Планерки внутри компании - практически постоянное явление. С определенной периодичностью совещания и встречи с коллективом проводят и крупные, и мелкие предприятия. Однако в ряде случаев их эффективность оставляет желать лучшего. Причины этой проблемы многообразны. Существуют ли какие-нибудь варианты ее нивелирования? Да, некоторые способы повышения эффективности планерок действительно есть. Разберем их подробнее.
Постоянство
Проводить совещания без какой-либо системы просто бессмысленно. Подобное решение спровоцирует острый дефицит информации. Работники разных отделов просто не будут знать этапы выполнения какого-либо проекта и причины задержки, в результате чего возникнет сильное недопонимание внутри коллектива. Устраивать же планерки достаточно часто просто бессмысленно. Время будет потрачено на бессмысленное обсуждение одних и тех же тем. Естественно, от этого пострадает качество выполняемой работы. В общем, необходимо искать своеобразную золотую середину. Лучше всего проводить планерку раз в одну или две недели. Большая частота встреч практически бессмысленна.
Повестка дня
Любое корпоративное обсуждение должно проходить по определенным правилам. Важным нюансом в этом случае является повестка дня. Все участники планерки должны заранее ознакомиться с будущими темами обсуждения. Это позволит им подготовиться наилучшим образом и исключит трату времени на бессмысленные обсуждения ненужных вопросов.
Регламент
Еще один важный аспект. Все деловые встречи должны проходить по заранее сформированному плану. Небольшие исключения возможны, но злоупотреблять ими не следует ни в коем случае. Необходимо строго ограничивать затягивание обсуждения каких-либо определенных вопросов. В противном случае ряд тем окажутся вовсе без внимания. В результате чего их придется переносить на другую планерку, что значительно снизит и ее эффективность.
Использование технологий
В крупных компаниях некоторые подразделения и отделы могут располагаться в разных регионах и даже странах. Естественно, постоянно выдергивать сотрудников и отвлекать их от рабочего процесса на несколько дней просто бессмысленно. Однако они тоже должны быть полноценными участниками совещания. В этом случае принято использовать видеоконференции. Их эффективность ничем не отличается от обычных планерок. Причем подобные решения можно применять практически постоянно.
Планы на предстоящие встречи
В конце каждой планерки необходимо составить примерный список вопросов, который следует обсудить на будущей встрече. Зачем это нужно? С помощью представленного совета каждый участник совещания сможет подготовиться к своему выступлению заранее, в результате чего значительно увеличится скорость и эффективность обсуждения темы.
Никаких сторонних обсуждений
Довольно распространенная ошибка всех руководителей. Особенно часто она встречается в компаниях, где главы разных отделов практически не контактируют друг с другом. Во время планерок нередко они начинают обсуждать собственные текущие проблемы, уходя от основной темы беседы. Подобное поведение следует пресекать. Чем меньше будет сторонних обсуждений, тем лучше и эффективнее пройдет главная встреча. Руководителю необходимо донести эту мысль до сотрудников в обязательном порядке.
Согласованное решение
Разбираться в целесообразности тех или иных решений непосредственно на самой планерке бессмысленно. Мнений у людей очень много, и эти споры способны легко затянуться на несколько часов. Необходимо заранее согласовать будущий итог планерки со всеми лицами, участвующими в принятии решений. На основной же встрече можно только обсудить какие бы то ни было нюансы исполнения. Руководитель должен также проследить, чтобы в планерке приняли участие все лица, отвечающие за итоговую встречу. Подобный подход позволит минимизировать различные проблемы, связанные с излишней путаницей и обсуждением никому не нужных вопросов.
Обратный отчет
Во многих компаниях планерка сродни ремонту. Начать ее можно легко, но завершить практически невозможно. Сильно много тем для дискуссий, которые необходимо обсудить здесь и сейчас. В этом случае следует понять одно простое правило: чем дольше сама планерка, тем меньше ее итоговая эффективность. Поэтому перед встречей желательно сразу запустить часы с обратным отчетом. Это позволит сотрудникам мобилизоваться и заняться обсуждением действительно важных тем. Никакого перехода к незначительным вопросам не будет в принципе.
Никаких раздражителей
Перед началом самого совещания желательно попросить всех его участников отключить звук на мобильном телефоне. Совет этот кажется полностью банальным. Однако о нем очень часто забывают. В результате чего во время встречи у некоторых сотрудников начинает звонить телефон, что сбивает с рабочего ритма весь коллектив. Это правило важно соблюдать и в том случае, если руководители компании проводят видеоконференцию.
Понимание важности встречи
До всех сотрудников необходимо донести и важность подобных встреч. Некоторые до сих пор продолжают относиться к планеркам практически халатно. В результате чего заметно падает продуктивность деловых совещаний. Чем хуже будет подготовка выступающих, тем больше времени потребуется на обсуждение важных вопросов. В итоге некоторые моменты останутся вовсе без рассмотрения. Естественно, их придется перенести на другую встречу, что снизит ее эффективность в будущем.
Выбор времени
Планерки желательно проводить в начале недели. Лучше всего на подобные встречи выделить утро понедельника. В конце дня проводить совещание нежелательно, так как многие его участники банально устанут и не смогут выступить должным образом.
Вместо итогов
Представленные советы и рекомендации поднимут эффективность планерок в несколько раз. Лучше всего использовать все советы в совокупности. Такое решение позволит значительно повысить качество деловых совещаний. Естественно, это положительным образом повлияет и на финансовые показатели компании.
