Унифицированные формы документов необходимы для оптимизации документооборота в организациях. Классификатор ОКУД содержит образцы наиболее распространенных бланков и устанавливает правила их оформления.
Применение типовых форм позволяет структурировать информационные потоки в управлении предприятием. Каждому документу присваивается код по ОКУД для идентификации.
Зачем нужен классификатор ОКУД
Классификатор ОКУД (общероссийский классификатор управленческой документации) был введен в действие в середине 1990-х годов с целью упорядочения документооборота в организациях. До этого каждая организация использовала собственные формы документов, что затрудняло взаимодействие между компаниями. Введение ОКУД позволило унифицировать бланки и формы документов, присвоив каждому уникальный код.
Благодаря ОКУД были достигнуты следующие цели:
- Сокращение количества используемых форм документов, исключение нестандартизированных форм
- Исключение дублирования информации в разных документах
- Оптимизация документооборота между организациями и госорганами
- Контроль содержания и структуры унифицированных форм
Таким образом, классификатор ОКУД позволяет упорядочить информационные потоки, облегчает взаимодействие между компаниями. Коды ОКУД содержатся в унифицированных формах документов.
Как определить код формы документа по ОКУД
Код формы документа по ОКУД можно определить несколькими способами:
- Посмотреть непосредственно на бланке документа. Как правило, код ОКУД указывается в правом верхнем углу формы.
- Найти нужную форму документа в Приложениях к приказу Росстандарта, которым был утвержден классификатор ОКУД. Там приведены образцы унифицированных форм и их коды.
- Воспользоваться электронным вариантом классификатора ОКУД. Там можно найти форму документа по коду или наоборот.
- Обратиться к Постановлению Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299 «Об утверждении Общероссийского классификатора управленческой документации», где приведены коды наиболее распространенных форм документов.
Таким образом, код ОКУД можно найти как на самом бланке документа, так и в нормативных документах, регламентирующих применение классификатора. Это позволяет определить код для любой стандартизированной формы, используемой в документообороте организаций.
Правила заполнения типовых бланков
При заполнении унифицированных форм документов, имеющих коды ОКУД, необходимо придерживаться следующих основных правил:
- Заполнять реквизиты в соответствии с указаниями в образце формы документа.
- Указывать наименование организации (индивидуального предпринимателя) без сокращений в именительном падеже.
- Заполнять все обязательные реквизиты, предусмотренные формой.
- Не допускать исправлений или зачеркиваний при заполнении.
Кроме того, при работе с типовыми бланками необходимо учитывать следующее:
- Реквизиты заполняются разборчиво от руки печатными буквами или с использованием технических средств.
- Не разрешается заполнять формы карандашом.
- Допускается использовать уменьшенные формы документов, но размер шрифта должен быть не менее No 10-12.
- Дата проставляется арабскими цифрами в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год.
Таким образом, корректное заполнение типовых форм документов с кодами ОКУД позволяет обеспечить достоверность и полноту информации, содержащейся в документах, а также упростить их обработку и хранение.
Примеры документов с кодами ОКУД
Рассмотрим на конкретных примерах, как выглядят некоторые распространенные унифицированные формы документов с кодами ОКУД.
Приказ о приеме на работу
Форма приказа о приеме на работу имеет код ОКУД 0306001. В правом верхнем углу бланка приказа указывается его наименование, дата утверждения и код:
Пример кода ОКУД на бланке приказа о приеме на работу - Код ОКУД 0306001 в правом верхнем углу бланка
Накладная на отпуск материалов на сторону
Форма накладной на отпуск материалов на сторону имеет код ОКУД 0504205. В правом верхнем углу бланка накладной указывается ее наименование, дата утверждения и код:
Пример кода ОКУД на бланке накладной на отпуск материалов - Код ОКУД 0504205 в правом верхнем углу бланка
Авансовый отчет
Форма авансового отчета имеет код ОКУД 0504401. В правом верхнем углу бланка авансового отчета указывается его наименование, дата утверждения и код:
Пример кода ОКУД на бланке авансового отчета - Код ОКУД 0504401 в правом верхнем углу бланка
Таким образом, на приведенных примерах видно, что код ОКУД является обязательным реквизитом унифицированных форм документов и проставляется в установленном месте на бланке.
