Опять закончилась краска в принтере, в приемной остался последний рулон бумаги для факса, в коридоре перегорела лампочка? Не вопрос – предусмотрительный снабженец (или просто штатный сотрудник) имеет нужный запас и вовремя устранит эти проблемы!
Это подотчетное лицо назначается приказом директора. Собрав заявки по всем отделам и участкам, он заполняет заявление на аванс для покупки ТМЦ. Затем мчится по магазинам, складам, а если нужно, то его командируют в другой город. Закупив нужный материал, в течение трех дней после командировки или срока, оговоренного в заявлении, он предоставляет в бухгалтерию отчет АО-1 с подтверждающей документацией. На титульном листе он заполняет наименование организации, подразделения, ФИО, табельный номер, должность, назначение аванса. На обороте в таблице (графы 1-6) подотчетное лицо вносит реквизиты расходных документов с суммой и, подведя внизу итог, ставит свою подпись с расшифровкой. Взамен бухгалтер выдает ему расписку в том, что отчет принят и проверен. Со своей стороны бухгалтер, присвоив отчету порядковый номер, сличает данные с подшитыми оригиналами документов и заполняет графы 7-9. Затем на первом листе проставляет остатки средств с предшествующего отчета, полученную сумму, расходы и выводит результат к утверждению.
Нужно учесть, что любую ошибку в АО-1 или несоответствие Порядку оформления кассовых операций обязательно выявит ревизия расчетов с подотчетными лицами.
Щепетильный ревизор проанализирует ежемесячные остатки
(счет 71), переносимые в следующий период (вдруг бухгалтер где-то занизил остаток, а это называется необоснованное списание). Затем сравнит выдачу и возврат подотчета с кассой, обратив внимание на то, получало ли подотчетное лицо аванс, не отчитавшись по предыдущему. Глубокая проверка коснется и прилагаемых документов. На каждом из них должны присутствовать необходимые реквизиты. Оплатить работы или услуги, приходовать ТМЦ от сторонней организации можно только на основании счета, накладной, корешка от
приходного ордера, кассового и товарного чека. Проверяя ту же операцию, но с физлицом, ревизор затребует закупочный акт по договору купли-продажи и расходный ордер.
Особое внимание проверяющий уделит необходимости командировок работников, совпадению целей прилагаемым приказам, наличию подтверждающих документов, соответствию периода командировки из удостоверения количеству дней к оплате, датам в гостиничных квитанциях и проездных билетах, по которым подотчетное лицо отчитывается. Обязательному контролю подвергнутся расчеты норм квартирных и суточных. Заключительным этапом проверки командировочных является группировочная ведомость с указанием всех нарушений.
Самым трудоемким этапом ревизии является сверка авансовых отчетов с журналом №7, где представлен весь бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. По этому регистру ревизор кропотливо сверит грамотное внесение данных по каждому отчету. Итоговые обороты по кредиту должны совпадать с данными дебита счетов 50, 51, 55, с суммами кредита счетов 60, 26, 10 и т.д.
