Заявление на подотчетные суммы - важный документ, от правильного оформления которого зависит законность получения денежных средств работниками компании. Давайте разберемся, как составить такое заявление, чтобы избежать проблем с налоговой.
Кто может получать деньги под отчет в организации
Согласно законодательству, подотчетными лицами могут быть работники компании, состоящие в трудовых или гражданско-правовых отношениях. Руководитель организации издает приказ, в котором утверждается список подотчетных лиц. Это могут быть:
- Сотрудники по трудовому договору
- Лица по договору гражданско-правового характера
- Индивидуальный предприниматель (если речь идет об ИП)
Также в приказе можно установить лимит сумм, выдаваемых под отчет конкретному работнику. Однако закон не ограничивает размер подотчетных сумм, выдаваемых физическим лицам.
Порядок получения денежных средств под отчет
С 19 августа 2017 года основанием для выдачи подотчетных сумм может быть заявление работника или распорядительный документ руководителя (приказ, распоряжение). Документ должен содержать следующие реквизиты:
- ФИО получателя
- Сумма выдаваемых денежных средств
- Срок, на который выдаются деньги
- Назначение расходования (необязательно)
- Подпись руководителя и дата
Также теперь разрешено выдавать подотчетные суммы работнику, который не отчитался по ранее полученным авансам. Деньги можно получить:
- Наличными из кассы организации
- Путем перечисления на банковскую карту работника
- Безналичным перечислением с расчетного счета компании
Как заполнить заявление на выдачу подотчетных сумм
Заявление на подотчет можно заполнить как от руки, так и на компьютере с последующей распечаткой и подписью подотчетного лица. Обязательные реквизиты:
| Сумма денежных средств | Указывается запрашиваемая к получению сумма |
| Срок, на который выдаются ДС | Например, 3 рабочих дня |
| Виза руководителя и дата | Подтверждение согласия на выдачу запрашиваемой суммы |
Рассмотрим пример заполнения заявления на получение подотчетных сумм.
Пример
Генеральному директору
ООО "Ромашка" Петрову П.П.
от менеджера по продажам Иванова И.И.
Заявление
Прошу выдать мне под отчет денежные средства в сумме 5000 рублей (Пять тысяч рублей) на приобретение канцелярских товаров для офиса. Деньги прошу выдать на срок до 16.01.2023 года. 22.12.2022 г. Иванов Виза: Согласен Петров 22.12.2022
Требования к оформлению заявления на получение денежных средств под отчет
Образец заявления выдачу подотчетных сумм можно составить как в свободной форме, так и по типовой форме, разработанной в организации. Главное, чтобы документ содержал всю необходимую информацию.
Рассмотрим основные требования к реквизитам заявления на подотчет:
- Указываются фамилия, имя и отчество лица, которое будет получать деньги
- Указывается запрашиваемая к получению сумма цифрами и прописью
- Кратко поясняется назначение использования получаемых средств
Также в заявлении желательно указывать срок, в течение которого работник должен будет отчитаться о расходовании полученных сумм. Если срок не указан, то отчитываться нужно в день получения денег.
Заявление выдачу подотчетных сумм директору образец
Если подотчетные суммы запрашивает руководитель организации, то вместо заявления он оформляет распоряжение произвольной формы со следующими обязательными реквизитами:
- Сумма получаемых денежных средств
- Срок, на который выдаются деньги
- Подпись и дата
Заявление на выдачу и получение подотчетных сумм: образец
Ниже приведен пример заявления на выдачу денег из кассы под отчет, который можно использовать в качестве шаблона в вашей компании:
Генеральному директору ООО "Ромашка" Иванову И. И. От главного бухгалтера Сидоровой М. П.
ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать мне под отчет денежные средства в сумме 15 000 (Пятнадцать тысяч) рублей на приобретение канцтоваров и хозяйственных нужд. Деньги прошу выдать на срок до 05.01.2023 года. 31.12.2022 г. Сидорова
Правила заполнения заявления на выдачу подотчетных сумм: образец
При заполнении заявления на подотчетные суммы рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Использовать простой разборчивый шрифт (например, Times New Roman, кегль 12-14)
- Указывать даты в формате ДД.ММ.ГГГГ
- Прописывать суммы и даты как цифрами, так и прописью
- Ставить подписи ручкой с синими или черными чернилами
Это позволит избежать ошибок при заполнении и проблем при обработке заявления в бухгалтерии.
Как написать заявление на выдачу подотчетных сумм: образец
Приведем пошаговую инструкцию по заполнению заявления на получение денег под отчет.
- Указать реквизиты компании, должность руководителя, его ФИО в родительном падеже
- Указать собственную должность, ФИО в именительном падеже
- Ввести заголовок документа "Заявление" по центру страницы
- Изложить просьбу выдать определенную сумму денег под отчет
- Указать назначение расходования суммы и срок отчета по ней
- Поставить подпись и дату составления заявления
Следуя этим рекомендациям, вы сможете быстро и правильно составить заявление на подотчет для своей организации.
Особенности выдачи подотчетных сумм отдельным категориям работников
Порядок оформления выдачи денежных средств под отчет имеет некоторые особенности для определенных категорий сотрудников организации.
Руководитель организации
Если подотчетные суммы запрашивает руководитель (директор, генеральный директор), то вместо заявления он оформляет распорядительный документ произвольной формы. В нем указывается:
- Запрашиваемая сумма
- Срок, на который выдаются деньги
- Подпись и дата
Главный бухгалтер
Главный бухгалтер оформляет заявление на общем основании. Но виза руководителя в данном случае не нужна.
Вновь принятые сотрудники
Работникам, которые были приняты на работу менее 3 месяцев назад, подотчетные суммы могут выдаваться только с письменного разрешения руководителя.
Основания для отказа в выдаче денег под отчет
В выдаче подотчетных сумм работнику может быть отказано в следующих случаях:
- Если работник не отчитался в срок по ранее выданным суммам
- Если запрашиваемая сумма превышает лимит, установленный в компании
- При отсутствии средств в кассе организации
- В случае подачи заявления работником, не имеющим права на получение подотчетных сумм
Действия работника при невозможности отчитаться в срок
Если работник не имел возможности в установленный срок отчитаться по выданным средствам, он должен:
- Заблаговременно предупредить об этом главного бухгалтера
- Написать объяснительную записку с указанием причин
- Обратиться с просьбой о продлении срока отчета
Решение о продлении сроков отчетности принимает руководитель организации на основании заявления работника.
