Задолженность неизбежно появляется в учете любой компании. Как быть с просроченной дебиторской задолженностью, если контрагент отказывается платить? В какой момент она считается безнадежной и может быть списана? Ответы на эти важные вопросы вы найдете в нашей статье. Разберемся с порядком списания безнадежных долгов по новым правилам 2024 года. Узнаете, как грамотно провести инвентаризацию, сформировать резерв в налоговом и бухгалтерском учете. Подробный разбор реальных примеров и ситуаций поможет безошибочно ориентироваться в этом вопросе.
Что такое безнадежная дебиторская задолженность
Безнадежная дебиторская задолженность — это сумма денежных средств, которую контрагент (покупатель или заказчик) не смог вернуть компании, и которую не представляется возможным взыскать в силу определенных причин.
Не стоит путать безнадежный долг с сомнительным. Сомнительная задолженность — это долг, не погашенный в сроки, установленные договором, и не обеспеченный никакими гарантиями. То есть сомнительную задолженность все еще можно взыскать, а вот безнадежную — нет.
Критерии отнесения задолженности к безнадежной
Согласно пункту 2 статьи 266 Налогового кодекса РФ, к безнадежной задолженности относятся суммы, по которым:
- истек установленный срок исковой давности;
- организация-должник ликвидирована;
- индивидуальный предприниматель-должник умер либо признан безвестно отсутствующим или умершим;
- суд отказал во взыскании задолженности с должника;
- судебный пристав-исполнитель возвратил исполнительный документ с отметкой о невозможности взыскания.
Случаи, когда дебиторская задолженность не может считаться безнадежной
Бывают ситуации, когда на первый взгляд долг выглядит безнадежным, но списать его в налоговом учете нельзя. Например, когда компания-должник исключена из ЕГРЮЛ по инициативе налоговиков из-за непредставления отчетности и отсутствия движения денежных средств по расчетным счетам.
В таком случае, по мнению Минфина, оснований для списания дебиторской задолженности нет. Следует дождаться истечения трехлетнего срока исковой давности. И только после этого можно будет списать долг в налоговом учете.
Порядок списания безнадежной дебиторской задолженности
Чтобы списать в учете безнадежную задолженность, необходимо:
- Провести инвентаризацию дебиторской задолженности, по итогам которой выявить безнадежные долги.
- Разделить сомнительную задолженность на группы.
- Сформировать резерв по сомнительным долгам в налоговом и бухгалтерском учете.
- Списать безнадежную задолженность за счет резерва.
Рассмотрим подробнее каждый из этих этапов.
Инвентаризация дебиторской задолженности
Инвентаризацию дебиторской задолженности обычно проводят перед составлением годовой отчетности. Однако это можно сделать в любое время — например, по итогам квартала или полугодия.
По результатам инвентаризации оформляют следующие документы:
- инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма No ИНВ-17);
- сличительная ведомость результатов инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма No ИНВ-18);
- акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма No ИНВ-19).
К этим документам прилагаются подтверждающие бухгалтерские документы по сделке с должником.
Разделение сомнительной задолженности на группы
После инвентаризации сомнительную задолженность разделяют на три группы:
| Группа | Срок возникновения задолженности | Доля для резерва |
| 1 | Свыше 90 календарных дней | 100% |
| 2 | От 45 до 90 дней | 50% |
| 3 | До 45 дней | Резерв запрещен |
Формирование резерва по сомнительным долгам
Далее формируется резерв по сомнительным долгам. При этом сумма резерва не должна превышать 10% выручки от реализации за соответствующий период.
Величина резерва относится на внереализационные расходы в налоговом учете. В бухгалтерском учете для отражения резерва используется счет 63 «Резервы по сомнительным долгам».
Списание безнадежной задолженности за счет резерва
Как только задолженность из сомнительной превращается в безнадежную, ее списывают за счет ранее сформированного резерва. Это не приводит к возникновению дополнительных расходов.
В налоговом учете при этом уменьшается величина резерва, а в бухгалтерском используется проводка по дебету счета 63 и кредиту счетов расчетов с дебиторами.
Таким образом, для списания безнадежной дебиторской задолженности нужно четко следовать всем этапам: от инвентаризации до использования резерва. Это позволит избежать ошибок и проблем при проверках.
Списание безнадежной задолженности в налоговом учете без резерва
В налоговом учете есть более простой способ списания безнадежной задолженности - сразу на внереализационные расходы, без формирования резерва по сомнительным долгам.
При этом варианте компания после инвентаризации сразу списывает выявленную безнадежную задолженность на убытки текущего периода. Это упрощает работу бухгалтера.
Однако такой порядок списания безнадежной дебиторской задолженности недоступен для компаний на УСН, которые не могут учитывать ее в составе расходов.
Обязательное формирование резерва в бухгалтерском учете
В отличие от налогового учета, в бухгалтерском учете списание безнадежной дебиторской задолженности без резерва невозможно. Согласно пункту 70 Положения по ведению бухучета, резерв в бухучете обязателен.
Порядок формирования резерва компания разрабатывает самостоятельно и закрепляет в учетной политике.
На практике чаще всего применяют тот же механизм, что и в налоговом учете: инвентаризация, группировка задолженности, отчисления в резерв, списание за счет резерва.
Особенности резерва в бухгалтерском учете
Главное отличие резерва в бухучете от налогового учета заключается в том, что в бухучете в резерв включают любую просроченную задолженность.
А в налоговом учете резерв формируется только по задолженности, связанной с реализацией товаров, работ, услуг. Предоплата и штрафы в резерв НУ не входят.
Списание безнадежной дебиторской задолженности - непростая процедура, требующая соблюдения ряда условий как в налоговом, так и бухгалтерском учете.
Ключевые моменты:
- Провести инвентаризацию и выявить безнадежные долги.
- Разделить сомнительную задолженность на группы.
- Сформировать резерв в пределах ограничения 10% от выручки.
- Списать безнадежную задолженность за счет резерва.
- В бухучете резерв обязателен.
- В бухучет резерв включают все просроченные долги.
Следуя этим правилам, можно избежать ошибок при списании проблемной дебиторской задолженности.
Разделение полномочий при списании дебиторской задолженности
Процедура списания дебиторской задолженности требует вовлечения сотрудников из разных подразделений компании.
Бухгалтер проводит инвентаризацию, готовит первичные документы, отражает операции в учете. Юрист анализирует наличие оснований для признания задолженности безнадежной. Финансовый директор контролирует правильность формирования резервов. А директор утверждает результаты инвентаризации и издает приказ о списании.
Такое разделение полномочий позволяет минимизировать риск ошибок и злоупотреблений при списании дебиторской задолженности.
Нюансы списания задолженности в разных отраслях
Есть отраслевые особенности списания безнадежной дебиторской задолженности.
Для торговых компаний актуально быстрое обесценение товаров. Поэтому им важно своевременно проводить инвентаризацию и списывать задолженность по истечении сроков исковой давности.
В производстве возникает много взаиморасчетов между контрагентами. Здесь важен постоянный мониторинг задолженности и работа с должниками.
А в сфере услуг часто проблематично получить доказательства выполненных работ. Поэтому при инвентаризации нужно тщательно собирать подтверждающие документы.
Спорные ситуации при списании дебиторской задолженности
Бывают неоднозначные ситуации, когда компания и налоговики по-разному трактуют возможность списания долгов.
Например, если у должника нет имущества для взыскания. Или когда исполнительное производство приостановлено в связи с банкротством должника. Или когда договор с должником признан недействительным.
В таких случаях желательно получить разъяснения Минфина и ФНС или оспорить их позицию в суде. Иначе есть риск доначисления налогов и пеней по итогам проверки.
Автоматизация процесса учета и взыскания дебиторской задолженности
Для оптимизации работы с дебиторской задолженностью можно внедрить специальные программы.
Они позволяют автоматически контролировать сроки возникновения и погашения задолженности, просрочки, наступление исковой давности. А также вести претензионную работу, судебное взыскание, формировать резервы в учете.
Использование таких систем существенно упрощает работу с должниками и снижает трудозатраты на учет и взыскание проблемной задолженности.
Меры по снижению рисков возникновения безнадежной задолженности
Лучшее решение проблемы безнадежных долгов - не допускать их появления.
Для этого компании нужно:
- Внимательно проверять новых контрагентов.
- Требовать предоплату от ненадежных клиентов.
- Устанавливать лимиты отсрочек платежа.
- Включать в договоры штрафы за просрочку.
- Регулярно сверять расчеты с контрагентами.
- Своевременно применять меры взыскания.
Такая профилактика поможет минимизировать риски образования безнадежной дебиторской задолженности и избежать сложностей с ее списанием.
Особенности списания задолженности иностранных контрагентов
При работе с иностранными покупателями и поставщиками есть своя специфика списания дебиторской задолженности.
Прежде всего, нужно определить применимое право и исчислять сроки исковой давности по законодательству соответствующего государства.
Также следует учитывать сложности получения информации о зарубежном контрагенте и взыскания задолженности через суды других стран.
Потребуется перевод документов на иностранный язык и апостиль для работы с правоохранительными органами.
Поэтому при работе с иностранцами лучше устанавливать предоплату, авансы и банковские гарантии, чтобы минимизировать риск возникновения безнадежного долга.
Нюансы списания задолженности физических лиц
Если должником является физическое лицо, а не организация, тоже есть особенности.
Например, такие долги нельзя списать по причине ликвидации должника. А в случае смерти нужно получить свидетельство о смерти.
Также сложно доказать, что у гражданина нет имущества для взыскания. Поэтому с физлицами лучше работать с предоплатой.
Спорные моменты при формировании резерва по сомнительным долгам
Нередко бывают разногласия компаний и налоговиков при формировании резервов по сомнительной задолженности.
К примеру, по поводу перечня долгов, включаемых в резерв, документального подтверждения обоснованности резерва, порядка расчета предельной суммы резерва.
Чтобы минимизировать налоговые риски, нужно тщательно соблюдать все требования законодательства и подкреплять свою позицию обоснованными доводами.
Порядок восстановления списанной ранее задолженности
Иногда после списания долга контрагент вдруг его оплачивает. Как быть в таком случае?
Сумму поступившего платежа нужно отразить как внереализационный доход текущего периода. А затем направить налоговикам уточненную декларацию за квартал списания.
В бухучете восстанавливают кредиторскую задолженность или задолженность учредителей по взносам в уставный капитал.
Практические рекомендации по работе с просроченной дебиторской задолженностью
Чтобы снизить риски при списании долгов, рекомендуется:
- Постоянно контролировать сроки оплаты счетов.
- Сразу реагировать на просрочки платежей.
- Вести претензионно-исковую работу.
- Фиксировать переписку и переговоры с должниками.
- Получать подтверждение вручения претензий.
- Не упускать срок исковой давности.
Такая вдумчивая и последовательная работа позволит обоснованно списывать безнадежную задолженность и избегать споров с налоговыми органами.
