Необходимость документального подтверждения принятых решений нужна в ситуациях, когда они принимаются коллегиально. Наиболее часто для фиксации хода события применяется такой вид записи данных, как протокол.
Слово "протокол" имеет несколько значений - это может быть и установленный порядок действий в определенной ситуации, и должным образом оформленный официальный документ, содержащий в себе данные о последовательном ходе обсуждения, прениях и принятии решений на заседаниях и совещаниях, конференциях и собраниях. Необходимо учитывать, что он имеет несколько форм, различных по своему назначению. Протокол собрания жильцов является документом несколько иной категории, чем, например, протокол следственных органов или иной
надзорной инстанции.Совещания постоянных/временных коллегиальных сообществ (комитетов, собрания акционеров, жильцов, совета директоров) подлежат обязательному документированию. В зависимости от решения, принятого председателем организации или группы, протокол собрания может вестись в полном (доскональная запись выступлений, прений, вопросов и ответов) или сокращенном виде. Как правило, во время заседания секретарь или иное ответственное лицо ведет запись всего происходящего, собирает сопутствующие материалы, предоставленные участниками, а после сводит их в единый документ.
Что касается требований к этой официальной бумаге, то они обозначены в государственном стандарте, регламентирующем верный порядок оформления. Так, в протоколе собрания собственников жильцов или представителей иных групп и организаций, помимо названия самого документа и организации, даты проведения мероприятия и повестки дня, обязательно указываются данные о председателе, секретаре и присутствующих участниках.
Кратко схема изложения информации выглядит следующим образом: слушали – выступил(и) – решили/постановили. Достоверность изложенных данных визируется подписью председателя и секретаря. При необходимости, участники заседания могут получить как полную копию протокола собрания, так и выписку из какой-либо его части.
Некоторые нюансы по информационным данным носит документ, отражающий течение коллективных совещаний населения, проживающего в многоквартирных домах. В этом случае в протокол собрания собственников жилья обязательно вносят данные о форме мероприятия (собственно сбор людей или заочное голосование по вопросам повестки дня), фактическом адресе и площади указанного отдельностоящего объекта, количестве присутствующих и принадлежащих им голосов.
Кроме этого, обязательным приложением к документу является пофамильный список участников (или их представителей) с указанием номера квартиры, находящейся во владении. В случае если мнение жильцов было получено заочно, то в дополнительном перечне должны быть указаны не только данные о человеке, но и о его решениях по всем вопросам повестки дня. Также он должен включать в себя и сведения о документе, подтверждающим право собственности или обладания конкретным помещением в составе дома, а также воля каждого гражданина по пунктам, обозначенным в повестке дня в понятных и принятых формах (согласен, не согласен, воздержался). Только при этом условии протокол собрания жильцов будет иметь юридическую силу.
