Служебная проверка проводится руководством компаний или организаций. Это крайне редкая ситуация, но очень серьезная. Любые незначительные проблемы, которые могут возникнуть с одним или другим сотрудником, не требуют настолько крайних мер. Как правило, обычно достаточно просто внушительно и серьезно поговорить с подчиненными, чтобы подобные ситуации не возникали в дальнейшем (или, по крайней мере, были сведены к минимуму).
Серьезную и тщательную служебную проверку проводят уже тогда, когда из-за действий работника предприятия, организации или фирмы образовались серьезные проблемы. Таких факторов может быть достаточно много, и основные из них более детально будут рассмотрены ниже. Следует помнить, что служебная проверка проводится по решению предпринимателя, нанемателя или другого руководящего лица не во всех случаях. В некоторых ситуациях будет достаточно письменного заявления от одного из сотрудников, чтобы активизировать данный процесс.
Причины
Не существует строго перечисленных принципов и факторов, которые будут указывать на то, как проводится служебная проверка в отношении работников. То же самое верно и касательно вероятных причин проблемы. В большинстве случаев спровоцировать проверку могут только крупные финансовые потери компании. Это верно по отношению ко всем частным фирмам или организациям, ведь для них именно доход является основой. Однако существуют и другие причины, многие из которых могут быть намного серьезней и существенней. К примеру, это может быть крупное хищение корпоративного имущества. Естественно, это не касается карандашей или ручек, которые многие офисные работники сознательно или случайно утаскивают с собой домой.
Другое дело, если сотрудник, отвечающий за сохранность имущества на складе, успешно торговал им без разрешения работодателя и владельца товаров. Это уже серьезная проблема, но она тоже может входить в перечень финансовых потерь. Следует отметить, что бывают ситуации и намного хуже. К примеру, по недосмотру рабочего другой человек (сотрудник или нет – в данном случае это неважно) получил серьезный ущерб для своего здоровья или даже умер. Такое может произойти по множеству различных причин, но сам факт того, что подобная ситуация возникла и привела к смерти человека, является уже очень серьезным. Прямым следствием становится то, что служебная проверка проводится не только работодателем, но и правоохранительными органами, а также, возможно, некоторыми другими инстанциями.
Инициаторы
Как уже было сказано выше, чаще всего начинает проверку непосредственно вышестоящее руководство. К примеру, на фирме есть некий сотрудник, из-за действий (или бездействия) которого предприятие понесло существенные убытки. В связи с тем, что служебная проверка проводится по решению руководителя организации (или филиала), начальник отдела пишет на его имя докладную записку. В ней он обязан максимально детально и непредвзято описать возникшую ситуацию, степень вины сотрудника и указать на любые детали, которые, с его точки зрения, могут повлиять на конечный результат. Это самый простой и распространенный пример.
Но бывают и такие ситуации, когда виноват сам начальник отдела, или он сознательно «покрывает» другого работника, отказываясь начинать разбирательство. В таком случае любой из сотрудников имеет право от своего лица написать докладную записку, аналогичную описанной выше, на имя вышестоящего руководства. Подобный подход бывает очень полезен, но всегда лучше сначала разобраться, не сложилась ли в коллективе некая группа людей, которые любым способом будут выгораживать друг друга. То есть вполне вероятно, что обращение напрямую к вышестоящему руководству также не будет эффективным. Придется или смириться, или найти такие доказательства, которые гарантированно будут приняты во внимание.
Контроль
От того, в какой именно организации возникла проблема и в чем именно она заключается, зависит и тот факт, кто будет осуществлять контроль. К примеру, когда служебная проверка проводится в ОВД, осуществлять общее руководство, уточнять информацию и так далее будут государственные органы. А вот при аналогичной ситуации, которая возникает на предприятии, может производиться контроль со стороны отдела аудита, кадров, службы внутренней безопасности и так далее. Естественно, то, как проводится служебная проверка в МВД, ОВД, администрации мэра города или небольшой фирме, не играет существенной роли.
Важен конечный результат и скорость его появления. В проверке должны принимать участие именно те отделы, органы или государственные служащие, которые за минимальный срок могут найти проблему без всяких скидок на то, кто именно является виновником. К примеру, если проблема заключается в хищении, то с этим лучше всего справится отдел аудита. А вот если главным нарушением стало отсутствие работника на его месте, лучше привлекать службу подбора кадров (как бы она ни называлась на разных предприятиях). Если произошло нарушение безопасности (утечка информации, нахождение посторонних лиц на закрытом объекте и так далее), то лучше всего с этим справится отдел, который на этом и специализируется. Это верно по отношению ко всем иным ситуациям без исключения.
Заинтересованные лица
В любой ситуации есть некая группа лиц, которая заинтересована в том или ином результате. Это могут быть коллеги виновника или сочувствующие ему товарищи, желающие, чтобы ошибка не была доказана. Они все обязаны самостоятельно написать заявления с просьбой отстранить их от проверки с указанием причин. Работодатель обязан учесть эти документы, и если это действительно потребуется, убрать таких сотрудников на некоторое время с сохранением заработной платы. Естественно, они не могут контролировать ход проверки или сами входить в состав комиссии по расследованию нарушения.
Проблемой является то, что во многих случаях выявить всех лиц, так или иначе заинтересованных в разных результатах проверки, практически невозможно без их личного участия. То есть если человек не желает самостоятельно писать соответствующую докладную на имя руководителя, но есть подозрение, что он все же имеет какой-то свой интерес к проблеме, лучше исключить его из процесса расследования.
Сроки
Служебная проверка отношении государственного служащего проводится строго на протяжении одного месяца с момента регистрации инициирующего ее документа. К примеру, если это была докладная записка, то, как только ей присвоят входящий номер и укажут дату, сразу начинается отсчет времени. Аналогичной будет ситуация и в том случае, если старт проверке был дан посредством публикации определенного приказа руководства. Следует отметить, что в этот срок не включается тот период, когда работник болел, находился в отпуске и так далее.
После того как будет принято конечное решение, оно должно быть согласовано со сформированным сотрудниками представительным органом, и срок согласования сюда также не включается. Но он все равно не должен превышать 6 месяцев. Несмотря на то, как и когда служебная проверка проводится по факту, наказать виновника также можно только в течение определенного промежутка времени. Так, к примеру, нарушение дисциплины считается актуальным на протяжении тех же 6 месяцев. А вот если причиной проверки стали серьезные финансовые потери или нечто подобное, то срок увеличивается до двух лет.
Отстранение виновника
Как уже было сказано выше, служебная проверка проводится в случаях кражи, значительных проступков и тому подобных причин. Обычно ничего долго доказывать не нужно. Но иногда выявление всех факторов и деталей может занять очень длительное время. На весь промежуток расследования потенциального виновника необходимо отстранить от занимаемой должности, но платить ему зарплату все равно придется.
В том случае, когда служебная проверка проводится по решению представителя нанимателя, сразу же в момент ее начала составляется соответствующий документ, прямо указывающий на то, что потенциальный виновник обязан прекратить свою текущую деятельность до момента вынесения решения. В целом ситуация будет аналогичной и тогда, когда инициатором становятся простые служащие, но и в этом случае составить и подписать документ должно именно руководство.
Права
У всех потенциальных виновников есть определенные права, лишать которых никто не может. Так, пока служебная проверка проводится, они могут в какой угодно форме объяснять различные моменты, уточнять информацию, писать докладные и так далее. Естественно, они могут и отказаться давать объяснения, но в таком случае автоматически будет считаться, что они препятствуют расследованию. То есть такие действия только ухудшат ситуацию. Служебная проверка гражданского служащего проводится точно таким же образом, как и государственного, так что и права у них будут идентичными.
Вторым правом является возможность обжаловать конечное решение в суде или любых других вышестоящих инстанциях. То есть если человек действительно уверен в своей правоте, а его делают виновником, он может попытаться доказать обратное, если почему-то не смог это сделать в рамках проверки. Последнее, на что он имеет право, – узнать официальный результат расследования. Правда, есть и исключение. К примеру, если в этом документе будет фигурировать секретная информация, то ознакомиться с ней могут и не позволить. Иногда те участки, где такие данные присутствуют, каким-либо образом закрываются, изымаются и так далее. То есть ознакомление с деталями, пусть и не в полном объеме, все же становится возможным, но чаще всего просто оглашается конечное решение, с которыми можно соглашаться или опровергать.
Первый этап
Чтобы лучше понимать все особенности и ход проверки, весь процесс можно разделить на несколько шагов. Так, самым первым этапом является составление докладной или приказа. На этом шаге не важно, в каких случаях проводится служебная проверка, так как он идентичен абсолютно для всех ситуаций. Всегда должен быть некий инициатор, способный детально описать случившееся, предоставить нужную информацию и так далее. Лучше всего сразу привести документальные доказательства вины и расписать проблему настолько подробно, насколько это вообще возможно.
Следует учитывать, что расследование, рассмотрение и служебная проверка проводится в течение месяца. То есть нужно озаботиться тем, чтобы доказательная база за этот период не утратила свою актуальность, не исчезла в неизвестном направлении и так далее. К примеру, если документы хранятся в электронном виде, лучше это продублировать на разных носителях, ведь получить доступ к хранилищу данных в теории возможно. Это позволит не допустить удаления нужных сведений. Это же относится к видеофайлам или другой аналогичной информации. В некоторых случаях лучше перестраховаться и заранее подготовится к неприятностям или пропаже данных, чем впоследствии не иметь возможности доказать свою правоту и сам факт нарушения.
Формирование комиссии
В связи с тем, что служебная проверка проводится по решению руководства компании, оно же и собирает специальный совет, который будет контролировать ход расследования и принимать конечное решение. Это важный этап, требующий огромного внимания. Суть в том, что в состав комиссии никоим образом не должны попасть лица, заинтересованные в том или ином результате проверки. Даже если это будет незначительный личный интерес, симпатия к потенциальному виновнику или любые другие подобные факторы.
Всегда нужно помнить, что если в ходе проверки выяснится, что какое-либо лицо было заинтересованным, то все расследование считается недействительным. Придется начинать заново. Зачастую в состав комиссии входят руководители разных отделов, сотрудники, которые не общались с потенциальным виновником и так далее. Кто именно будет ее членом, может решать только руководитель, но и он должен опираться на логику. Если он относится к заинтересованным лицам, значит, заниматься формированием комиссии будет другой человек.
Объяснение
Все последующие действия можно свести к одному простому описанию – даче показаний. То есть когда служебная проверка в отношении гражданских служащих проводится действительно правильно и с учетом всех возможных факторов, первое, что нужно будет сделать, – расспросить потенциального виновника. Желательно, чтобы он написал свои объяснения и любую другую информацию в письменном виде. Вполне вероятно, что у него есть свое виденье проблемы и доказательства того, что он на самом деле никакого отношения к ее возникновению не имел. Это не редкость в тех коллективах, где за одно место друг с другом конкурируют многие люди. Кто-то это делает адекватно, просто улучшая личные показатели, а вот другие предпочитают идти иным путем, фабрикуя улики, подставляя человека и так далее.
Кроме непосредственного возможного виновника, который уже отстранен от должности и дал свои объяснения, следует также потребовать их и у других лиц. Нужно учитывать всех, кто может аргументированно высказать свое мнение о возникшей проблеме. Часто обвинитель и потенциальный виновник самостоятельно указывают не тех сотрудников или других людей, которые могут что-либо сказать в их защиту или подтвердить какие-то важные данные. Но на этом списке нельзя останавливаться. Чем больше будет собрано информации, начиная от опроса работников предприятия и заканчивая видеозаписью с камер наблюдения, тем более адекватным и верным будет конечное решение.
Отчет по результатам проверки
Служебная проверка проводится в случаях возникновения проблем. Но это не значит, что обязательно должен быть виновник. Все это отражается в заключительном отчете-решении ранее сформированной комиссии. По сути, там может быть всего пара пунктов, которые будут плавно перетекать друг в друга. Так, на первом месте стоят все изученные факты, доказательства, описания, подтверждения и тому подобная информация. Не стоит тут же указывать точку зрения или мнение составителя отчета (или любых других лиц), если это никак не влияет на конечный результат. Только сухая информация, дающая максимальное представление о проблеме.
После того как все обстоятельства понятны, должна идти информация о том, действительно ли указанный сотрудник виновен, в чем именно, и какое наказание за этим последует. Логично, что документ составляется в письменном виде. Его обязаны подписать все члены комиссии, руководитель и, возможно, другие лица, которые так или иначе участвовали в расследовании. В некоторых случаях нужно, чтобы все давшие показания сотрудники также написали, что вся информация подана верно, претензии отсутствуют, данные записаны правильно и так далее.
Итоги
Учитывая всю информацию, которая была указана выше, становится понятно, в каких случаях проводится служебная проверка, кто ее должен контролировать, осуществлять, инициировать и так далее. Никогда нельзя полагаться на мнение только одной стороны вопроса. Всегда следует учитывать презумпцию невиновности. То есть отсутствие доказательств не указывает на вину сотрудника. В то же время инициатор должен понимать, что если он не сможет полностью подтвердить свою докладную, то никакого наказания не последует. Зато отношения с якобы виновным сотрудником будут испорчены очень серьезно. Только при действительно значительных нарушениях, подтвердить которые не составляет особых проблем, есть смысл начинать служебное расследование. В противном случае, скорее всего, вина не будет доказана.
