Что такое протокол собрания. Правила и требования к оформлению

Необходимость документального подтверждения принятых решений нужна в ситуациях, когда они принимаются коллегиально. Наиболее часто для фиксации хода события применяется такой вид записи данных, как протокол.

протокол собрания
Слово "протокол" имеет несколько значений - это может быть и установленный порядок действий в определенной ситуации, и должным образом оформленный официальный документ, содержащий в себе данные о последовательном ходе обсуждения, прениях и принятии решений на заседаниях и совещаниях, конференциях и собраниях. Необходимо учитывать, что он имеет несколько форм, различных по своему назначению. Протокол собрания жильцов является документом несколько иной категории, чем, например, протокол следственных органов или иной надзорной инстанции.

протокол собрания жильцов
Совещания постоянных/временных коллегиальных сообществ (комитетов, собрания акционеров, жильцов, совета директоров) подлежат обязательному документированию. В зависимости от решения, принятого председателем организации или группы, протокол собрания может вестись в полном (доскональная запись выступлений, прений, вопросов и ответов) или сокращенном виде. Как правило, во время заседания секретарь или иное ответственное лицо ведет запись всего происходящего, собирает сопутствующие материалы, предоставленные участниками, а после сводит их в единый документ.

Что касается требований к этой официальной бумаге, то они обозначены в государственном стандарте, регламентирующем верный порядок оформления. Так, в протоколе собрания собственников жильцов или представителей иных групп и организаций, помимо названия самого документа и организации, даты проведения мероприятия и повестки дня, обязательно указываются данные о председателе, секретаре и присутствующих участниках.

Кратко схема изложения информации выглядит следующим образом: слушали – выступил(и) – решили/постановили. Достоверность изложенных данных визируется подписью председателя и секретаря. При необходимости, участники заседания могут получить как полную копию протокола собрания, так и выписку из какой-либо его части.

Некоторые нюансы по информационным данным носит документ, отражающий течение коллективных совещаний населения, проживающего в многоквартирных домах. В этом случае в протокол собрания собственников жилья обязательно вносят данные о форме мероприятия (собственно сбор людей или заочное голосование по вопросам повестки дня), фактическом адресе и площади указанного отдельностоящего объекта, количестве присутствующих и принадлежащих им голосов.

протокол собрания собственников жилья
Кроме этого, обязательным приложением к документу является пофамильный список участников (или их представителей) с указанием номера квартиры, находящейся во владении. В случае если мнение жильцов было получено заочно, то в дополнительном перечне должны быть указаны не только данные о человеке, но и о его решениях по всем вопросам повестки дня. Также он должен включать в себя и сведения о документе, подтверждающим право собственности или обладания конкретным помещением в составе дома, а также воля каждого гражданина по пунктам, обозначенным в повестке дня в понятных и принятых формах (согласен, не согласен, воздержался). Только при этом условии протокол собрания жильцов будет иметь юридическую силу.

Статья закончилась. Вопросы остались?
Подписаться
Я хочу получать
Правила публикации
Следят за новыми комментариями — 5
Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.