Материально-техническое снабжение - жизненно важный процесс для любого производственного предприятия. Без своевременной поставки сырья, материалов, запчастей останавливаются технологические линии, простаивает персонал, теряется прибыль. Отдел ОМТС призван обеспечить бесперебойную работу завода, комбината или фабрики. Давайте разберемся с его структурой, задачами и функциями.
Структура и функции ОМТС
ОМТС - это аббревиатура "отдела материально-технического снабжения". Иногда используется также термин МТО - "материально-техническое обеспечение". Это синонимичные названия одного и того же подразделения предприятия.
Основная цель ОМТС - своевременно и бесперебойно обеспечивать производство всеми необходимыми материально-техническими ресурсами для выпуска продукции: сырьем, материалами, комплектующими, запасными частями и так далее.
Для достижения этой цели отдел ОМТС выполняет следующие функции:
- Анализ потребности производства в различных МТР.
- Планирование объемов и графика закупок.
- Выбор надежных поставщиков.
- Заключение выгодных договоров.
- Организация поставок и логистики.
- Приемка и контроль качества поступающих ТМЦ.
- Обеспечение сохранности запасов на складах.
- Соблюдение требуемого уровня запасов.
- Учет, отчетность, анализ эффективности.
ОМТС (расшифровка: отдел материально-технического снабжения) предприятия может быть организован по-разному в зависимости от вида и размера бизнеса. Рассмотрим основные варианты структуры.
По функциональному признаку
Каждая функция ОМТС (закупки, логистика, склад и т.д.) возлагается на отдельную группу специалистов:
- Группа закупок.
- Транспортно-логистическая группа.
- Складская группа.
- Группа нормирования.
- Планово-экономическая группа.
По видам материалов
Создаются подразделения, отвечающие за обеспечение отдельными видами ресурсов:
- Отдел снабжения сырьем.
- Отдел материально-технического снабжения.
- Отдел запасных частей.
Такая специализация позволяет лучше разбираться в ассортименте и рынках конкретных товаров.
Смешанный вариант
Чаще всего применяют комбинированный подход: есть товарные отделы и функциональные службы - плановики, аналитики, бухгалтеры.
Конкретный состав подразделений зависит от масштабов и специфики бизнеса. Для крупного промышленного предприятия типовая структура ОМТС может включать:
- Отдел технического контроля.
- Планово-экономический отдел.
- Склады и транспорт.
- Служба снабжения производства.
- Бухгалтерия.
- Материальные группы по видам МТР (материально-технические ресурсы - расшифровка).
ОМТС тесно взаимодействует с производственно-техническими и финансово-экономическим подразделениям. От слаженной работы всех звеньев зависит результат предприятия в целом.
Далее рассмотрим более детально обязанности основных категорий сотрудников отдела снабжения.
Обязанности сотрудников ОМТС
Рассмотрим детально функционал основных должностей, входящих в штат отдела материально-технического снабжения.
Начальник ОМТС
Во главе отдела стоит начальник ОМТС. Он организует, планирует и контролирует работу всех сотрудников отдела. Как правило, это опытный специалист с высшим профильным образованием.
Основные обязанности начальника ОМТС:
- Анализ потребности производства в МТР.
- Составление планов закупок и графиков поставок.
- Координация работы всего отдела.
- Взаимодействие с другими службами предприятия.
- Отчетность перед руководством о работе ОМТС.
От компетентности и навыков начальника ОМТС зависит эффективность всего отдела снабжения.
Инженер по снабжению
Инженер по снабжению (снабженец) занимается непосредственно закупкой материальных ресурсов. Он является прямым участником всех этапов процесса:
- Анализ рынка поставщиков.
- Проведение тендеров и переговоров.
- Заключение договоров.
- Организация отгрузки партий ТМЦ.
- Приемка и проверка качества поставок.
- Составление отчетности.
От квалификации инженера зависит выбор надежных поставщиков, заключение выгодных контрактов, контроль исполнения обязательств. К его работе предъявляются высокие требования.
Складские сотрудники и водители
Не менее важны в ОМТС складские работники и водители. Они отвечают за доставку, приемку, размещение на складах и выдачу материалов в производство. Это тоже материально ответственные должности.
Успех всего отдела снабжения зависит от слаженной командной работы всех сотрудников и четкого распределения обязанностей между ними.
Документооборот ОМТС
ОМТС ведет большой объем деловой документации. Рассмотрим основные группы документов.
Входящие документы:
- Заявки от подразделений о потребности в МТР.
- Счета и договоры от поставщиков.
- Товарно-транспортные накладные.
- Сертификаты качества на поставляемые ТМЦ.
Исходящие документы:
- Заказы и договоры для поставщиков.
- Платежные поручения.
- Претензии по качеству.
- Отчеты для руководства.
Все документы должны проходить согласование, учет и своевременное исполнение. Для этого в ОМТС организуется четкий документооборот.
