Автоматизация документооборота представляет собой такую меру, к которой прибегают практически все современные предприятия. Даже небольшие компании работают с массой различных документов, включая письма, бюджеты, счета-фактуры, договоры и всевозможные требования. Именно по этой причине практически каждая современная организация старается использовать такую меру, как автоматизация документооборота, за счет которой обеспечивается полнота и сохранность данных, удобство поиска и хранения различной информации, а также предельная оптимизация времени, необходимого для ее согласования.
Зачем это нужно?
Практически в любой компании сотрудники тратят массу времени на то, чтобы найти нужную информацию, и статистика красноречиво говорит о том, что на это уходит приблизительно половина рабочего времени. Также бывает и так, что приходится воссоздавать заново вместо повторного применения какие-то документы, которые существуют «где-то». Вполне стандартной является ситуация, при которой исходный текст какого-нибудь договора находится у юриста в компьютере, а бухгалтерские проводки по бумагам, сопровождающим исполнение контрактов, выполняются в бухгалтерской системе, счета и акты содержатся в финансовом отделе в бумажном виде, а переписка касательно проведения договорных работ находится в почтовых электронных ящиках работников. Подобная «разбросанность» информации крайне вредит безопасности, целостности и непротиворечивости, именно в таких ситуациях становится актуальной автоматизация документооборота.
За счет внедрения специализированных информационных систем решается преимущественное большинство проблем. К примеру, некоторые системы бюджетирования предоставляют возможность создания системы взаимосвязанных бюджетов с последующим формированием и хранением разных версий таких документов, а также указанием их статусов. Таким образом частично решается проблема бюджетного документооборота за счет использования таких систем.
Однако не стоит забывать о том, что современные бюджетные базы, а также бухгалтерские и ERP-системы в преимущественном большинстве случаев работают со структурированной информацией, то есть теми данными, которые можно создать и хранить в форме таблицы. По словам большинства экспертов, в общем объеме данных любого современного бизнеса структурированной информации приводится всего 20 %, в то время как остальная часть включает в себя электронную переписку, тексты документов, всевозможные протоколы переговоров и встреч, изображения и т.д. Достаточно часто, не проводя изучение неструктурированной информации, просто нет возможности сделать нормальную оценку контектста, в котором уже присутствует структурированная. Хранение, сбор и последующая обработка таких данных обеспечивается именно использованием такой меры, как автоматизация документооборота, или системами управления информационным содержанием компании.
Что это такое?
При помощи системы электронного документооборота обеспечивается организация любого взаимодействия между сотрудниками той или иной организации на основе предоставленных документов. Опять же в 1С документооборот предусматривает создание документов, возможность их перемещения по организации, а также сохраняет контроль над исполнением документов и процессов, описывающихся с их помощью. Таким образом, электронный документооборот обеспечивает компании огромнейшее количество преимуществ, переводя ее работу фактически на новый уровень.
Каждый отдельный документ в такой электронной системе отличается наличием целого набора реквизитов, которые его однозначно характеризуют (довольно часто принято называть такие наборы карточками). Карточка может содержать в себе самую разную информацию, включая тип документа, дату формирования и изменения, имя автора, а также место хранения и многое другое. В дальнейшем система документооборота будет предусматривать хранение и поиск нужной документации в соответствии с теми реквизитами, которые были указаны в данной карточке.
Возможности
Электронный документооборот обеспечивает организации не только массу преимуществ, но еще и открывает множество новых возможностей, что тоже является немаловажным.
Централизованное управление
Вне зависимости от того, насколько крупным является то или иное предприятие, система документооборота позволяет проводить оперативное изменение форм документов, обращающихся на нем. К примеру, для изменения формы заявки на какие-либо расходы по различным центрам ответственности достаточно просто внести определенные корректировки в шаблон той заявки, которая уже хранится в системе. После этого сотрудники, которые заполняют такие заявки, уже не смогут использовать документацию устаревшей формы, так как заявка заполняется и передается через эту систему.
Поддержка жизненного цикла документации
Каждый документ, который будет сдаваться и обрабатываться на любом предприятии, в обязательном порядке проходит несколько установленных стадий. К примеру, если речь идет о корпоративном бюджете, то его сначала нужно составить, а потом утвердить и исполнить в определенные сроки. После этого различные фактические и плановые показатели данного бюджета подвергаются тщательному анализу и отправляются в архив. В 1С документооборот предусматривает жесткий контроль над жизненным циклом документации, учитывая основные требования корпоративной среды, а также различные нормы законодательства и отраслевые стандарты бизнеса данной компании.
Коллективная работа
Система электронного документооборота обеспечивает гораздо более простую организацию коллективной работы над документами, причем в ней могут участвовать специалисты, которые находятся в различных офисах или даже в разных городах.
В системе хранится достаточно большое количество версий одного документа, а помимо прямого изменения, они позволяют аннотировать данные, то есть добавлять к ним определенные комментарии и примечания, не затрагивая при этом основную информацию, которую он должен донести.
Конфиденциальность
Достаточно важной особенностью таких систем является то, что в той же 1C документооборот может подписываться через специальную электронную подпись с последующей шифровкой. Благодаря этому при необходимости можно не только подтвердить подлинность той или иной информации, но еще и однозначно определиться с автором, а также добиться максимально эффективной безопасности хранения различных данных.
Маршрутизация
Если система электронного документооборота отсутствует, то в таком случае тот сотрудник, который принимает участие в создании тех или иных бумаг, в обязательном порядке должен понимать, кому лучше всего передать эти бумаги. Электронный документооборот на предприятии позволяет автоматически передавать данные нужному лицу.
Сама по себе маршрутизация бывает свободной и жесткой. Свободная предусматривает возможность направления документов абсолютно любым адресатам в зависимости от необходимости, в то время как жесткая предусматривает максимально точное регламентирование, но в особых случаях действие заранее установленных в системе правил движения документации может немного приостановиться (к примеру, если нужно будет отправить проект документов на рецензию какому-нибудь стороннему специалисту).
Управление доступом
Есть несколько вариантов того, как разграничить полномочия различных сотрудников компании в плане управления документации. Таким образом, современные средства автоматизации документооборота позволяют выдать человеку полный контроль над данными, ограничить возможность редактирования или вовсе позволить только просматривать или аннотировать какие-то файлы. За счет этого значительно упрощается работа с различными данными, и что важно – она становится гораздо более безопасной.
Интеграция
Для обеспечения максимальной целостности информации, которая обращается внутри определенной компании, электронный документооборот на предприятии предусматривает интеграцию установленной системы с другими – финансовыми, производственными, аналитическими и т.д. За счет таких возможностей интеграции современные системы документооборота достаточно часто принято использовать в виде своеобразного связующего звена между несколькими видами программного обеспечения.
Документы из всех систем, логически связанных с данной информацией, принято называть контекстом. Он может включать в себя содержимое бумажной или электронной переписки, факсы, платежные документы, протоколы проводимых мероприятий, видео- или аудиозаписи и еще массу другой информации. Контекст к документу можно добавить вручную или полностью автоматизировать этот процесс в зависимости от предпочтений и нужд руководства.
К примеру, современная система автоматизации документооборота в процессе формирования и последующего изменения бюджетов позволяет использовать ряд другой контекстной информации:
- всевозможные маркетинговые исследования рынка, включая не только собственные, но и те, которые были получены из внешних источников;
- различные договоры с контрагентами (покупателями или же поставщиками);
- специальная нормативно-справочная документация;
- дополнительная документация, которая отражает в себе какие-либо ограничения или предположения (в качестве примера можно привести темп инфляции, валютные курсы и прочие данные);
- протоколы совещаний, проводившихся для обсуждения каких-либо версий составляемого бюджета, а также включающие в себя всевозможные рабочие комментарии и замечания участников процесса (зачастую такая документация пересылается между всеми сотрудниками при помощи электронной почты и хранится отдельно от файлов с бюджетной информацией).
Пользователь, который ведет работу с бюджетом, в любой момент при необходимости может просматривать какие-то вышеперечисленные документы, так как современные технологии автоматизации документооборота позволяют ему это сделать без каких-либо продолжительных поисков.
Какие системы используются у нас?
Одними из наиболее распространенных программных решений, которые можно встретить в российских компаниях, можно назвать комбинацию утилит Microsoft Outlook вместе с Microsoft Exchange Server. Первое приложение в принципе установлено практически на каждом компьютере, в то время как Exchange Server довольно часто принято использовать в качестве полноценного сервера электронной почты. Несмотря на то что в компаниях, где уже относительно давно было проведено внедрение электронного документооборота, такие программы используются только как платформа для работы с электронной почтой, после некоторых централизованных настроек даже это программное обеспечение может использоваться в качестве довольно функционального средства автоматизации документооборота практически для любых организаций.
На данный момент российский рынок наполнен десятками различных систем, с помощью которых обеспечивается автоматизация управления документооборотом, и подобное обеспечение предлагают не только западные, но и отечественные разработчики. Даже компания Microsoft, помимо указанных выше программ, предлагает еще такие утилиты, как Content Management Server или же SharePoint Portal Server.
Наиболее мощной среди всех существующих систем принято считать Documentum, но в основном только крупные компании используют такой процесс автоматизации. Документооборот некоторых компаний автоматизирован за счет программного пакета Lotus Notes, но многие называют его своеобразным «конструктором для программистов», так как создать на его базе полноценную систему достаточно сложно.
В чем отличия между российскими и западными системами?
Если говорить об основных различиях между отечественными и зарубежными утилитами, то они заключаются в доступных возможностях масштабирования. К примеру, если системы от западных разработчиков могут функционировать практически в любых операционных системах, то отечественные в основном разрабатываются только для какой-то одной из них, и естественно, что зачастую это Windows. Западные системы настраиваются на применение любых СУБД. Такие ограничений российских систем могут сильно затруднить возможность построения кросс-платформенных интегрированных решений.
Касательно функциональности основное отличие заключается в том, что на Западе автоматизация документопроизводства и документооборота осуществляется несколькими программами, которые могут выпускаться под единым брендом, но при этом предназначаться для разных целей. К примеру, Documentum предлагает несколько отдельных продуктов, которые применяются для полной автоматизации, а также интеграции с ERP-системами, поддержки проектно-конструкторского документооборота и т.д. Преимущественное большинство ПО, разработанного в России, направлено на решение какой-то определенной задачи.
Также стоит отметить, что принципиальная разница заключается и в подходе обеих сторон к тому, что представляет собой система автоматизации документооборота. Западные системы направлены на то, чтобы обеспечивать полную автоматизацию и последующую поддержку различных сквозных бизнес-процессов, происходящих внутри организации, в то время как преимущественное большинство отечественных программ автоматизируют только определенные функции.
Стоимость западных систем приблизительно колеблется в диапазоне от $400 до $1000 за каждое рабочее место, не учитывая затраты на внедрение, программы и оборудование, которые требуются для того, чтобы обеспечить нормальный электронный документооборот. Само внедрение зачастую обходится приблизительно в половину обычной стоимости лицензий, так как чаще всего программы для автоматизации документооборота реализуются с различными акциями, но в некоторых ситуациях цена оказывается на порядок больше. Одним из наиболее сложных всегда является проект автоматизации финансовой документации, так как для таких проектов цена внедрения приблизительно в 2-3 раза выше по сравнению со стоимостью лицензий.
Отечественные программы продаются по цене $200-600 за каждое рабочее место, а вдобавок к этому учитывается стоимость дополнительных программ и различного оборудования. В конечном итоге расчет сравнительной стоимости осуществляется практически так же, как и в западных системах.
Особенности
В преимущественном большинстве случаев в качестве приоритетного направления автоматизации являются процессы, относящиеся к согласованию документов, к примеру, процесс первоначального составления и дальнейшей реализации бюджетов. Однако во многих командах теперь используется автоматизация делопроизводства и документооборота, то есть с процедур регистрации исходящей и входящей документации.
Введение в работу электронной системы не имеет принципиальных отличий от внедрения каких-либо других автоматизированных систем, поэтому стоит остановиться только на отличительных особенностях данного проекта.
Создание корпоративных хранилищ
Введение системы автоматизации документооборота в любом случае предусматривает создание некого корпоративного хранилища, в котором будет храниться вся документация. Логическая структура такого хранилища, разработка и дальнейшая реализация политики безопасности, а также иерархия хранения документов требует максимальной тщательности и обязательно должно проводиться уже на раннем этапе реализации проекта.
При этом нужно учитывать, что функция хранения может разворачиваться еще в начале проектирования, поэтому уже на начальном этапе можно осуществлять перемещение всех документов из нынешних мест хранения в единое корпоративное хранилище. За счет этого пользователи могут ознакомиться с какими-либо основными функциями системы, а параллельно освоиться и с ее применением. Ускорить адаптацию сотрудников к внедряемым системам можно за счет применения сервисных функций наподобие оповещения о внесении изменений в документации, о появлении новых документов и т.д.
Таким образом, автоматизация документооборота требуется любому современному предприятию, которое стремится к развитию и улучшению своей работы.
