Автосохранение в Excel - удобная функция, которая поможет сохранить результаты работы в случае нештатной ситуации. Давайте разберемся, как настроить автосохранение в Excel, где программа хранит эти файлы и как потом восстановить данные.
Что такое автосохранение в Excel и зачем оно нужно
Автосохранение в Excel - это функция программы, которая автоматически сохраняет открытые книги и листы через заданный промежуток времени. Обычно это 10 минут по умолчанию.
Зачем нужно автосохранение в Excel?
- Чтобы не потерять данные при внезапном сбое или зависании программы
- Для защиты от случайного закрытия файла без сохранения
- При отключении электричества во время работы
- Если вы забыли вовремя сохранить изменения вручную
Без автосохранения потери данных случаются регулярно. Например, вы внесли много правок в отчет за 2 часа работы, хотели сохранить, но тут Excel завис. И все изменения пропали, придется начинать сначала. Чтобы этого избежать, используйте автосохранение.
Как включить и настроить автосохранение в Excel
Автосохранение в Excel включается и настраивается в разделе "Сохранение" диалогового окна параметров программы:
- Запустите Excel
- Перейдите на вкладку "Файл"
- Выберите "Параметры" и откройте раздел "Сохранение"
- Поставьте галочку напротив "Сохранять сведения об автовосстановлении каждые"
- Укажите нужный интервал в минутах (рекомендуется 5-10 минут)
Также в этом разделе можно выбрать папку, куда Excel будет сохранять файлы автосохранения. Лучше оставить как есть, тогда будет использоваться специальная папка AppData.
Чтобы сделать автосохранение еще чаще, например раз в 1 минуту, не перегружая компьютер, используйте реестр Windows. Отредактируйте в нем значение AutoRecoverDelay в секундах в ветке реестра для версии вашего Excel.
Куда Excel сохраняет файлы автосохранения
Файлы автосохранения Excel сохраняет в специальную папку, путь к которой указан в настройках программы. Это обычно скрытая папка AppData в вашем профиле пользователя.
Например, для Windows 10 и Excel 2016 полный путь будет выглядеть так:
C:\Users\Имя пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\UnsavedFiles
Файлы автосохранения имеют случайные имена с расширением XLSX или XLS. Например, ~WRL2287.tmp. Вы не можете открыть их прямо из Проводника. Доступ к файлам возможен только через сам Excel.
Особое внимание стоит уделить выбору папки автосохранения на съемных носителях или сетевых ресурсах. В такие папки сохранение может не сработать из-за разрыва соединения.
Как найти и восстановить файлы автосохранения в Excel
Если Excel закрылся аварийно, то при следующем запуске программы вы увидите специальное окно "Восстановление документа". В нем будут показаны последние автосохраненные версии файлов. Просто выберите нужную версию и нажмите "Открыть".
Если по каким-то причинам окно восстановления не появилось, можно найти файлы автосохранения вручную:
- Запустите Excel
- Перейдите на вкладку "Файл"
- Выберите "Открыть" и нажмите на ссылку "Восстановить несохраненные книги"
- В открывшейся папке найдите нужные файлы с расширением XLSX и откройте их
Определить актуальную версию помогут дата и время автосохранения. Выберите самый свежий файл и сохраните его под оригинальным именем в нужную папку.
Файлы автосохранения также можно восстановить через Проводник, зная путь к папке автосохранения Excel. Но открыть корректно их получится только из самой программы.
Встроенные функции восстановления Excel обычно позволяют без труда найти последнюю актуальную версию документа.
Как отключить и включить автосохранение для отдельного документа или книги
Иногда бывает нужно отключить автосохранение в Excel только для конкретной книги или листа. Это можно сделать без изменения глобальных настроек программы.
- Откройте нужный документ
- Перейдите на вкладку "Файл"
- Выберите "Свойства" и отметьте пункт "Отключить автосохранение"
- Сохраните документ
После этого автосохранение будет отключено только для данного конкретного файла Excel. Остальные книги по-прежнему будут сохраняться автоматически.
Как полностью отключить автосохранение в Excel
Иногда пользователи отключают автосохранение в Excel навсегда на всем компьютере, чтобы ускорить работу программы или экономить место на диске.
Чтобы полностью отключить эту функцию:
- Запустите Excel
- Перейдите в раздел "Файл - Параметры - Сохранение"
- Снимите галочку напротив пункта "Сохранять сведения об автовосстановлении каждые"
- Нажмите ОК
Однако стоит помнить, что работа без автосохранения несет высокие риски потери данных. Рекомендуется все же использовать эту полезную функцию.
Альтернативы автосохранению Excel на случай сбоя
К сожалению, иногда даже включенное автосохранение в Excel по каким-то причинам не успевает сработать при аварийном закрытии программы.
Что делать, если файл не сохранился и восстановить его не удалось?
- Воспользоваться ручным сохранением данных хотя бы раз в час
- Хранить файлы в облаке, например в OneDrive
- Делать регулярные резервные копии важных данных
Эти способы помогут свести риски потери информации к минимуму даже без автосохранения.
В чем связь автосохранения и восстановления файлов в Excel
Логично предположить, что автосохранение Excel тесно связано с функцией восстановления несохраненных файлов.
Действительно, это дополняющие друг друга механизмы. Но есть и отличия:
- Автосохранение периодически сохраняет текущую версию открытого файла
- Восстановление используется уже после закрытия файла без сохранения
Используйте эти функции вместе, чтобы максимально обезопасить свои данные от потери.
Частые вопросы по использованию автосохранения в Excel
Пользователи Excel часто задают вопросы о тонкостях работы и настройки функции автосохранения. Давайте разберем самые популярные из них.
Где Excel сохраняет мои файлы автосохранения?
Файлы автосохранений располагаются в специальной папке, путь к которой указан в настройках программы. Чаще всего это скрытая папка AppData или UnsavedFiles на вашем компьютере.
Можно ли сделать автосохранение чаще, чем раз в 10 минут?
Да, интервал автосохранения можно уменьшить вплоть до 1 минуты в настройках Excel. Также есть возможность ускорить сохранение через параметры реестра Windows.
Как посмотреть старые версии автосохраненного файла?
Воспользовавшись функцией восстановления несохраненных файлов, можно получить доступ к предыдущим автосохраненным копиям документа.
Можно ли настроить автосохранение сразу в облако?
К сожалению, возможности автоматически сохранять файлы Excel в облако, например, в OneDrive из коробки нет. Придется использовать сторонние решения.
На каком носителе лучше хранить файлы автосохранения?
Рекомендуется использовать внутренний жесткий диск компьютера. От сетевых папок и внешних носителей лучше отказаться – сохранение может не сработать из-за ошибок доступа.
Как видите, у автосохранения есть нюансы, о которых стоит знать, чтобы правильно использовать эту полезную функцию Excel и не потерять данные.
