По ряду причин у человека может поменяться фамилия. Данное обстоятельство требует внесения изменений в документы, в том числе и в трудовую книжку. Своевременное изменение фамилии в трудовой книжке позволит избежать ряда проблем, связанных с начислением стажа и т.п.
Когда меняется
Самыми распространенными случаями, когда происходит смена фамилии, считается замужество или расторжение брака. Внести изменение фамилии в трудовую книжку можно следующим образом:
- Если соответствующие перемены произошли, то все изменения вносит тот работодатель, у которого непосредственно работает сотрудник.
- Если по каким-то причинам на старом месте работы изменения не были внесены, то это должен сделать новый работодатель.
В любом случае все изменения должны быть основаны на документальных доказательствах. А это в данном случае - документы из органов ЗАГС.
Оформление
Чтобы изменение фамилии в трудовой книжке было законным, уполномоченный сотрудник должен собрать с сотрудника все необходимые документы.
Если фамилия поменялась после замужества, то это свидетельство о браке и копия нового паспорта. Если причиной стал развод – то прилагается свидетельство о расторжении брака.
Правила и этапы
Сам процесс внесения записи в трудовой книжке об изменении фамилии происходит в несколько этапов:
- Сначала вносится исправление в специальной графе, где прописывают фамилию на первом листе документа: прежняя информация зачеркивается одной чертой, а новая записывается сверху.
- Основная информация берется из документа-основания. Знающие кадровые работники советует экономно вписывать данные из документа-основания, так как в дальнейшем могут появиться еще какие-либо изменения.
- Далее указываются данные уполномоченного лица, вносящего изменения, и печать организации.
Запись необходимо вносить без исправлений, опечаток и подчисток.
Основание
Основанием для того, чтобы произвести изменение фамилии в трудовой книжке, является приказ директора.
Работник обязан поставить в известность уполномоченного сотрудника о том событии, которое привело к смене фамилии. Кадровый работник, в свою очередь, поднимает личное дело и оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору. После внесения всех необходимых изменений фамилия меняется в трудовой книжке, о чем уполномоченное лицо и оповещает работника под подпись.
Чтобы документация в личном деле сотрудника была действительной, любые изменения должны быть подтверждены его письменным заявлением. При этом обязательно прилагаются удостоверяющие бумаги.
Согласно п.2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, смена информации об имени, фамилии, отчестве или дате рождения должна осуществляться после предъявления самим работником перечня определенных документов:
- паспорта;
- свидетельства о рождении;
- свидетельства о бракосочетании или расторжении брака;
- иных документов, выданных государственными органами РФ.
В трудовой книжке на развороте в обязательном порядке необходимо указать номер документа-основания.
Помимо тех документов, которые предъявляются сотрудником, есть и те, которые оформляются непосредственно в организации. Это:
- заявление работника с указанием просьбы внести изменение;
- приказ от руководителя произвести соответствующие изменения в трудовой.
Форма заявления в данном случае ничем не отличается от стандартных просьб к руководителю. Указываются реквизиты компании, данные сотрудника, сама просьба о смене фамилии, а также список всех прикладываемых копий и оригиналов. В заявлении необходимо указать дату написания и поставить подпись. Далее рассмотрим, как вносится в трудовую книжку изменение фамилии (образец документа):
Куда еще вносятся изменения?
Как уже говорилось ранее, внесенные изменения касаются не только трудовых книжек. Помимо этого обновить данные нужно:
- в личном деле;
- в документах по лицевым счетам;
- в других кадровых и бухгалтерских документах, где есть персональные данные работника.
Как внести изменения в личную карточку сотрудника? На внутренней стороне обложки прописывается наименование, номер, серия и дата документа-основания. Далее проставляется текущая дата и подпись уполномоченного работника. Замена фамилии в личной карточке делается так же, как изменение фамилии в трудовой книжке: старые данные зачеркивают, а новые пишут сверху либо рядом.
Некоторые кадровики распечатывают новый бланк для страницы из личного дела с обновленными данными. А на старом делают пометку об изменениях.
Что касается трудового договора, то сам документ остается неизменным. Но чтобы зафиксировать новые изменения к договору составляется допсоглашение.
Нюансы
Помимо того, что кадровый работник вносит все изменения в служебные документы, ему необходимо получить от работника и новый образец подписи.
Если сотрудница развелась и вернула свою старую фамилию, этот факт также необходимо отразить. Здесь указывается, что фамилия, полученная в браке, заменяется на добрачную на основании соответствующего документа.
А если сотрудница вышла замуж повторно? Как в данном случае происходит изменение фамилии? Запись в трудовой книжке (образец представлен в статье) делается аналогично случаю с первым браком.
В случае, когда данные внесены неверно, существует несколько вариантов исправления. Если книжка заводится впервые и ошибка сделана в фамилии, то документ подлежит уничтожению, а для сотрудника заводится новая трудовая книжка. Если документ содержит записи, то исправлять неверные сведения следует с пометкой «исправленному верить» или «взамен ошибочной» под подпись и печать ответственного лица.
Всегда нужно помнить, что все исправления должны вноситься аккуратно, без нарушений законодательных норм. Прежде всего руководитель организации несет ответственность за ведение и хранение трудовых книжек, так как именно он назначает сотрудников кадровой службы. А назначенные им ответственные лица, в свою очередь, подвергаются дисциплинарным взысканиям и иным мерам наказания (в соответствии с законом), если нарушают правила учета и хранения документов.
