Эффективность любого процесса зависит от слаженной работы всех его элементов. Управленческий процесс - не исключение. Давайте разберемся, как сделать его по-настоящему результативным.
Сущность управленческого процесса
Управленческий процесс - это совокупность взаимосвязанных действий и решений, направленных на координацию работы организации для достижения поставленных целей. Ему присущи следующие характеристики:
- Цикличность - повторяемость отдельных фаз сбора и обработки информации, принятия и исполнения решений;
- Непрерывность - управленческий процесс постоянно развивается вместе с компанией;
- Инерционность - запаздывание реакции и корректировки управляющих воздействий;
Таким образом, управленческий процесс носит достаточно сложный характер, что необходимо учитывать при выстраивании системы управления.
Основные элементы управленческого процесса
Управленческий процесс включает в себя три ключевых элемента:
- Управленческий труд менеджеров;
- Предмет и средства этого труда;
- Конечный результат в виде управленческих решений.
Рассмотрим их подробнее.
Управленческий труд и его формы
Выделяют три основные формы управленческого труда:
- Эвристическая - разработка управленческих решений;
- Административная - организация, координация, контроль исполнения;
- Операторная - информационно-техническое обеспечение.
Каждая из этих форм играет важную роль в общем процессе управления.
Предмет и средства управленческого труда
Предметом управленческого труда является информация. На входе она поступает в "сыром" виде, на выходе - в форме конкретных управленческих решений.
Основные средства, используемые в управленческом процессе:
- Технические устройства для работы с информацией;
- Оргтехника для документооборота;
- Средства связи и коммуникаций.
Без соответствующего инструментария процесс управления не может быть эффективным.
Документы как основной носитель управленческой информации
Основным носителем управленческой информации традиционно выступают документы. Их самостоятельное существование иногда приводит к чрезмерной формализации управленческого процесса и затрудняет оперативное реагирование на изменение ситуации.
В то же время накопленные решения формируют организационный порядок, позволяющий автоматизировать отдельные рутинные процедуры.
Таким образом, документооборот должен поддерживать, а не тормозить эффективность процесса управления.
Управленческие работы и операции
Любая управленческая деятельность состоит из отдельных взаимосвязанных работ и операций. Их можно классифицировать следующим образом:
- По степени сложности: Творческие; Логические; Технические.
- По исполнителям: Руководители; Специалисты; Технические исполнители.
- По характеру: Разработка решений; Организация исполнения; Информационно-техническое обеспечение.
Как видно из классификации, управленческий труд может носить творческий или чисто технический характер. Его сложность определяется масштабом и разнообразием решаемых задач, высокой степенью ответственности и необходимостью быстрого реагирования на изменяющиеся условия.
Управленческие процедуры и технологии
Для повышения эффективности управленческого процесса большое значение имеет четкая регламентация процедур и применение передовых технологий управления.
Понятие процедуры и ее назначение
Управленческая процедура - это заранее определенная последовательность действий и операций при решении тех или иных задач.
Основные цели внедрения процедур:
- Стандартизация и упорядочивание
процесса управления; - Снижение трудозатрат;
- Повышение исполнительской дисциплины.
Основные технологии управления
Существует несколько базовых технологий организации управленческого процесса:
- Линейная;
- Разветвленная;
- По отклонениям;
- По ситуации;
- По результатам.
Их применение зависит от конкретных условий и решаемых задач.
Критерии эффективности процедур и технологий
Эффективная управленческая технология должна отвечать следующим критериям:
- Простота и минимальная трудоемкость;
- Гибкость и адаптивность;
- Высокая скорость принятия решений.
Основные проблемы современного управленческого процесса
Несмотря на накопленный опыт, процессу управления во многих компаниях по-прежнему присущи определенные недостатки, снижающие его эффективность:
- Чрезмерная формализация и бюрократизация;
- Недостаточная гибкость и медленная адаптация к переменам;
- Большие временные задержки в принятии и исполнении решений.
Данные факторы ограничивают возможности организации по своевременному реагированию на вызовы внешней среды.
Пути оптимизации управленческого процесса
Чтобы избавиться от выявленных недостатков, необходим комплекс мер по оптимизации управленческого процесса. Основные направления работы:
- Внедрение гибких технологий управления;
- Сокращение времени принятия решений;
- Поиск баланса между стабильностью и изменчивостью.
Автоматизация управленческих процедур
Мощным инструментом повышения эффективности управленческого процесса является его автоматизация с помощью современных информационных технологий.
Преимущества автоматизации
Автоматизация позволяет добиться следующих улучшений управленческого процесса:
- Сокращение рутинных операций;
- Ускорение обработки данных;
- Снижение риска ошибок;
- Повышение доступности информации.
Основные этапы внедрения
При автоматизации процесса управления можно выделить следующие ключевые шаги:
- Анализ существующих процедур;
- Выбор программного обеспечения;
- Настройка системы под нужды компании;
- Обучение персонала;
- Опытная эксплуатация и тестирование;
- Запуск в промышленную эксплуатацию.
Риски и ограничения
При всей привлекательности идеи, есть и определенные подводные камни на пути автоматизации управленческих процессов:
- Высокие начальные затраты;
- Сложность интеграции разрозненных систем;
- Сопротивление персонала изменениям;
- Невозможность формализации некоторых задач.
Критерии успеха проекта
Чтобы избежать типичных ошибок, важно четко определить критерии успеха и ориентироваться на них на всех стадиях реализации проекта по автоматизации управленческих процессов:
- Достижение целевых показателей эффективности;
- Окупаемость инвестиций в течение 1-3 лет;
- Удовлетворенность конечных пользователей.
Непрерывное совершенствование управленческого процесса
Любые преобразования не приносят долговременного эффекта без постоянной работы по улучшению системы управления на регулярной основе.
Важность обратной связи
Ключевым элементом совершенствования управленческого процесса является наличие эффективных каналов обратной связи - как от рядовых сотрудников, так и от внешних клиентов и партнеров.
Это позволяет оперативно выявлять узкие места и недоработки системы управления на всех уровнях.
Анализ эффективности на регулярной основе
Не менее важно проводить периодический аудит управленческих процессов с точки зрения их результативности, затрат и длительности.
Это дает объективную информацию для принятия обоснованных решений по оптимизации и реорганизации системы управления.
Поиск и реализация резервов повышения эффективности
По итогам аудита и анализа обратной связи нужно разрабатывать конкретные мероприятия по совершенствованию управленческих процессов.
Это могут быть как локальные улучшения отдельных процедур, так и масштабные программы развития всей системы менеджмента в компании.
Создание специальной рабочей группы
Для обеспечения системности работ в этом направлении целесообразно сформировать специальную группу или даже отдел, ответственный за непрерывную оптимизацию процессов управления.
Регулярный мониторинг и актуализация всех регламентов
Важно следить за тем, чтобы действующие положения, регламенты, стандарты и другая нормативная документация по процессам управления регулярно анализировались и при необходимости своевременно обновлялись.
Развитие системы управления знаниями
Значение корпоративных знаний для эффективности управления
Накопленные знания, опыт и компетенции сотрудников компании играют ключевую роль в обеспечении высокого качества управленческих процессов.
Чем больше в организации специалистов, владеющих передовыми методами менеджмента, тем выше вероятность принятия эффективных управленческих решений.
Механизмы выявления и сохранения лучших управленческих практик
Для того чтобы лучший опыт не терялся, а эффективно тиражировался в масштабах всей компании, необходимы специальные механизмы работы с корпоративными знаниями в сфере управленческих процессов.
К их числу можно отнести: базы знаний, форумы, кейсы, мастер-классы, наставничество.
Стимулирование обмена опытом
Нужно мотивировать сотрудников делиться с коллегами своими наработками в совершенствовании тех или иных процессов управления, внедрении передовых методов и инструментов менеджмента.
Для этого можно использовать как материальные, так и нематериальные стимулы.
Интеграция знаний в корпоративную культуру
Не менее важно внедрить полученные знания в повседневную практику всех подразделений и сотрудников, сделать их частью корпоративной культуры компании.
Регулярная оценка и обновление знаний
Наконец, нужны процедуры регулярного аудита актуальности имеющихся в компании знаний об управленческих процессах и лучших практиках в этой сфере. Устаревшие представления должны оперативно пересматриваться.
