Средства массовой информации – самый верный и быстрый способ распространения информации. Вопрос лишь в том, как привлечь внимание всемогущих журналистов к рекламируемому предприятию, продукту или услуге. Существуют разнообразные способы, среди которых распространено такое явление, как пресс-тур. Это одна из самых эффективных уловок, которая приносит хорошие результаты.
Пресс-тур – оплачиваемый отдых для журналиста
Многие предприятия и компании в рекламных целях устраивают различного рода мероприятия для работников средств массовой информации. Пресс-тур – это организованная поездка для журналистов, в процессе которой они знакомятся с особенностями производства. Важным элементом такого события является наличие информационного повода, чего-то нового и необычного, что может привлечь внимание медиа.
Кто все это оплачивает?
Обычно это мероприятие полностью оплачивается предприятием-организатором. Иногда редакция возмещает часть расходов, например, если считает, что участие в поездке позволит получить полезные сведения. Пресс-тур для журналистов – неплохая возможность расширить свой профессиональный кругозор, добыть новую и интересную информацию, а также отдохнуть и пообщаться в неформальной обстановке, обзавестись новыми знакомствами.
К чему тратить деньги и оплачивать журналистам отдых?
Организовывая ознакомительные поездки для работников прессы, предприятия преследуют определенные задачи. Среди основных целей пресс-тура можно выделить следующие:
- Реклама компании – показать широкой общественности работу предприятия изнутри. Это позволяет не только продвинуть компанию, но и повысить доверие потенциальных потребителей.
- Демонстрация инноваций – ознакомление публики с особенностями нового продукта или более совершенных технологий.
- Отклик в СМИ – в конце пресс-тура организаторы ожидают публикаций журналистов, в которых они рассказывают о новом продукте и описывают свои впечатления о поездке. Конечно же, эти отзывы не всегда бывают положительным. Именно поэтому к организации пресс-тура для СМИ стоит подходить с собой тщательностью.
Разновидности рекламного мероприятия
Пресс-тур можно разделить на следующие виды:
- Дни открытых дверей – обычно устраиваются довольно закрытыми компаниями и предприятиями. Они могут проводиться как с определенной периодичностью (например, каждый год в одно и то же время), так и быть привязанными к конкретным инновациям (новому оборудованию, штату, улучшенным технологиям). Дни открытых дверей длятся один или несколько дней, все зависит от масштаба организации и количества посетителей. Их структура в основном одна и та же: в первой, официальной части, гостям рассказывают об особенностях предприятия. Во второй части проводится экскурсия, на которой посетители собственными глазами могут увидеть работу и особые достижения компании.
- Посещение объекта – этот вид пресс-тура организовывается непосредственно для журналистов. Для новых предприятий это отличная возможность заявить о себе в прессе, оповестить общественность о своем существовании.
- Путешествия – пожалуй, самый приятный для журналистов вид пресс-тура. Очень часто компании организовывают однодневные или более продолжительные прогулки по воде или по суше. Непринужденная атмосфера и положительные эмоции устанавливают между организаторами и прессой дружеские отношения, что способствует положительным отзывам и рецензиям.
Кто организовывает пресс-туры?
Пресс-тур – это прежде всего рекламное мероприятие. Здесь очень важно учесть все нюансы и мельчайшие детали, ведь одна маленькая оплошность может ощутимо подорвать репутацию той или иной организации. Разумеется, некоторые компании возлагают ответственность по организации пресс-тура на своих сотрудников. Другие же нанимают специалистов в этой области – сотрудников PR-служб. Их задача – не только грамотно организовать пресс-тур, но и сопровождать журналистов все время его проведения.
Как сделать пресс-тур успешным?
Организация пресс-тура – это трудоемкий процесс, требующий тщательной предварительной подготовки. Здесь важна каждая мелочь, все должно быть четко продумано заранее, предусмотрены даже самые непредвиденные ситуации. Нужно создать такие условия, в которых журналисты будут чувствовать себя комфортно и свободно, ведь именно от их впечатлений зависит, будет ли отзыв о компании хорошим или плохим. Именно поэтому в задачу организаторов входит не только создать приятное впечатление о предприятии, но и удовлетворить потребности и желания работников медиа. Все это должно учитываться при планировании мероприятия.
Этапы организации пресс-тура
Они следующие:
- Постановка конкретных задач, которые необходимо решить в ходе пресс-тура.
- Выбор определенного вида пресс-тура.
- Правильная формулировка информационного повода.
- Грамотное составление пресс-релиза – материала, в котором содержится вся информация о предприятии и его деятельности.
- Определение с местом проведения мероприятия и его оформления. Если пресс-тур будет проходить на предприятии, нужно заранее позаботиться о безопасности и чистоте оборудования, а также о соблюдении различных норм и правил. Персонал должен быть в опрятной рабочей форме, должен подготовиться к возможным вопросам журналистов. В случае проведения конференции необходимо оснастить зал всем необходимым для продуктивного общения организаторов и сотрудников редакций.
- Выбор подходящего места для размещения журналистов – гости должны пребывать в комфортных условиях, поэтому бронированию гостиницы стоит уделить пристальное внимание.
- Выбор наиболее благоприятного времени – проведение пресс-тура может быть приурочено к датам выхода ключевых изданий.
- Составление маршрута – он не должен быть очень длинным, иначе гости будут утомлены. Желательно добавить больше зрелищности, чтобы заинтересовать журналистов. Также необходимо учесть все организационные вопросы. Если подразумевается, что гости будут передвигаться самостоятельно, тогда остановки стоит обозначить определенными знаками. Если же организовывается экскурсия, то следует подумать о транспорте и времени сбора, а также подобрать профессионального гида.
- Составление списка приглашенных – все гости получают официальные приглашения, которые должны быть разосланы заранее. Даже если мероприятие доступно для посещения всем желающим, работников медиа стоит оповестить отдельно. По определенным причинам не все приглашенные смогут принять участие в пресс-туре, но могут проявить заинтересованность. В этом случае нужно выслать все сопутствующие документы по почте.
- Подготовка необходимых материалов – креативное оформление программы пресс-тура, различных брошюр о деятельности компании, в том числе и пресс-релиза, и т.д.
- Подбор квалифицированного модератора – в его задачу входит проведение конференций и представление компании. Именно он рассказывает журналистам о новшествах, которые и послужили информационным поводом для пресс-тура.
- Подготовка тематических сувениров и подарков для журналистов – своеобразный дополнительный бонус напоследок, повышающий настроение и лояльность гостей.
Несколько важных правил
Во время проведения пиар-мероприятия гости должны пребывать в комфорте и беззаботности. Они должны чувствовать, что в любой момент им помогут и разрешат все вопросы и проблемы. Журналисты – гости очень привередливые, и уделяют пристальное внимание даже самой незначительной мелочи. Именно поэтому стоит соблюсти ряд простых, но очень важных правил:
- Не следует экономить на еде, напитках, транспорте и гостинице. Пресс-тур ориентирован на журналистов, поэтому им нужно оказать достойный прием.
- Условия размещения организаторов ни в коем случае не должны быть лучше, чем у гостей – это будет сразу же подмечено и, вполне возможно, отражено в отзывах.
- Лучше всего поселить работников прессы и представителей компании рядом. Так у них будет больше возможностей пообщаться в неформальной, непринужденной обстановке, наладить доверительные отношения и получить больше информации.
- Рекомендуется разделить гостей на небольшие группы, если их слишком много. К каждой необходимо прикрепить сопровождающего, который будет помогать его членам. Так контактировать с журналистами будет намного проще.
От теории к практике
Каким образом пресс-тур проводится на практике? Как именно реализовывается главная задача мероприятия: распространение информации о производителе через публикации в СМИ? Эти вопросы наглядно можно рассмотреть на одном наиболее показательном примере пресс-тура.
Грандиозный корабль с грандиозными продажами
Летом 1997 года небольшую группу журналистов пригласили на обед и экскурсию по круизному лайнеру Grand Princess, который в скором времени собирались официально спустить на воду. После посещения корабля в различных изданиях, а также на телевидении появились рецензии и отзывы о нем.
Первое плавание состоялось в мае 1998 года, на него были торжественно приглашены около сорока журналистов. После этого СМИ буквально кричали о грандиозном корабле и прекрасной прогулке на нем. Чуть позже лайнер посетило много знаменитостей. В прессе были опубликованы интервью с ними, в которых они делились с публикой своими впечатлениями о корабле (разумеется, положительными). Торжественный спуск Grand Princess на воду транслировался по Интернету с многочисленной онлайн-аудиторией.
В результате всех этих длительных и тщательно продуманных пиар-ходов билеты на первый круиз были полностью распроданы за три месяца до отправления. Компании даже пришлось заказать дополнительные корабли, так как популярность круиза стремительно росла.
Grand Princess стал одним из самых известных и популярных круизных лайнеров в истории. Все это – заслуга не только команды корабля, но и грамотного распространения информации о нем.
