Оплата командировочных – это не только возможность путешествовать за счет фирмы, но и ответственность, которая накладывает ряд ограничений на свободу передвижений со стороны сотрудника. Некоторые полагают, что бесплатная поездка и минимум работы, – это то, к чему стоит стремиться в случаях, когда работодатель назначает ответственным за выполнение задач за пределами города или страны. Как же здорово: можно отдохнуть и немного поскучать на конференциях. Однако далеко все не так, как казалось на первый взгляд.
Что можно считать командировкой?
Согласно статье 167 Трудового Кодекса РФ, командировка – это поездка на установленный период за счет нанимателя для выполнения служебных полномочий вне «стен» офиса. Обязательное условие – пересечение границы страны, то есть, путешествие в другой город не есть командировка. При этом учитываются дни отъезда и приезда, как обязательные для включения в этот период путешествия. За сотрудником остается его служебное место, однако график работы за пределами страны не устанавливается компанией-отправителем.
Также допускается считать командировкой в исключительных случаях те поездки, которые требуют выезда в соседний город. Это правило применимо к тем должностям, которые не связаны с постоянными нуждами в пересечении границы, например, водитель службы такси. Он может выезжать ежедневно за город, но при этом не считается командировкой время, проведенное в пути там. Иное дело обстоит с должностными лицами, которые занимают рабочие места в офисах, и иногда им нужно поехать в другой город для повышения квалификации и прохождения курсов. Все расходы несет работодатель, так как это в его компетенции, а право отказа сотрудника от прохождения тестирования и учебы сохраняется.
Дополнительные отличия командировок
Зарубежная поездка предполагает некоторые исключения из правил. Связаны они в основном со временем и временными затратами. Допустим, сотрудника отправляют в другую страну, где он должен находиться неделю, чтобы успеть посетить выставку или ознакомиться с новинками поставщика. Рейс задерживается, а сотрудник вынужден на свои личные деньги пребывать в другой стране:
- Оплачивать гостиничный номер.
- Питаться.
- Пользоваться транспортом по стране/городу.
- Иметь при себе необходимые принадлежности для ухода и гигиены.
Все расходы нужно подкреплять чеками и квитанциями, чтобы потом, вернувшись на работу, подкрепить материальное обеспечение для возврата средств. Если речь идет о поездке в другой город, то оплата командировочных производится только частично – транспорт и питание.
Что именно оплачивает фирма?
Компания несет все затраты по путешествиям одного или группы сотрудников. В стоимость входит не только проезд, проживание, билеты и посещение определенных музеев или выставок. Оплата командировочных также включает обязательные платежи:
- Медицинскую страховку.
- Личностное страхование.
- Оплата багажа и его страховка.
- Декларация заявленной суммы.
- Страховые взносы за аренду автомобиля (если у сотрудника нет личного или служебного транспорта).
Также учитываются и выходные дни, поскольку человек вынужден находиться по заданию вне рабочего времени в связи с приказом об отъезде. Оплата командировочных в выходные сутки рассчитывается отдельно и отражается в финансовой отчетности, как разовые расходы или суточные растраты. Это необходимо, чтобы человек мог питаться чем-то и передвигаться. Остальные избытки (поход в театры, музеи, кафе, рестораны, шопинг) сотрудник обеспечивает себе самостоятельно.
Порядок оплаты командировочных: когда выдаются и возвращаются деньги?
Сначала следует издать приказ на имя работника, который, по мнению начальства, компетентен в вопросах, требующих решения за границей. Это должны быть должностные лица, которые выполняют определенные обязательства и соответствуют критериям отбора на место. Иначе говоря, если сотрудник не знает иностранного языка, начальство обязано оплатить ему переводчика, если это необходимо для ведения переговоров со стороной фирмы приглашающего. Ознакомившись с приказом, сотрудник подписывает его и получает аванс для заказа билетов и аренды гостиницы не позднее, чем за 24 часа до отъезда.
Важно! Аванс должен составлять 50 % от суммы, выделенной для поездки. Она должна покрыть все издержки, которые предусмотрены на время пребывания за границей. Оплата суточных командировочных расходов не распространяется на сотовую связь и мобильный интернет-трафик.
Оставшаяся половина суммы понадобится для перерасчета остальных расходов, которые будут считаться непредвиденными или дополнительными. На них сотрудник предоставляет чеки, и только по приезду домой он может рассчитывать на возмещение убытков. Например, был предоставлен водитель, который обеспечивает передвижение. Для него выделяется отдельная оплата командировочных, связанная с ремонтом машины, заменой частей, снабжением и заправкой. Другой сотрудник не может претендовать на возмещение расходов по транспорту, так как предусмотрен трансфер и личный водитель.
Иной случай, если были заказаны билеты, но рейс задержали. Работника срочно вызвали обратно, и ему пришлось купить билеты на автобус за личные деньги. Тогда расходы возмещаются. Когда денег совсем нет, то компания отправляет их на счет получателя самым быстрым и удобным способом.
Когда это выгодно путешественнику?
Не всегда поездки по работе связаны с личными затратами. Есть случаи, в которых сторона-отправитель возмещает расходы на питание, а сотрудник остается «в плюсе». Это касается моментов, когда принимающая сторона оплачивает все расходы по питанию в пределах гостиницы, где останавливается человек, либо затраченных из личных денег (гость приезжает в дом/квартиру). При этом 50% затрат, предусмотренных на питание гражданина, возвращаются ему без необходимости предъявлять чеки на покупку продуктов питания или готовой пищи в ресторанах и кафе.
Это предусмотрено законодательством, и связано с тем, что человек имеет право отказаться от питания, которое нежелательно для него по состоянию здоровья. Поэтому он может купить что-то по своему вкусу и потребности, но оплата командировочных дней будет производиться в установленном законом порядке. Иногда расходы могут быть возмещены при обоюдном согласии сотрудника и начальника.
Оплата командировочных: проезд и связь в выходные дни
Если человек вынужден осуществлять рабочую деятельность в выходные дни, например, заключение договоров или их подписание, то и мобильную связь нужно оплачивать. Такие непредвиденные, но ожидаемые расходы могут быть частично или полностью возмещены по общей договоренности. На практике часто происходит такое, что командировка за границу может предусматривать не только другой часовой пояс, но и дни недели или времена года.
- Если сотрудника направили в США, где воскресенье считается рабочим днем, значит, расходы за сутки будут возмещены в 100%-м размере. Однако не следует пренебрегать доверием, ведь это также придется доказать.
- Если путешественник держит путь в ЮАР, то сезонность и смена времен года также учитывается. Например, «из зимы в весну» полететь с чемоданами зимней одежды – это дополнительный груз сменного белья для теплого сезона. Оплата хранения багажа делится пополам, если стороны договорятся: сотрудник не берет много вещей – платит руководитель, имеется перевес по вине работника – расходы на нем.
То же самое происходит в иных случаях, когда есть разногласия и спорные моменты касаемо затрат. Иногда оплата командировочных дней подразумевает свое исключительное возникновение по вине фирмы, но и этот факт следует доказать сотруднику. Важно учитывать и некоторые другие обстоятельства, которые влияют на разделение обязательств.
Оплата труда
А должен ли начальник уплачивать зарплату, пока сотрудник находится за рубежом? Это спорный вопрос, поскольку сотрудник уже осуществляет свою деятельность, получая отчисления. С другой стороны, он тратит свое свободное время, которое мог бы провести с семьей или на отдыхе от работы. И вместо этого он вынужден и в выходные трудиться, но только за счет отчислений на поездку.
Поскольку оплата командировочных в выходные лишь частична, следует уплатить человеко-часы сотруднику, оценив его вклад в развитие фирмы по базовой ставке согласно подписанному договору о приеме на работу. Должностной оклад не должен влиять на дополнительные поездки, если это в интересах компании, и человек обязан выполнять свои полномочия. Но мотивом может стать зеркальная ситуация, когда сверхурочные в командировке могут повлиять на размер единоразовой выплаты. Это значит, что суточные, согласно ч. 1 ст. 168 ТК РФ, прибавляются к ставке по зарплате.
Что влияет на размер суточных в разных структурах организаций?
Оплата суточных командировочных не зависит от страны и места пребывания человека. Согласно постановлению Верховного Суда № КАС 05-151 от 26.04.2015, суточные расходы покрываются до отъезда в полном размере. Если они были превышены, то они обязаны возмещаться руководством. Это «карманные расходы», необходимые для выполнения работы вне постоянного места занятости в связи с рабочими моментами или служебными поручениями. Стоит отметить, что деньги выплачиваются из общего бюджета, который формирует государственный фонд.
Если сотрудник относится к бюджетной организации, то у нее имеется отдельный фонд, откуда поступают деньги на подобные расходы. Речь идет о МВД – социальная и медицинская стороны этой организации всецело обеспечиваются государством, не имея ничего общего с фондами страхования и обеспечения граждан, трудящихся на должностях негосударственного типа.
Здесь оплата командировочных расходов в бюджетных учреждениях полностью зависит от государственного типа управления и снабжения подразделений. Когда речь идет об армейской службе, то отчисления несколько выше, чем в негосударственных структурах или частных предпринимательских фирмах. «Поскольку долг и поручение для служащего – это задание страны, то и расходы оплачивает страна».
Налоги на командировочные расходы
На текущий отчетный период действует такой закон: нет ограничений минимума и максимума для организаций, то есть каждая компания может установить свой лимит выплат для обеспечения сотрудника на сутки за пределами рабочего постоянного места. Однако если он выезжает на несколько часов, то суточные выплачиваются в полном размере, так как это не получение выгоды, а покрытие затрат.
Малые предприятия стараются ограничиться суточными в размере 700 рублей, потому что сумма не облагается налогами согласно п. 3 ст. 217 НК РФ. НДФЛ придется удержать из суммы, которая составляет разницу сверх установленного минимума.
Важно! Если сотрудник отправляется за границу, то лимит необлагаемой суммы налогами составляет 2500 рублей. Оплата командировочных в бюджетном учреждении происходит точно таким же образом.
Пример расчета удержаний с суточных выплат
Предположим, что г-н Петров отправился в командировку на 5 суток, из которых 2 дня выпали на выходные. Ему полагается по 1000 рублей на каждый день, проведенный в другом городе, как решило начальство. Из этих 5000 рублей не облагается налогами сумма, равная 5*700 = 3500 рублей. Оставшиеся полторы тысячи подвергаются обложению и выплате страховых взносов.
При поездке за границу на те же 5 суток человек получает 3000 рублей на день. Из 15000 рублей остается сумма в 2500 рублей, которая подлежит НДФЛ обложению и взносам. При этом ни в одном случае предъявление чеков и квитанций не требуется.
Какие документы следует предъявлять?
Сразу стоит начать с транспорта, – если путешествовать на личном автомобиле, бухгалтерия выдает путевой лист, куда выписывают чеки и квитанции об оплате топлива и иных расходных материалов. Билеты на самолеты, поезда и автобусы следует сохранять до возвращения домой. Паспорт с отметками о пересечении границы также следует отксерить для вложения в путевой лист. Для городских поездок в пределах страны нужно оформлять отчетность по заданию – это лист, где отражен служебный список обязательств.
Если гостиница была забронирована лично сотрудником, то заранее стоит узнать, есть ли у них формы № 3-Г для выдачи постояльцам. В противном случае, проживание будет за счет сотрудника, поскольку ККМ таким организациям не нужна. При оформлении служебной записки (для бюджетных организаций) дополнительно следует приложить билеты с датой выезда и прибытия. Оплата командировочных в выходные дни может быть вынужденной, если составлен локальный акт и был подписан приказ по форме Т-9. Эти документы имеют приоритет перед законами, которыми руководствуются бухгалтеры. Их нужно в первую очередь брать в учет, чтобы не переплатить компенсацию по путешествию.
Главное отличие бюджетного и частного предприятий заключается в обязательном обеспечении сотрудника, который находится «по вине» руководства за пределами страны. Важно сделать все для того, чтобы сотрудник смог вовремя и тщательно выполнить все задания компании. Частные фирмы редко заинтересованы в подобных выплатах, поскольку всегда требуется заполнять дополнительную документацию и отчислять налоговые выплаты. Поэтому заранее проконтролируйте все, что будет оформлено и подписано на ваше имя. Также узнайте, какие организации за пределами города или страны выдают соответствующие документы. Иной раз билет в общественном транспорте получить, чтоб доказать факт поездки по служебным делам, довольно тяжело.
