Списание материалов - распространенная процедура на любом предприятии. Она может проводиться по разным причинам: истечение сроков хранения, моральное устаревание, выявление брака, порчи и т.д. Чтобы грамотно оформить списание материалов, нужно знать требования законодательства и порядок составления первичной документации.
Причины и порядок списания материалов
Согласно Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденным Приказом Минфина России от 28.12.2001 No 119н, списание материалов производится в таких случаях:
- истекли сроки их хранения;
- они морально устарели;
- выявлен брак, недостача вследствие порчи и т.п.
Однако на практике списывают материалы и по другим основаниям, например при отпуске в производство или продаже. Главное, чтобы операция была оформлена документально.
Создание комиссии по списанию
Для списания материалов обычно создается комиссия, в состав которой входят представители разных подразделений и должностные лица. Руководитель издает приказ о назначении комиссии и определении ее председателя.
На комиссию возлагаются следующие задачи:
- осмотр материалов и выявление дефектов;
- подготовка акта по установленной форме;
- передача акта в бухгалтерию.
Требования к акту на списание материалов
Акт на списание материалов является первичным учетным документом. К нему предъявляются общие требования согласно Федеральному закону от 06.12.2011 No 402-ФЗ:
- название документа;
- дата составления;
- наименование организации;
- описание операции;
- количественные и суммовые показатели;
- должности и подписи ответственных лиц.
Кроме того, в акт желательно включать:
- причину списания материалов;
- перечень материалов с указанием цены;
- ссылку на документы, подтверждающие стоимость.
Образец заполнения акта на списание материалов
Рассмотрим на примере, как заполняется акт на списание горюче-смазочных материалов, пришедших в негодность.
В акте указаны реквизиты организации, причина и дата списания. Приведен перечень ГСМ с ценами, общая сумма убытка. Указана ссылка на товарную накладную от 15.05.2018 No 125 как первичный документ по поступлению материалов.
Акт подписан председателем и членами комиссии, утвержден руководителем организации и главным бухгалтером.
Порядок отражения списания материалов в учете
На основании акта на списание материалов бухгалтерия вносит соответствующие записи в учет.
Списание отражается по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетами:
- 20 «Основное производство»;
- 91 «Прочие доходы и расходы»;
- 94 «Недостачи и потери от порчи имущества».
Таким образом, акт на списание материалов - важный документ для контроля наличия и движения запасов на предприятии. Правильное его оформление гарантирует достоверность учетных данных.
Перечень материалов в акте на списание
Важным элементом акта на списание материалов является перечень подлежащих списанию позиций. Он оформляется в виде таблицы со следующими графами:
- наименование материалов;
- единица измерения (шт., кг, л и т.д.);
- количество;
- цена за единицу;
- сумма;
- ссылка на подтверждающий документ.
Рекомендуется перечислять материалы по однородным группам, например:
- сырье и основные материалы;
- вспомогательные и комплектующие изделия;
- тара и тарные материалы;
- строительные материалы;
- инструменты;
- хозяйственные принадлежности;
- специальная одежда и обувь;
- запасные части и пр.
Образец акта на списание отработанных материалов
Рассмотрим образец акта на списание для отработанных материалов после завершения ремонтных работ. В него можно включить такие позиции:
Как видно из примера, в акте указана причина списания материалов – окончание ремонтных работ по договору No 752 от 05.05.2023. Приведен перечень отработанных материалов с количеством, ценами и общей стоимостью.
Куда передают оформленный акт на списание
После заполнения акта на списание материалов и подписания всеми ответственными лицами, документ передают в бухгалтерию организации. Бухгалтерия проверяет правильность оформления акта и наличие всех необходимых реквизитов.
На основании акта на списание производятся следующие действия:
- Списание материалов с баланса по счету 10 «Материалы»;
- Отражение изменений в складском учете материалов;
- Занесение данных в налоговый учет, регистры НДС;
- Составление бухгалтерских проводок по выбытию запасов.
Типичные ошибки при составлении акта на списание
Чтобы избежать нареканий со стороны бухгалтерии и налоговых органов, при составлении акта на списание материалов важно контролировать правильность его оформления. Рассмотрим типичные ошибки.
- Отсутствие подписей материально-ответственных лиц;
- Неправильное заполнение реквизитов организации;
- Несоответствие перечня материалов их фактическому наличию;
- Некорректные или неполные данные о материалах (наименования, количество, цены);
- Отсутствие ссылок на подтверждающие документы.
Проверяя правильность составления акта на списание по представленному выше контрольному списку, можно избежать ошибок и неточностей.
Хранение оформленных актов на списание материалов
После того как акт на списание материалов прошел проверку в бухгалтерии и на его основании внесены соответствующие записи в учет, он помещается в архив. Сроки хранения устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел организации, но не менее 5 лет.
Рекомендуется хранить акты на списание материалов отдельно от других групп документов, например:
- Акты на списание основных средств;
- Акты на списание готовой продукции;
- Акты на списание дебиторской задолженности;
- Акты на списание финансовых вложений.
Это облегчит поиск необходимых документов при проведении аудиторских или налоговых проверок.
Восстановление утраченных актов на списание материалов
В случае утраты или порчи подлинника акта на списание материалов организация имеет право оформить его дубликат. Для этого издается отдельный приказ руководителя и формируется новый экземпляр акта с пометкой "дубликат" на титульном листе.
Помимо стандартных реквизитов в дубликате акта указывают:
- Причину, по которой создается дубликат;
- Ссылку на приказ об оформлении дубликата;
- Дату восстановления документа.
Дубликат подписывается теми же лицами, что и подлинник акта. После чего он получает юридическую силу наравне с оригиналом.
Ответственность за нарушение порядка списания материалов
Если в ходе налоговых проверок будут выявлены нарушения порядка списания материалов, последуют штрафные санкции.
В частности, за отсутствие оправдательных документов или искажение данных о финансово-хозяйственной деятельности в учете и отчетности предусмотрен штраф по ст. 120 НК РФ от 10 000 до 30 000 рублей.
Если недостоверные данные привели к занижению налогов, то на юридическое лицо налагают штраф по ст. 122 НК РФ в размере 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 рублей.
