Кодекс корпоративной этики - это внутренний документ компании, регулирующий этические нормы поведения ее сотрудников. Он помогает сформировать единые морально-этические ценности в коллективе, предотвратить коррупцию и конфликты интересов.
Кодекс корпоративной этики важен для создания здорового морально-психологического климата в компании. Он повышает лояльность сотрудников, формирует корпоративную культуру и положительный имидж бренда.
Что входит в кодекс корпоративной этики
Кодекс корпоративной этики представляет собой документ, в котором закреплены этические нормы и правила поведения сотрудников организации. Он позволяет установить общие ценности компании, принципы взаимодействия сотрудников и руководства, правила работы с клиентами и партнерами.
В кодекс корпоративной этики обычно включают следующие разделы:
- Миссия и ценности компании – описание основополагающих принципов и этических норм бизнеса.
- Правила и нормы поведения сотрудников – описание стандартов поведения в коллективе, коммуникаций, внешнего вида.
- Взаимодействие с клиентами и партнерами - правила работы с внешними контрагентами.
- Конфиденциальность и информационная безопасность – правила работы с внутренней информацией.
- Конфликт интересов – описание ситуаций конфликта интересов и правил их урегулирования.
Также в кодекс могут быть включены разделы об ответственности за нарушение кодекса, порядке ознакомления сотрудников с кодексом, процедурах актуализации документа. Кодекс корпоративной этики помогает сформировать единые «правила игры» внутри компании, что способствует повышению лояльности сотрудников и улучшению имиджа компании.
Основные разделы кодекса корпоративной этики
Кодекс корпоративной этики обычно включает в себя следующие основные разделы:
- Введение. Здесь обозначается цель создания кодекса, его задачи и сфера действия. Также может содержаться информация о том, на какие целевые группы распространяются нормы кодекса (сотрудники, руководство, партнеры и т.д.).
- Миссия и ценности компании. Этот раздел содержит информацию о миссии компании, ее стратегических целях, основных ценностях и принципах, которыми руководствуется бизнес. Ценности могут включать честность, порядочность, уважение к людям, заботу об окружающей среде, стремление к инновациям и т.д.
- Этические принципы и нормы поведения сотрудников. Здесь прописываются основные этические нормы, которым должны следовать работники - справедливость, добросовестность, вежливость, толерантность и т.п. Также могут описываться принципы коммуникации в коллективе, корпоративный стиль одежды, правила использования корпоративной символики.
- Взаимоотношения с клиентами и партнерами. В этом разделе прописываются этические нормы взаимодействия с внешними контрагентами - принципы честности, прозрачности, недопустимости конфликта интересов, соблюдения договорных обязательств и т.д.
- Конфиденциальность и безопасность информации. Здесь регламентируется работа сотрудников с внутренней информацией компании, в том числе персональными данными клиентов и коммерческой тайной. Прописываются правила соблюдения конфиденциальности, хранения и передачи данных.
- Конфликт интересов. В этом разделе описываются типичные ситуации конфликта интересов, могущие возникнуть в деятельности компании, и способы их предотвращения и урегулирования в соответствии с законодательством.
- Борьба со взяточничеством и коррупцией. Здесь формулируется политика компании в отношении любых коррупционных действий, запрет на взяточничество. Также могут описываться способы выявления и предотвращения коррупции.
- Корпоративная социальная ответственность. В этом разделе описывается политика компании в области охраны окружающей среды, благотворительности, поддержки местных сообществ и других социальных инициатив.
Перечисленные выше разделы являются типовыми для большинства кодексов корпоративной этики. В зависимости от специфики деятельности компании кодекс может дополняться и другими разделами.
Этические нормы и ценности компании
Одним из важнейших разделов кодекса корпоративной этики является определение этических норм и ценностей компании. Этот раздел позволяет сформулировать основополагающие моральные принципы, которыми должны руководствоваться сотрудники.
К этическим нормам обычно относят:
- Честность и порядочность в деловых отношениях.
- Соблюдение законодательства и локальных нормативных актов компании.
- Уважение и терпимость к коллегам и партнерам вне зависимости от их пола, расы, национальности, вероисповедания.
- Запрет на использование служебного положения в личных целях.
- Недопустимость сексуальных домогательств и дискриминации на рабочем месте.
- Нетерпимость к любым проявлениям коррупции, взяточничества, мошенничества.
Ценности компании - это то, что является приоритетом в ее деятельности. Типичный набор корпоративных ценностей:
- Ориентация на клиента.
- Качество продукции и услуг.
- Инновации и креативность.
- Командный дух и сотрудничество.
- Социальная и экологическая ответственность.
- Профессиональное развитие сотрудников.
Прописывая этические нормы и ценности в кодексе корпоративной этики, компания демонстрирует, что ее деятельность основана не только на стремлении к прибыли, но и на приверженности определенным моральным принципам. Это повышает доверие со стороны сотрудников, партнеров и клиентов.
Правила взаимодействия сотрудников и руководства
В кодексе корпоративной этики важно прописать правила и нормы взаимодействия в коллективе, особенно между сотрудниками и руководством.
Для рядовых сотрудников могут быть установлены следующие правила:
- Проявлять уважение к руководителям и коллегам вне зависимости от их должности и статуса.
- Добросовестно выполнять свои должностные обязанности.
- Следовать корпоративной иерархии и субординации.
- Не допускать необоснованной критики руководства.
- Воздерживаться от интриг и распространения слухов.
Для руководителей могут быть установлены такие правила, как:
- Относиться к подчиненным с уважением, не допускать унижения их достоинства.
- Быть для подчиненных образцом профессионализма и этичного поведения.
- Делегировать полномочия и предоставлять возможности для профессионального роста сотрудников.
- Учитывать мнение коллектива при принятии управленческих решений.
- Соблюдать субординацию при взаимодействии с вышестоящим руководством.
Также целесообразно включить пункты, регламентирующие порядок разрешения конфликтных ситуаций между сотрудниками и руководителями. Четкие правила поведения позволяют формировать в коллективе атмосферу доверия, взаимоуважения и конструктивного сотрудничества.
Правила общения с клиентами и партнерами
Важной составляющей кодекса корпоративной этики являются правила и нормы взаимодействия с внешними контрагентами - клиентами, покупателями, заказчиками, поставщиками, подрядчиками, инвесторами и другими партнерами.
Для сотрудников, непосредственно взаимодействующих с внешними контрагентами, рекомендуется установить следующие правила:
- Относиться к клиентам и партнерам с уважением, доброжелательностью и пониманием.
- Оказывать компетентную помощь и поддержку, предоставлять полную и достоверную информацию.
- Соблюдать обещания и договоренности, не допускать нарушения обязательств.
- Не разглашать конфиденциальную информацию о клиентах и партнерах.
- В случае возникновения разногласий стремиться к конструктивному и взаимовыгодному решению.
Для представителей руководства, участвующих в переговорах и заключении сделок, правила могут включать:
- Принимать обоснованные и справедливые решения, не допуская предвзятости.
- Избегать конфликта интересов, предварительно раскрывать личную заинтересованность.
- Не использовать служебное положение для получения личной выгоды от сделки.
- Не допускать неэтичных способов ведения переговоров (обман, манипулирование фактами).
- Строго соблюдать антикоррупционную политику компании.
Таким образом, кодекс корпоративной этики позволяет установить этические «рамки» для взаимовыгодного сотрудничества компании с внешними партнерами, что способствует укреплению репутации и повышению лояльности клиентов.
Политика конфиденциальности и безопасности
В кодексе корпоративной этики важно закрепить правила работы сотрудников с конфиденциальной информацией компании. Это позволяет обеспечить информационную безопасность бизнеса.
Для рядовых сотрудников могут быть установлены следующие правила:
- Не разглашать и не использовать в личных целях инсайдерскую информацию и коммерческую тайну.
- Не передавать пароли и ключи доступа к конфиденциальной информации сторонним лицам.
- Хранить и передавать персональные данные клиентов и сотрудников строго в соответствии с установленным порядком.
- Немедленно сообщать о попытках посторонних лиц получить конфиденциальную информацию.
Для руководителей могут быть установлены такие правила, как:
- Ограничивать доступ подчиненных к информации, не относящейся к их компетенции.
- Контролировать соблюдение правил информационной безопасности в курируемых подразделениях.
- Обеспечивать защиту и хранение конфиденциальной информации в соответствии с требованиями законодательства и локальных нормативных актов.
Таким образом, кодекс корпоративной этики помогает защитить ценную информацию компании от утечки и несанкционированного использования.
Антикоррупционная политика компании
В кодексе корпоративной этики важно закрепить антикоррупционную политику компании. Это позволяет минимизировать риски вовлечения бизнеса в коррупционную деятельность.
Для всех сотрудников должны быть установлены следующие правила:
- Не допускать дачу и получение взяток, коммерческий подкуп, посредничество во взяточничестве.
- Воздерживаться от предложений и получения подарков и услуг от деловых партнеров, которые могут повлиять на принятие решений.
- Избегать конфликта интересов и самоотводиться от принятия решений в случае его возникновения.
- Не использовать связи в государственных органах для получения выгоды компанией.
Для руководителей также устанавливаются правила:
- Быть примером этичного поведения для подчиненных.
- Осуществлять контроль за соблюдением антикоррупционных норм в курируемых подразделениях.
- Своевременно выявлять и устранять причины коррупции в компании.
Антикоррупционные нормы в кодексе корпоративной этики позволяют сформировать нетерпимое отношение к коррупции в коллективе и минимизировать риски вовлечения компании в коррупционную деятельность.
Правила соблюдения корпоративного стиля
Корпоративный стиль - это набор правил и стандартов, которые определяют внешний вид и поведение компании. Соблюдение корпоративного стиля важно для формирования положительного имиджа компании и узнаваемости бренда.
- В кодексе корпоративной этики должны быть прописаны основные требования к внешнему виду сотрудников - деловой стиль одежды, аккуратная прическа, отсутствие вызывающих деталей.
- Необходимо установить стандарты поведения сотрудников - приветствие посетителей, этикет телефонных переговоров, культура речи.
Важная часть корпоративного стиля - фирменный стиль, включающий логотип, цветовую гамму, шрифты. Фирменный стиль должен присутствовать на сайте компании, визитках, бланках, оформлении офиса.
| Элемент корпоративного стиля | Пример |
| Дресс-код | Деловой костюм, пиджак и брюки |
| Речевой этикет | Обращение к клиентам на «Вы» |
Сотрудники обязаны придерживаться корпоративного стиля. Его нарушение может повлечь дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
Конфликт интересов и личная заинтересованность
Конфликт интересов возникает, когда личная заинтересованность работника влияет или может повлиять на объективное исполнение им должностных обязанностей.
Типичные ситуации конфликта интересов:
- Работник получает подарки и услуги от поставщика, который участвует в тендере компании.
- Руководитель отдела продаж берет в свой отдел родственника, не обладающего необходимой квалификацией.
Для предотвращения и урегулирования конфликта интересов в кодексе корпоративной этики должны быть:
- Правила о недопустимости получения подарков.
- Требования о раскрытии информации о возможной личной заинтересованности.
- Порядок урегулирования выявленного конфликта интересов.
Подарки и иные знаки внимания сотрудникам
Получение сотрудниками подарков и иных знаков внимания может привести к возникновению конфликта интересов и скомпрометировать компанию.
В кодексе корпоративной этики целесообразно:
- Установить денежную стоимость, превышение которой делает подарок недопустимым.
- Ввести требование о декларировании всех подарков выше определенной стоимости.
- Запретить подарки государственным служащим и должностным лицам.
Кодекс этики может содержать правила о возможности обмена скромными корпоративными сувенирами на официальных мероприятиях.
Нарушение правил о подарках должно караться дисциплинарными взысканиями вплоть до увольнения по инициативе администрации.
Ответственность за нарушение кодекса этики
Для обеспечения соблюдения положений кодекса корпоративной этики необходимо предусмотреть меры ответственности за его нарушение.
В кодексе следует прописать, что его несоблюдение влечет применение к нарушителям мер дисциплинарного взыскания.
В зависимости от тяжести проступка меры ответственности могут включать:
- Замечание
- Выговор
- Лишение премии
В случае грубого или неоднократного нарушения возможно увольнение работника по инициативе администрации.
Как внедрить кодекс корпоративной этики в компании
Для успешного внедрения кодекса корпоративной этики необходимо:
- Сформировать рабочую группу, куда должны войти представители разных подразделений и уровней управления.
- Провести аудит существующих этических проблем в компании. Это поможет учесть специфику бизнеса при разработке кодекса.
- Разработать проект документа с участием рабочей группы, обсудить и доработать его.
- Получить одобрение и подпись руководства компании под финальной версией кодекса корпоративной этики.
После утверждения кодекс необходимо довести до сведения всех сотрудников компании с оформлением листов ознакомления.
В дальнейшем следует периодически актуализировать положения кодекса с учетом изменений законодательства, практики бизнеса и корпоративной культуры.
Обучение сотрудников и ознакомление с кодексом
Для обеспечения соблюдения положений кодекса корпоративной этики все сотрудники компании должны быть с ним ознакомлены под подпись.
Помимо первоначального ознакомления, необходимо проводить периодическое обучение сотрудников по вопросам этики и профилактики коррупционных нарушений. Формы обучения:
- Лекции и тренинги по корпоративной этике для отдельных подразделений.
- Рассылка информационных писем об изменениях в кодексе корпоративной этики.
- Тестирование и анкетирование сотрудников на предмет знания и понимания этических норм компании.
- Разбор практических ситуаций и кейсов по применению кодекса этики.
Обучение позволит сотрудникам глубже усвоить этические ценности и нормы, принятые в компании.
Контроль за соблюдением кодекса этики
Эффективный контроль за соблюдением кодекса корпоративной этики является важной составляющей процесса внедрения этики в компании. Контроль позволяет выявить нарушения, принять меры по их устранению и предотвратить в будущем.
Система контроля включает следующие элементы:
- Мониторинг сотрудниками своего поведения и поведения коллег на соответствие нормам этики;
- Анализ обращений от клиентов и контрагентов о фактах неэтичного поведения работников компании;
Регулярно проводятся«внутренние проверки и аудиты» с целью оценки эффективности системы этических норм. Такие проверки могут быть плановыми либо инициированы в связи с поступившими жалобами.
Меры реагирования на нарушения кодекса корпоративной этики зависят от степени тяжести, частоты и обстоятельств. К мерам реагирования относятся:
- Устное предупреждение от непосредственного руководителя или представителя HR-отдела
- Письменное предупреждение
- Проведение служебного расследования
- Лишение премии
Более серьезные нарушения этических норм могут повлечь за собой административные санкции вплоть до увольнения. Также возможно обращение в компетентные государственные органы.
Таким образом, эффективность кодекса корпоративной этики во многом зависит от налаживания постоянного контроля со стороны руководства и регулярного информирования сотрудников о важности соблюдения его положений.
Актуализация кодекса корпоративной этики
Кодекс корпоративной этики - это не статичный документ. Чтобы он оставался эффективным инструментом, необходимо регулярно проводить его актуализацию.
Актуализация кодекса корпоративной этики проводится в следующих случаях:
- Изменение законодательства, введение новых требований и стандартов в области этики и корпоративной культуры
- Изменение структуры или стратегии развития компании
- Значительное расширение или сокращение компании (слияния, поглощения, массовые увольнения и т.д.)
- Существенное изменение характера работы, внедрение новых технологий
- Выявление в «кодексе» неактуальных норм или появление в компании новых этических проблем, не отраженных в «кодексе»
Процесс актуализации кодекса корпоративной этики включает следующие этапы:
- Анализ кодекса на предмет соответствия текущим целям, задачам и вызовам, стоящим перед компанией, а также действующему законодательству
- Сбор предложений по изменению и дополнению кодекса от структурных подразделений компании
- Обработка поступивших предложений», оценка целесообразности их включения в «кодекс
- Подготовка проекта обновленной редакции» или изменений к кодексу
- Согласование проекта обновлений с руководителями подразделений
- Утверждение новой редакции кодекса или поправок к нему руководством компании
- Информирование сотрудников о произошедших изменениях, проведение дополнительных инструктажей и тренингов по обновленным этическим правилам и нормам
Работа по актуализации кодекса должна носить плановый характер. Рекомендуется анализировать кодекс корпоративной этики на предмет необходимости обновления не реже одного раза в 2-3 года.
Также в оперативном порядке вносятся правки при выявлении явных пробелов и устаревших норм. В особо важных случаях (значительные изменения в компании) кодекс может обновляться в сжатые сроки по решению руководства.
Помимо внесения изменений следует периодически повторять общие инструктажи и обучение по кодексу корпоративной этики для всех работников компании - как вновь принятых, так и уже работающих. Это позволит обеспечить непрерывность соблюдения его положений на практике.
