Бумаготворчеством занимается любое частное и государственное предприятие. Без него просто невозможно вести любой учет. При работе часто используются такие понятия, как «нормативка», «кадры», «формы», «образцы», «документ». Типы документов подразделяются на несколько видов в зависимости от назначения. Рассмотрим основные из них, а более подробно остановимся на кадровом делопроизводстве.
Ведение учета
Деятельность любой организации невозможна без документального сопровождения. Кроме специфических бухгалтерских и кадровых бумаг, существует и ряд других. Все они подразделяются на определенные виды и имеют соответствующий им тип. Рассмотрим, что означает понятие «документ». Типы документов любого содержания очень схожи между собой благодаря наличию одинаковых элементов. Информация, формализованная по единым требованиям, позволяет систематизировать данные и намного упрощает деятельность организации. Ниже приведен перечень атрибутов, присутствующих на основных бумагах организации, независимо от того, в каком виде они выполнены – в бумажном или электронном.
Обязательные элементы документа
Любая оформленная нормативным образом информация должна соответствовать особым требованиям внешнего вида и содержания. На документе обязательно должен присутствовать ряд атрибутов:
- Дата. Актуальность информации представлена этим главным показателем.
- Номер. Создается обычно по утвержденной номенклатуре или же может непосредственно изменяться вместе с другими показателями, например датой.
- Наименование органа, создавшего документ. Как правило, эти данные в одной организации не изменяются, указывается лишь структурная принадлежность.
- Печать. Ее отсутствие на документе делает его неправомочным. В большинстве случаев на документе этот элемент неразрывно связан со следующим атрибутом.
- Подпись. Заверение информации данным образом является основным подтверждением правильности данных. Но ручного или электронного «росчерка» должностного лица на документе бывает недостаточно. Официальное вступление в силу в большинстве случаев происходит только при наличии печати.
- Штамп. Не имеет такой юридической силы, как печать. Содержит информацию о наименовании организации и ее реквизитах. Но главное его предназначение – учет отправляемой информации путем проставления даты и порядкового номера.
Формы документов для взаимодействия с другими организациями
Вся информация, поступающая во внешнюю среду от данной организации, должна учитываться и обычно называется исходящей корреспонденцией. Главными атрибутами на таких документах являются штамп, печать и подпись. Указанная дата регистрируется в специальных журналах, что делает учет систематизированным. К основным формам документов для взаимодействия с другими организациями относятся деловые письма, обращения, рекламации. Учет получения таких бумаг в качестве входящей корреспонденции также проводится в виде регистрации с присвоением даты и номера.
Внутренний документ. Типы документов, регулирующие деятельность организации и отношения с работниками
Отражение взаимодействия внутри предприятия проявляется в одном из видов движения и подачи информации:
1. Внутренние нормативные и текущие документы. К ним относятся акты, приказы, протоколы и другие бумаги, регулирующие и отражающие деятельность организации.
2. Бумаги типа «организация - работник». Любые из них можно назвать общим понятием «кадровый документ». Типы документов по учету персонала подразделяются на два вида взаимодействия:
- от организации к работнику;
- от работника к организации.
Основной перечень включает заявления, приказы, протоколы, акты, инструкции, доверенности, резюме и др. Образцы документов указанных категорий в каждой организации могут отличаться друг от друга, но все же типичны по своему содержанию. Учет деятельности должен вестись по общим требованиям. К перечню обязательных документов отдела кадров относятся:
- Локальные нормативные акты. Они включают в себя: расписание работы, штатное расписание, графики отпусков, правила распорядка, документы по обработке персональных данных работников, учет оплаты труда.
- Текущие документы. Это договоры, регистрационные данные, учет кадров и отработанного времени, распорядительные сведения и др.
Все документы организации включены в номенклатуру и имеют соответствующий ей код.
Виртуальные документы
Благодаря современному техническому прогрессу в последнее время ведение дел становится полностью автоматизированным. Фактически документооборот является во всех организациях на 100% электронным. Но при этом значительная часть все же распечатывается на бумаге. С введением права на электронную подпись и ее юридической законности планируется в будущем полностью отказаться от материальных носителей информации. То есть деловое общение и обмен данными будет виртуальным. Это позволит значительно сэкономить время и уменьшить продолжительность периодов на движение бумаг между организациями.
