документов
После завершения всех передаточных процедур между ликвидационной комиссией и государственным архивом подписывается акт приема-передачи документов на хранение.
Ответственность за нарушение порядка ведения архива
Лица, ответственные за ведение архива в организации, несут ответственность за нарушение установленного порядка хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Дисциплинарная ответственность
За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей по работе с архивными документами сотрудники могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.
Административная ответственность
Нарушение порядка учета, хранения и использования архивных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц.
Уголовная ответственность
Умышленные уничтожение или повреждение архивных документов из корыстных или личных побуждений влекут уголовную ответственность.
Критерии оценки состояния архива в организации
Для оценки качества ведения архива используются следующие критерии:
- Наличие нормативных актов, регламентирующих работу архива
- Укомплектованность архива кадрами
- Обеспечение сохранности документов
- Соблюдение режима хранения
Порядок проведения проверок состояния архива
Для контроля за соблюдением условий хранения и использования документов в архиве организации проводятся плановые и внеплановые проверки.
Плановые проверки
Плановые проверки состояния архива проводятся в соответствии с утвержденным в организации графиком, но не реже одного раза в год.
Внеплановые проверки
Внеплановые проверки могут проводиться вышестоящей организацией, а также по инициативе руководителя организации при необходимости контроля состояния архива.
Документальное оформление результатов проверки архива
По результатам каждой проверки архива составляется акт, отражающий его фактическое состояние, выявленные недостатки и содержащий предложения по их устранению.
Порядок внесения изменений в положение об архиве
Внесение изменений и дополнений в положение об архиве организации производится в установленном порядке по инициативе руководителя организации или лица, ответственного за архив.
Типичные нарушения при организации архива
На практике при организации архива часто допускаются типичные нарушения:
- Отсутствует утвержденное положение об архиве
- Не назначен ответственный за ведение архива
- Нарушаются сроки передачи документов на архивное хранение
- Не соблюдаются условия хранения документов
- Отсутствует порядок выдачи документов из архива
Последствия нарушения правил хранения документов
Нарушение правил хранения документов может привести к их порче и утрате, невозможности использования в работе, проблемам во взаимоотношениях с контролирующими органами.
Меры по устранению нарушений в организации архива
Для надлежащей организации архива рекомендуется:
- Разработать и утвердить положение об архиве
- Назначить ответственного сотрудника
- Оборудовать помещение и обеспечить сохранность документов
Порядок и сроки передачи дел в архив организации
Своевременная передача завершенных дел в архив является важным условием обеспечения сохранности документов.
Оформление дел для передачи в архив
Передаваемые в архив дела должны быть оформлены в соответствии с установленными требованиями: подшиты, пронумерованы, описаны во внутренней описи.
Сроки передачи дел
Сроки передачи дел определяются номенклатурой дел организации. Как правило, дела передаются в архив через 1-3 года после их закрытия.
График передачи дел в архив
Передача дел осуществляется в соответствии с графиком документооборота, утвержденным в организации.
Основные правила хранения документов в архиве
Документы должны храниться в специально оборудованных помещениях, обеспечивающих их защиту от повреждений, пыли и вредного воздействия окружающей среды.
Размещение дел на стеллажах
Размещение и хранение документов осуществляется в соответствии с установленным порядком.
