Как профессионалу или студенту в современном мире, скорее всего, в какой-то момент работы вам придется сделать презентацию со слайдами. В деловой, академической и других сферах они помогают показать новые идеи или открытия, разъяснить статус организации, сделать прогнозы на будущее и многое другое. Главным среди приложений и программного обеспечения, используемых для создания таких слайд-шоу, является Microsoft PowerPoint. Как и в Microsoft Word и Excel, использование горячих клавиш расширяет возможности работы. Вот самые полезные из них — от фундаментальных до продвинутых.
Основные сочетания клавиш
Основные сочетания клавиш, которые работают в программном обеспечении Microsoft Office, а также в некоторых других приложениях для обработки документов, действительно являются хорошим способом начать знакомство с горячими клавишами. Большинство из них основаны на клавишах:
- Control (Ctrl);
- Alternate (Alt);
- Shift;
- Function (Fn).
На устройствах macOS почти в каждом используется одна или несколько клавиш:
- Command (Cmd);
- Control (Ctrl);
- Option;
- Shift;
- Function (Fn).
Хотя эти основные сочетания клавиш служат разным целям для каждого приложения, они обычно имеют одну и ту же схему. В частности, в PowerPoint вы можете использовать клавиатуру, чтобы (в Windows и macOS):
- открыть документ презентации — Ctrl + O и Cmd + O;
- создать новый документ презентации — Ctrl + N и Cmd + N;
- распечатать набор слайдов — Ctrl + P и Cmd + P;
- сохранить презентацию, над которой работаете, в формате PowerPoint — Ctrl + S и Cmd + S;
- или в файле другого типа — Fn + F12 и Cmd + Shift + S.
Основные сочетания клавиш также позволяют (в Windows и macOS):
- отменять шаги — Ctrl + Z и Cmd + Z;
- и повторять шаги — Ctrl + Y и Cmd + Y.
А когда вы закончите работу или захотите сделать перерыв, вы можете (в Windows и macOS):
- закрыть определенную презентацию на экране — Ctrl + W и Cmd + W;
- или приложение PowerPoint — Ctrl + Q и Cmd + Q.
Для форматирования элемента
Зайдя в само приложение, также довольно просто взаимодействовать как с текстовыми, так и с нетекстовыми элементами на слайде с помощью сочетаний клавиш (в Windows и macOS):
- вырезать — Ctrl + X и Cmd + X;
- скопировать — Ctrl + C и Cmd + C;
- вставить — Ctrl + V и Cmd + V.
Кроме того, если вы хотите выполнить любую из этих команд для нескольких элементов на слайде, вы можете выделить их с помощью Ctrl + A в Windows и Cmd + A в macOS.
Если говорить о выборе, сочетания клавиш в PowerPoint позволяют более динамично выбирать объекты на слайде. Например, с текстовыми элементами вы можете расширить выделенный текст (в Windows и macOS):
- на один символ вправо — Shift + → и Shift + Option + →;
- на один символ влево — Shift + ← и Shift + Option + ←;
- на одно слово вправо — Ctrl + Shift + → и Shift + Option + →;
- на одно слово влево — Ctrl + Shift + ← и Shift + Option + ←.
Если вы собираетесь использовать более широкий охват, есть ярлыки для расширения:
- на одну строку вверх — Shift + ↑;
- на одну строку вниз — Shift + ↓.
Для форматирования текста
Есть горячие клавиши, которые помогут форматировать буквенно-цифровые символы. Подобно Microsoft Word и другим приложениям, вы можете сделать текст или числа в PowerPoint (в Windows и macOS):
- полужирным — Ctrl + B и Cmd + B;
- курсивом — Ctrl + I и Cmd + I;
- подчеркнутым — Ctrl + U и Cmd + U.
Более того, вы можете использовать сочетания клавиш для (в Windows и macOS):
- переключения регистра букв между прописными и строчными буквами — Shift + F3 и Fn + Shift + F3;
- изменения текста в формате нижнего индекса — Ctrl + = и Cmd + Shift + –;
- в формат верхнего индекса — Ctrl + Shift + Plus и Cmd + Shift + Plus;
- увеличения размера шрифта — Ctrl + Shift + > и Cmd + Shift + >.
Для нетекстового форматирования
При работе с текстом вы можете вставлять в слайды какую-либо форму: изображения, фигуры и даже текстовые поля. Если эти элементы не вставлены в размер или форму, которые вы предпочитаете для презентации, вы можете отформатировать их с помощью горячих клавиш. Наиболее полезными могут оказаться сочетания клавиш для (в обеих ОС):
- увеличения ширины — Shift + →;
- уменьшения ширины — Shift + ←;
- увеличения высоты — Shift + ↑;
- уменьшения высоты — Shift + ↓.
Если объект неправильно размещен на слайде, вы можете переместить его с небольшими отступами в любом направлении. Клавиши направления вверх, вниз, влево и вправо соответствуют перемещению объекта на устройствах Windows и macOS. Другие сочетания клавиш на основе объектов включают:
- группирование выделенных объектов — Ctrl + G и Cmd + Option + G;
- разгруппирование — Ctrl + Shift + G и Cmd + Option + Shift + G.
Для навигации по слайдам
Как правило, существует две категории сочетаний клавиш для навигации по слайдам в PowerPoint: те, которые позволяют перемещаться по слайду, и те, которые позволяют перемещаться между разными слайдами в одной и той же презентации. В текстовых полях на слайде есть сочетания клавиш для перемещения курсора (в Windows и macOS):
- на одно слово вправо — Ctrl + → и Option + →;
- на одно слово влево — Ctrl + ← и Option + ←;
- на один абзац выше — Ctrl + ↑ и Cmd + ↑;
- на один абзац ниже — Ctrl + ↓ и Cmd + ↓.
Что касается навигации между слайдами, сочетания клавиш довольно просты. Вы можете (в Windows и macOS):
- перейти к предыдущему слайду — PgUp и Cmd + ↑;
- перейти к следующему слайду — PgDn и Cmd + ↓;
- перейти к первому слайду — Ctrl + Home и Cmd + Fn + ←;
- перейти к последнему слайду — Ctrl + End и Cmd + Fn + →.
Для навигации по вкладкам
Помимо перемещения внутри и между слайдами в презентации также можно переключаться между вкладками с помощью горячих клавиш. Если вы будете реализовывать переходы и анимацию в слайд-шоу, то вы найдете эти сочетания чрезвычайно полезными. Кроме того, они настроены так, чтобы их никогда не забывали.
При нажатии клавиши Alt буква или комбинация букв и цифр, соответствующая вкладке, появится под именем этой вкладки на ленте. Затем вы можете нажать эту букву, чтобы перейти к соответствующей вкладке:
- N — «Вставка»;
- G — «Дизайн»;
- K — «Переходы»;
- A — «Анимации»;
- S — «Слайд-шоу»;
- R — «Обзор»;
- W — «Просмотр».
Но это еще не все. Эти же кнопки распространяются на возможности и функции, размещенные на вкладках. Например, после нажатия Alt + N для перехода на вкладку «Вставка» комбинации букв или букв и цифр также появляются на нескольких панелях этой вкладки. Нажатие этих символов либо развернет панель, чтобы открыть дополнительные параметры, либо выполнит функцию, если она только одна:
- T — панель «Таблицы»;
- SI — «Слайды»;
- SH — «Фигуры»;
- M — «SmartArt»;
- C — «Диаграммы» на панели «Иллюстрации»;
- ZG — «Изображения».
Для режимов просмотра
Пользователи устройств macOS заметят, что кнопки навигации по вкладкам не работают на их устройствах, как на ПК с Windows. С другой стороны, есть клавиши режимов просмотра, которые работают только на MacOS. Когда программное обеспечение Microsoft PowerPoint по умолчанию открывается в обычном режиме, пользователи macOS могут использовать ярлыки для переключения в другие режимы просмотра, включая:
- Slide Sorter View — Cmd + 2;
- Notes View — Cmd + 3;
- Outline View — Cmd + 4;
- Presenter View — Option + Enter;
- Slide Show View — Shirt + Cmd + Enter;
- или вернуться к Normal View — Cmd + 1.
Вы также можете использовать сочетания клавиш Cmd + Plus или Cmd + Minus для увеличения или уменьшения слайда, отображаемого в данный момент на экране. Пользователи ПК с Windows могут переключать режимы, используя «Сортировщик слайдов», «Режим чтения» и «Показ слайдов».
Для вставки и удаления
Если вам когда-либо было трудно работать с вкладкой «Вставка» в PowerPoint, то сочетания клавиш помогут вам быстрее получить нужную команду. Вы можете использовать их для вставки:
- изображения — Alt + N + P в Windows;
- формы — Alt + H + S в Windows;
- нового слайда в текущую колоду — Ctrl + M в Windows и Cmd + Shift + N в macOS;
- или даже добавить в презентацию Word Art — Alt + N + W в Windows.
Такой же уровень гибкости существует, когда речь идет об использовании сочетаний клавиш для удаления текстовых элементов на слайде. Вы можете легко удалить (в Windows и macOS):
- один символ влево — Backspace и Delete;
- вправо — Delete и Fn + Delete;
- одно слово влево — Ctrl + Backspace в Windows;
- одно слово вправо — Ctrl + Delete в Windows.
Для презентаций
Презентация в виде слайд-шоу является ожидаемой целью при работе в PowerPoint. Все горячие клавиши, которые мы упоминали выше, предназначены для того, чтобы помочь вам сделать наилучший набор слайдов для вашей презентации, но и передача информации на слайдах должна быть без помех.
- Чтобы начать слайд-шоу с первого слайда, независимо от того, какой слайд в данный момент находится на экране, просто нажмите F5 в Windows и Cmd + Shift + Return в macOS.
- Если вместо этого вы предпочитаете начать слайд-шоу с текущего слайда, вы можете использовать Shift + F5 в Windows и Cmd + Return на устройствах macOS.
- Левая клавиша направления на устройствах Windows и macOS будет выполнять предыдущую анимацию, а правая — следующую; если анимация не выполняется, то эти клавиши направления просто перемещают презентацию на предыдущий или следующий слайд соответственно.
- Клавиша Escape завершит слайд-шоу после презентации как на устройствах Windows, так и на устройствах macOS.
Еще полезные клавиши
Есть несколько других сочетаний, которые могут пригодиться при использовании PowerPoint (в Windows и macOS):
- «Найти» — Ctrl + F и Cmd + F;
- «Найти и заменить» — Ctrl + H и Cmd + H;
- гиперссылка — Ctrl + K и Cmd + K;
- проверка орфографии — F7 и Cmd + Option + L;
- функция тезауруса — Shift + F7 и Cmd + Option + Shift + R.
Владелец бизнеса или руководитель компании может использовать сочетания клавиш для добавления символов, представляющих интеллектуальную собственность бизнеса. Три основных символа:
- товарный знак — (+ TM +) в Windows и Option + 2 в macOS);
- авторское право — (+ C +) в Windows и Option + G в macOS;
- зарегистрированная торговая марка — (+ R +) в Windows и Option + R в macOS.
