Сопроводительное письмо к проекту - важный документ, который помогает избежать недоразумений при передаче проектной документации заказчику или партнерам. Давайте разберемся, как правильно его составить и рассмотрим рекомендации по составлению писем в нестандартных ситуациях и отмечаются типичные ошибки, которых следует избегать.
1. Зачем нужно сопроводительное письмо к проекту
Сопроводительное письмо к проекту - это своего рода опись документов, которые вы отправляете вместе с ним. Это письмо выполняет несколько важных функций:
- Подтверждает факт отправки всех необходимых документов
- Позволяет проследить судьбу проекта по регистрационным номерам письма
- Содержит инструкции и сроки по работе с проектом
Такое письмо прикладывают, например, при отправке проектно-сметной документации для экспертизы или тендерного предложения на конкурс.
2. Какие документы могут сопровождаться таким письмом
Чаще всего сопроводительным письмом снабжают следующие проектные документы:
- Проектно-сметную документацию для строительных работ
- Техническое задание на разработку продукта
- Эскизный проект промышленного объекта
- Коммерческое предложение с техническими характеристиками
- Тендерную заявку на участие в конкурсе
Сопроводительные письма могут понадобиться и к другим документам: презентациям, сметам, отчетам об исследованиях и т.д. Главное, чтобы в комплекте было несколько бумаг, которые нужно систематизировать.
Однако бывают ситуации, когда сопроводительное письмо избыточно. Например, если речь идет об отправке одного единственного документа с очевидным содержанием, достаточно просто сделать на нем отметку о получении.
3. Кто должен составлять сопроводительное письмо в организации
Сопроводительное письмо в организацию обычно готовит специалист по документообороту: делопроизводитель, секретарь, помощник руководителя.
Если в штате нет такой должности, этим могут заниматься:
- Бухгалтер - при отправке финансовых документов
- Менеджер по продажам - при передаче коммерческих предложений
- Инженер-проектировщик - при пересылке проектов и чертежей
В обязанности составителя входит:
- Подготовка описи всех отправляемых документов
- Контроль комплектности и количества экземпляров
- Регистрация исходящего письма
Подписывать сопроводительное письмо должно уполномоченное лицо согласно документообороту организации. Чаще всего подписант - директор или его заместитель.
| Должность подписанта письма | Кому адресован проект |
| Директор | Госоргану, инвестору, партнеру того же уровня |
| Главный инженер | Проектной организации |
| Начальник ПТО | Субподрядчику |
Такой выбор подписанта позволяет соблюсти правила делового этикета.
4. Структура сопроводительного письма к проекту
Сопроводительное письмо к проекту в обязательном порядке должно содержать:
- Реквизиты и наименования отправителя и получателя
- Дату и регистрационный номер письма
- Ссылку на основание или договор
- Краткую информацию о прилагаемых документах
- Перечень приложений и их краткое описание
- Сведения об объеме и количестве экземпляров
- Сроки исполнения и требования к получателю
- Контакты исполнителя для оперативной связи
- Подпись руководителя или уполномоченного лица
Пример такой структуры:
- ООО "СтройКомплект"
- от 15.05.2022 No 145-01/22
- На основании договора No 123 от 01.01.2022
- Направляем проектно-сметную документацию
- 1. Проект No 2 - 5 экз. на 200 листах; 2. Смета - 1 экз. на 5 листах
- Итого: 6 экз. на 205 листах
- Срок согласования и возврата - 10 рабочих дней
- Контактное лицо Иванов Иван Иванович, тел. +7 911 222 33 44
- Директор Сидоров С.С.
Такая структура позволяет оперативно найти любые данные о полученном комплекте документации.
5. Оформление приложений в сопроводительном письме
Перечень приложений - ключевой элемент сопроводительного письма. При его составлении важно:
- Перечислить приложения в порядке их важности
- Указать их наименования и количество экземпляров
- Отметить для каждого общее количество листов
Например:
- Проектная документация "Административное здание по ул. Лесная, 15" - 4 экз. на 300 л. каждый
- Локальный сметный расчет - 1 экз. на 20 л.
- Пояснительная записка к проекту - 3 экз. на 15 л. каждый
Если приложений много, их можно систематизировать по тематике, например:
- Проектно-сметная документация
- Проект - 4 экз. на 300 л.
- Смета - 1 экз. на 20 л.
- Сопутствующие документы
- Пояснительная записка - 3 экз. на 15 л.
- Геодезические изыскания - 2 экз. на 250 л.
Такая группировка повышает наглядность.
6. Особые случаи составления сопроводительных писем
Бывают ситуации, когда сопроводительное письмо приходится составлять в нестандартных условиях.
К письмам других организаций
Если вы пересылаете далее чье-то письмо, со своими комментариями или дополнениями, укажите это в сопроводительном письме. Например:
В дополнение к письму ООО "Север" от 05.05.2022 No 322 направляем расчеты возможной экономии при внедрении нового оборудования.
От физических лиц
Для удобства можно разработать типовые бланки сопроводительных писем и предлагать заполнить их посетителям - физическим лицам:
- ФИО, паспортные данные
- Перечень прилагаемых документов
- Контакты, по которым с вами можно связаться
При большом количестве приложений
Если приложений больше 5-7, удобнее составить опись на отдельном листе. А в письме дать ссылку:
Согласно описи от 15.05.2022 No 123 прилагаем пакет документов на оплату.
Если приложения остаются в организации
Бывает, сопроводительное письмо уходит, а приложенные проект или смета остаются в компании в работе. Тогда в письме нужно объяснить ситуацию получателю.
Для нескольких адресатов
Если письмо адресовано сразу нескольким организациям, уточните, кому именно предназначен каждый комплект приложений.
7. Регистрация и хранение сопроводительных писем
Сопроводительное письмо по уведомлению или любому другому документу в обязательном порядке регистрируется в журнале исходящей документации с присвоением порядкового номера.
Получив сторона при входящей регистрации также ставит на письме свой входящий номер и дату.
Хранят такие письма вместе с приложениями к ним или отдельно - в соответствии с номенклатурой дел организации.
Сроки хранения зависят от вида приложенных документов.
8. Типичные ошибки
Чтобы избежать проблем при работе с сопроводительными письмами, необходимо контролировать:
- Полноту данных об адресате и описаниях приложений
- Соответствие приложений перечню и указанному количеству
- Правильность оформления всех реквизитов
- Выбор подписанта в соответствии с получателем и видом документа
Тщательная проверка позволит избежать недоразумений и ускорит работу с документами.
