Положение об отделе кадров. Структура и функции отдела кадров

Отдел кадров - одно из важнейших структурных подразделений каждой организации. Его работа должна быть четкой и слаженной. Помогает достичь этого регламентирующий документ - положение об отделе кадров. В статье мы отразим его основные пункты, а также разберем структуру, задачи, функции, ответственность и виды взаимодействия самого подразделения.

Общие положения

Главные предписания положения об отделе кадров следующие:

1. Объект разговора (отдел кадров) - самостоятельное структурное ответвление организации.
2. Создание и ликвидация отдела - по приказу директора компании.
3. Подразделение подчиняется непосредственно директору структуры.
4. Начальник отдела кадров - руководитель данного ответвления. Управленцем также допустимо назначать зам. директора по персоналу.
5. У начальника отдела кадров может быть n-ое число заместителей.
6. Обязанности между "замами" распределяются главным конструктором предприятия.
7. Как заместители, так и другие сотрудники отдела назначаются и снимаются с должности по представлению глав. конструктора директором.
8. В своей работе структурное подразделение должно руководствоваться уставом организации, данным положением об отделе кадров и иными локальными нормативными актами.
   

Структура

Теперь важная информация о структуре данного ответвления. Это следующие пункты:

1. Как численность работников отдела кадров, так и его структуру утверждает директор компании, опираясь на особенности деятельности организации. Предложения исходят от технического директора и главного конструктора. Решение согласуется с подразделением организации труда, з/п.
2. Отдел расчленяется внутри себя на группы, бюро, лаборатории. Это подразделения учета, приема, увольнения, работы с трудящимися.
3. Начальник отдела утверждает положения о данных группах, бюро и проч. Распределение обязанностей между их сотрудниками - прерогатива руководителей данных подразделений, зам. начальника кадрового отдела.

Вектор цели

Основные задачи отдела кадров следующие:

1. Набор, подготовка, расстановка трудящихся.
2. Изучение деловых и психологических качеств персонала в отношении трудовой деятельности.
3. Создание резервов для будущего выдвижения кадров на материально ответственные, руководящие должности.
4. Как организация, так и проведение обучения, повышения квалификации персонала.
5. Учет сотрудников.
6. Обеспечение гарантий, льгот и прав работников организации.
   

Функции отдела кадров

Перейдем теперь к самому распространенному подзаголовку. Функции отдела кадров следующие:

1. Разработка кадровой стратегии и политики компании.
2. Как прогнозирование, так и определение текущей потребности в кадрах. Ее удовлетворение путем изучения рынков труда.
3. Комплектование кадров рабочими, служащими, специалистами определенных профессий, квалификаций, основываясь на профиль, стратегию и цели компании, а также на изменяющиеся под влиянием внутренних и внешних факторов направления ее деятельности.
4. Создание и ведение базы данных о качественном и количественном составе сотрудников.
5. Подбор и отбор работников совместно с управленцами структурных подразделений. Внесение предложений о назначении лиц на определенные должности. Составление приказа о приеме на работу и других необходимых частностей.
6. Разработка приглашений на трудоустройство по конкурсу. Подготовка и организация деятельности конкурсной комиссии.
7. Еще одна функция отдела кадров - информирование собственных работников об открытых вакансиях, использование СМИ для размещения предложений о найме персонала.
8. Установление связей с учебными профессиональными заведениями, службами занятости.
9. Документальное оформление приема, увольнения, перевода работников на базе трудового законодательства, нормативных локальных актов.
10. Учет своего личного состава.
11. Выдача справок о занятости работников - настоящей и прошлой.
12. Прием, хранение, заполнение и выдача трудовых книжек.
13. Ведение установленных документов по кадрам.
14. Подготовка документов для представления сотрудников компании к поощрению.
15. Подготовка материалов для привлечения персонала к ответственности - административной и дисциплинарной.
16. Расстановка кадрового состава в опоре на личные и деловые качества, квалификацию.
17. Контроль за верностью распределения работников по должностям, использованием их труда.
18. Изучение деловых, моральных, профессиональных качеств кадрового состава на продолжении трудовой деятельности.
19. Проведение аттестации работников, ее обеспечение (информационное, методическое), участие в анализе результатов мероприятия, постоянное наблюдение за выполнением постановлений аттестационной комиссии.
20. Подготовка необходимых документов сотрудника компании для представления комиссии по установлению выслуги лет.
21. Подготовка документации по пенсионному страхованию, подача оной органам социального обеспечения.
22. Выдача справок о факте работы на предприятии, занимаемой должности, величине оплаты труда.
23. Обеспечение соцгарантий сотрудников в сфере трудовой занятости, соблюдение алгоритма трудоустройства и переобучения высвобождающегося персонала, предоставление работникам компенсаций и льгот.
24. Составлением документов с графиками отпусков. Учет использования их (отпусков) кадрами. Оформление как полагающихся отпусков в соответствии с графиком, так и дополнительного отдыха.
25. Табельный учет.
26. Учет и оформление командировок.
27. Контролирование трудовой дисциплины в подразделениях компании, соблюдения работниками правил трудового внутреннего распорядка.
28. Положение об отделе кадров предписывает также проводить анализ текучести персонала.
29. Разработка мероприятий, способствующих укреплению трудовой дисциплины, уменьшению потерь рабочего времени, снижению кадровой текучести, а также контроль за выполнением всего перечисленного.
30. Рассмотрение заявлений, жалоб трудящихся по вопросам приема, увольнения, перемещениям по службе, нарушениям ТК РФ.
31. Принятие мер, которые призваны выявить и устранить причины жалоб работников компании.
    

Ответственность подразделения

В отношении отдела кадров завода, фирмы или иной организации:

1. Ответственность за своевременное и полное выполнение вышеперечисленных функций подразделением лежит на его начальнике.
2. На руководителя отдела также возлагается персональная ответственность за:
   Организацию работы подразделения, выполнение его основных задач и частных функций. Организацию качественной и оперативной работы с документацией и общего ведения делопроизводства на основе действующих нормативных актов. Соблюдение подчиненными производственной и трудовой дисциплины. Следование правилам пожарной безопасности. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в границах отдела. Подбор, расстановку и работу своих подчиненных. Соответствие действующим законодательным актам РФ утверждаемых им (начальником) инструкций, положений, приказов, постановлений и иной документации.
3. Сотрудники при оценке деловых, личных, профессиональных качеств работника или кандидата на должность должны опираться только на официальные источники. Разглашение личных данных запрещено.
4. Должностные инструкции накладывают на сотрудников кадрового отдела их долю ответственности.
   

Взаимодействие со всеми подразделениями

Разобрав структуру отдела кадров, важно знать как он связан с другими подразделениями компании.

А теперь - более частные случаи.

Взаимодействие с главной бухгалтерией

Рассмотрим и здесь вопрос подчинения отдела кадров.

Продолжаем в следующем подзаголовке.

Взаимодействие с подразделением организации труда

Что мы отметим здесь - в таблице.

Связь еще с одним ответвлением структуры - далее.

Взаимодействие с отделом подготовки кадров

Взаимные обязанности - в таблице.

Последняя связь - далее.

Взаимодействие с юридическим отделом

Теперь - совместная работа с юр. подразделением.

Таким образом, мы в разных аспектах разобрали деятельность отдела кадров. Вся важная информация о функциях, структуре, ответственности данного подразделения заключена в положении о нем.