Энергетическая декларация: образец заполнения, пример

Энергетическая декларация – обязательный документ для госучреждений. Но как правильно ее заполнить? В статье разберем пошагово процесс, рассмотрим типичные ошибки и приведем образец готового документа. Экономьте время и ресурсы – читайте дальше!

Нормативная база и обязанности

Энергетическая декларация регулируется Федеральным законом от 23.11.2009 No 261-ФЗ «Об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности». Этот документ обязывает энергетическую декларацию сдавать:

• органы государственной власти;
• органы местного самоуправления;
• государственные учреждения;
• муниципальные учреждения.
• коммерческие и некоммерческие организации с определенным уровнем потребления энергоресурсов.

Заполнение энергетической декларации и ее подача в Минэкономразвития России является для перечисленных организаций обязательной на ежегодной основе. Срок подачи установлен до 30 апреля года, следующего за отчетным. Декларация подается через ГИС "Энергоэффективность".

Этапы заполнения декларации

Процесс подготовки документа можно разбить на несколько этапов:

1. Сбор данных о потреблении энергоресурсов за отчетный год;
2. Заполнение сведений об организации в ГИС "Энергоэффективность";
3. Добавление информации о зданиях и помещениях;
4. Внесение объемов использованных энергоресурсов;
5. Проверка и отправка декларации.

Как видно из таблицы, наиболее трудоемким этапом является добавление сведений о зданиях и помещениях.

Типичные ошибки при заполнении

Чаще всего ошибки допускаются на этапах сбора информации и ее внесения. К типичным ошибкам относятся:

1. Неполные или неточные данные об объемах потребления энергоресурсов;
2. Несоответствие информации в разных разделах декларации;
3. Отсутствие данных о классах энергоэффективности оборудования;
4. Некорректное заполнения полей с датами и кодами;
5. Неверное определение вида собственности на здания и помещения;
6. Ошибки при добавлении информации о зданиях в ГИС;
7. Опечатки и несоответствия при переносе данных.

Как отмечают эксперты:

Более 80% всех ошибок можно было бы избежать при более внимательном отношении на этапе сбора исходных данных.

Поэтому крайне важно минимизировать возможность "человеческого фактора" и максимально автоматизировать процессы.

Как ускорить процесс подготовки декларации

Чтобы сократить время на заполнение декларации, можно воспользоваться следующими приемами:

1. Заблаговременно определить ответственное лицо или целый отдел;
2. Наладить сбор данных по энергопотреблению в автоматическом режиме;
3. Использовать специальные шаблоны и формы для фиксации показаний;
4. Внедрить электронный документооборот между подразделениями;
5. Повысить цифровую грамотность сотрудников.

Как видно, наибольший эффект дает автоматизация процессов. Однако она требует вложений и времени на внедрение.

Пошаговый разбор образца заполнения

Рассмотрим на примере процесс заполнения декларации. В качестве примера возьмем условную организацию «Научно-исследовательский институт Фотоника». Порядок заполнения следующий:

1. Указываем реестровый номер декларации в ГИС 08725-2023;
2. Заполняем реквизиты организации (полное наименование, адрес, ИНН и т.д.);
3. Добавляем сведения о здании института по адресу энергетическая декларация пример ул. Академика Павлова, 42 (площадь, год постройки, форма собственности и т.д.);
4. Указываем объемы использованных за год энергоресурсов согласно показаниям приборов учета;
5. Заполнить энергетическую декларацию пример для наглядности можно пошагово воспользовавшись скриншотами.

Проверка и отправка документа

Перед отправкой декларации в обязательном порядке проводится ее проверка на корректность заполнения и отсутствие ошибок. Проверка осуществляется нажатием кнопки "Проверить" в интерфейсе ГИС "Энергоэффективность". Если ошибки есть, необходимо внести исправления. После успешного прохождения проверки, декларацию можно отправлять на рассмотрение в ведомство. При корректном заполнении статус изменится на "Принято". Тогда документ считается поданным.

Как избежать отказа в приеме декларации

Чтобы максимально снизить риск отказа в приеме декларации со стороны Минэконом, нужно тщательнее отнестись к проверке документа перед отправкой. Основные причины для отказа:

1. Ошибки или опечатки при внесении реквизитов;
2. Данные в разных разделах не совпадают;
3. Указаны объемы потребления энергии с отклонением от реальных больше 5-10%;
4. Имеются несоответствия с ранее поданными декларациями.

Все это можно отследить и исправить самостоятельно при помощи специальных программ для проверки деклараций перед отправкой.

Часто задаваемые вопросы по теме

Рассмотрим наиболее часто задаваемые вопросы по теме заполнения энергетической декларации:

1. Кто является ответственным за заполнение и сдачу декларации?
2. Как узнать код ОКОГУ для внесения в декларацию?
3. Можно ли вносить данные в декларацию поэтапно, сохраняя промежуточные результаты?
4. Как заполнить декларацию, если организация находится в арендованном помещении?
5. Куда обращаться если возникли технические проблемы при заполнении декларации?
6. В каких случаях может быть отказано в приеме декларации после отправки?
7. Как посмотреть уже поданные организацией декларации за предыдущие годы?
8. Как внести изменения в уже поданную и принятую декларацию?
9. Как узнать о результатах проверки и статусе поданной декларации?
10. Какие санкции предусмотрены за неподачу декларации или подачу недостоверных данных?

Подробные ответы на эти вопросы можно найти в специальном разделе ГИС "Энергоэффективность", а также в нормативных документах, регулирующих порядок заполнения и подачи энергетической декларации.

Проблемные ситуации: как быть

Рассмотрим типичные проблемы, возникающие в процессе заполнения декларации и способы их решения:

1. Неполные или недостоверные данные об энергопотреблении

В такой ситуации необходимо:

1. Провести внеплановую проверку приборов учета;
2. Сравнить данные текущего и прошлых периодов;
3. Уточнить данные у поставщиков ресурсов;
4. Внести уточненные данные в ГИС "Энергоэффективность".

2. Обнаружены ошибки после подачи декларации

В таком случае возможны действия:

1. Подача уточненной декларации;
2. Направление в Минэк обращения с просьбой отозвать поданную декларацию;
3. Оформление и подача корректировочной декларации.

Выбор конкретного варианта зависит от характера выявленных ошибок.

Готовый образец заполненной декларации

Для наглядности и возможности сверки рекомендуется использовать образцы уже заполненных и принятых деклараций. Доступ к таким образцам предоставляется в ГИС "Энергоэффективность". Образцы позволяют:

1. Посмотреть реальные примеры заполненных документов;
2. Сравнить данные и показатели своей организации;
3. Избежать распространенных ошибок.

Таким образом, использование готовых образцов значительно облегчает процесс составления декларации.

Регулярный мониторинг показателей энергопотребления

Для предупреждения ошибок при заполнении последующих деклараций полезно наладить постоянный мониторинг и учет показателей использования разных энергоресурсов. Для этого можно:

1. Ежемесячно фиксировать данные приборов учета в специальном журнале;
2. Проводить выборочную сверку с показаниями контрольных приборов;
3. Автоматизировать сбор показателей при помощи специализированного ПО.

Регулярный мониторинг позволяет вовремя выявлять аномалии, проводить проверки и корректировать данные.

Повышение квалификации ответственных специалистов

Для минимизации количества ошибок, связанных с "человеческим фактором", рекомендуется регулярное обучение сотрудников, отвечающих за подготовку и подачу отчетности. Полезными формами обучения могут быть:

1. Внутренние семинары и тренинги;
2. Стажировки и обмен опытом с другими организациями;
3. Изучение нормативных документов и методических рекомендаций профильных министерств и ведомств;
4. Курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки.

Перспективы совершенствования процессов

С развитием цифровых технологий появляются новые инструменты для повышения качества работы с отчетностью. В перспективе это позволит:

1. Перейти к полностью безбумажному электронному документообороту;
2. Внедрить технологии искусственного интеллекта для проверки отчетов;
3. Создать единую автоматизированную систему сбора, обработки и хранения данных.

Это избавит от рутины, снизит нагрузку на персонал и минимизирует влияние "человеческого фактора".

Особые условия для отдельных организаций

Существуют категории организаций, для которых могут быть предусмотрены некоторые особые условия при заполнении и подаче декларации. К таким организациям относятся:

1. Учреждения Минобороны РФ;
2. Объекты режимных территорий;
3. Предприятия оборонно-промышленного комплекса.

Для них могут быть установлены исключения по отдельным разделам декларации, особый режим доступа к данным, льготные сроки подачи.