Уничтожение документов с истекшим сроком хранения — важный этап работы архива любой организации. Этот процесс строго регламентирован законодательством, поэтому ошибки или нарушения чреваты серьезными последствиями вплоть до уголовной ответственности.
Нормативные сроки хранения документов
Прежде чем уничтожать документы, необходимо убедиться, что истек установленный законом срок их хранения. Для разных видов документов он может составлять от 4 до 75 лет.
Минимальный срок хранения первичной документации - 4 года. Для бухгалтерских бумаг это 5 лет.
Сроки хранения документов регламентированы:
- Приказом Росархива от 20.12.2019 No 236
- Законом от 22.10.2004 No 125-ФЗ
Особенности уничтожения бухгалтерских документов описаны в законе от 06.12.2011 No 402-ФЗ и Налоговом кодексе.
Порядок уничтожения документов
Процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения включает несколько этапов:
- Создание экспертной комиссии
- Отбор документов к уничтожению
- Составление акта о выделении документов к уничтожению
- Утверждение акта
- Физическая ликвидация документов
- Составление акта об уничтожении
Рассмотрим подробнее, как правильно оформить эти документы.
Образец акта о выделении к уничтожению документов
В акте о выделении документов к уничтожению указываются:
- Наименование организации
- Дата и место составления
- ФИО и должность руководителя
- Перечень документов к уничтожению
- Состав комиссии
Пример заполнения акта:
| Заголовок дела | Вид документа | Годы | Кол-во дел | Примечание |
| Договора | Договоры | 2015-2018 | 50 | Истек срок хранения |
Всего к уничтожению отобрано 50 (пятьдесят) дел за 2015-2018 годы.
Комиссия в составе:
- Иванов И.И.
- Петрова М.С.
Акт о фактическом уничтожении документов
Второй акт фиксирует факт уничтожения документов и содержит данные:
- Перечень уничтоженных дел
- Объем уничтоженных документов
- Способ уничтожения
Например:
В соответствии с актом No 1 от 05.03.2023 уничтожено 50 дел договоров за 2015-2018 годы общим объемом 100 листов путем шредирования.
Таким образом, уничтожение документов с истекшими сроками хранения - ответственный процесс, требующий четкого соблюдения регламента и правильного оформления сопровождающих документов.
Уничтожение документов конфиденциального характера
Если необходимо уничтожить документы конфиденциального характера, например персональные данные сотрудников, коммерческую тайну, то процесс имеет ряд особенностей.
Во-первых, уничтожение таких дел должно проводиться в присутствии уполномоченного представителя организации. Это позволит контролировать процесс и исключить утечку данных.
Во-вторых, в актах о выделении и уничтожении образцов документов обязательно указывается гриф секретности, например "Коммерческая тайна" или "Для служебного пользования".
Такой гриф устанавливается в соответствии с локальными нормативными актами организации.
В-третьих, сами акты уничтожении документов образец могут иметь гриф "Для служебного пользования", чтобы ограничить доступ к информации о ликвидированных документах.
Образец акта при уничтожении архива сторонней компанией
Если уничтожение дел поручено специализированной фирме, то в акте указываются ее реквизиты и данные договора на оказание таких услуг:
- Полное наименование
- Адрес
- ИНН
- Номер и дата договора
Например:
Уничтожение документов произведено ООО "Дело" (ИНН 7777777777, г. Москва, ул. Примерная, д. 1) на основании договора No 123 от 01.05.2023.
Ответственность за нарушение порядка уничтожения документов
Нарушение процедуры уничтожения документов влечет административные штрафы:
- Для должностных лиц - от 2 до 3 тысяч рублей
- Для организаций - от 20 до 25 тысяч рублей
Если будет доказан факт уничтожения документов раньше срока, предусмотрен следующий штраф:
- Для должностных лиц - от 4000 до 5000 рублей
Также возможна уголовная ответственность за умышленное уничтожение документов со сроком хранения более 10 лет.
Образец приказа об уничтожении документов
Помимо оформления непосредственно актов о выделении дел к уничтожению и о фактической ликвидации документов, рекомендуется издать приказ руководителя.
В приказе указывается:
- Состав комиссии по уничтожению документов
- Перечень документов к уничтожению
- Сроки проведения процедуры
- Меры по обеспечению сохранности документов при транспортировке и уничтожении
Такой приказ позволит четко зафиксировать ответственность и полномочия лиц, участвующих в процессе уничтожения дел ооо.
Особенности уничтожения документов в госструктурах
Для государственных органов и учреждений предусмотрены особые требования к процедуре уничтожения документов.
Во-первых, состав экспертной комиссии утверждает руководитель архивного учреждения. В комиссию обязательно входят представители архива и юридической службы организации.
Во-вторых, акт о выделении документов к уничтожению направляют на согласование в государственный архив. Только после получения разрешения от него можно переходить к следующему этапу.
В-третьих, за процессом ликвидации бумаг обязательно наблюдает уполномоченный представитель госархива.
Такой порядок позволяет минимизировать риски нарушения законодательства при работе с документами в госорганах.
Как избежать типичных ошибок при уничтожении документов
Чтобы соблюсти все правила и избежать штрафов при уничтожении архива, рекомендуется:
- Тщательно проверить сроки хранения документов
- Не указывать в актах заведомо ложную информацию
- Получить разрешение от госархива (при необходимости)
- Обеспечить присутствие ответственного представителя на процедуре
Также следует избегать неправильного хранения документов, что само по себе влечет санкции. Все бумаги должны содержаться в надлежащих условиях и предоставляться по запросам контролирующих органов.
Электронный документооборот как альтернатива бумажному архиву
Современные информационные технологии позволяют минимизировать объем бумажного архива в организациях. Для этого используется электронный документооборот.
Его преимущества:
- Экономия физического пространства
- Быстрый поиск любого документа
- Удобство работы и доступа к архиву
Однако перед оцифровкой бумаг необходимо убедиться, что закон разрешает перевести тот или иной документ в электронный вид.
Особенности работы с архивом при реорганизации или ликвидации фирмы
Если организация прекращает свою деятельность в связи с ликвидацией или реорганизацией, то порядок работы с документами также меняется.
Во-первых, в ликвидационную комиссию в обязательном порядке включается представитель архива для контроля процесса.
Во-вторых, после завершения ликвидации и исключения фирмы из ЕГРЮЛ остаются определенные сроки для обеспечения сохранности документов.
Например, документы по личному составу передаются в госархив и хранятся там не менее 75 лет.
В-третьих, назначается ответственное лицо за передачу или уничтожение архива ликвидированной организации после истечения установленных сроков хранения.
Особенности уничтожения документов ИП
Помимо стандартной процедуры, применимой для любого хозяйствующего субъекта, для ИП при уничтожении архива есть свои нюансы.
Главная особенность - отсутствие необходимости создания экспертной комиссии. Индивидуальный предприниматель принимает решение о ликвидации документов самостоятельно.
Однако следует помнить, что нельзя уничтожать бухгалтерские и налоговые документы ранее 5 лет с момента составления, даже если ИП прекратил свою деятельность.
Алгоритм внедрения электронного документооборота в организации
Чтобы сократить объемы бумажного архива, можно внедрить систему электронного документооборота (СЭД). Это позволит работать с документами в цифровом виде.
Основные этапы внедрения СЭД:
- Выбор и настройка программного обеспечения
- Обучение сотрудников
- Утверждение регламентов работы в системе
- Перевод части "бумажного" архива в цифровой формат
Документы, отслужившие свой срок хранения, необходимо корректно уничтожать.
