На вопрос: «Оргтехника – что такое?» можно ответить, что это комплекс электронных и механических устройств, которые предназначены для того, чтобы повысить эффективность работы современных учреждений.
Еще лет 50 назад канцелярский работник имел в своем арсенале только пачку листов да печатную машинку (а если повезет, то еще и фотокопировальный аппарат). Сегодня уровень развития современных технологий значительно упрощает жизнь и клеркам, и секретарям, и журналистам, и медработникам, и представителям многих других профессий, чья работа так или иначе связана с ведением документооборота.
Оргтехника для офиса: классификация
Современные средства оргтехники делятся в зависимости от области предназначения на:
1. Коммуникационные.
Сюда относятся средства телефонной, мобильной, факсимильной связи, а также электронная почта.
По расположению телефоны делятся на носимые и стационарные, а по системам связи – на радио- и проводные телефоны. Последняя категория оргтехники является основным средством связи в любом современном офисе.
Мобильной связью признается любая радиосвязь (сотовая, пейджинговая, транковая, рации и др.), которая позволяет абоненту выполнять коммуникативные функции без привязки к определенному месту.
Факсимильные средства связи (факс, ПК с факс-модемом) позволяют передавать изображения по телефонному каналу (радио- или проводному).
Электронная почта как коммуникационная оргтехника – это система обмена текстовой, фото- или графической информацией с собеседником, которая осуществляется через ПК или сотовый телефон, имеющие подключение к Интернету.
2. Электронные.
К этому классу относятся такие устройства, как персональный компьютер, ноутбук, нетбук и т. п. Как правило, через них координируется работа некоторых других видов оргтехники (в частности сканера, принтера).
3. Печатающие.
Печатные машинки сегодня практически канули в лету и используются в настоящее время, наверное, только любителями (к примеру, писателями, привыкшими работать по старинке). Теперь их удачно и эффективно заменило сочетание компьютера и принтера.
Принтер представляет собой периферийное компьютерное устройство, которое используется для вывода нужной информации на бумажный или другой (пластик, ткань) носитель. В зависимости от используемого способа печати эта аппаратура делится на три класса: струйные, матричные и лазерные принтеры.
4. Множительные.
Копировальная оргтехника – это копировальные машины, сканеры, ризографы, которые значительно упрощают процесс размножения документов. В общем, принцип работы таких устройств сводится к считыванию исходной информации с листа (текста, рисунка, фотографии), ввода ее в компьютер (в отличие от сканеров ксероксы работают без этого этапа), распознавания и вывода в заданном количестве копий.
Ризограф используется для создания брошюр, буклетов, рекламных материалов большим тиражом, размножение которых представляется трудоемким для копировальных аппаратов и экономически невыгодным для профессиональных типографий.
5. Многофункциональные.
Многофункциональная оргтехника – это устройства «все в одном», которые позволяют существенно сэкономить офисное пространство, поскольку один такой аппарат одновременно может являться либо телефоном-факсом, либо факсом-копиром-сканером, либо копиром-сканером-принтером. В современных моделях МФУ, как правило, присутствуют разъемы под наиболее распространенные форматы карт памяти, что дает возможность печатать изображения и другие документы без участия компьютерного устройства.
6. Презентационные.
Одно из необходимых условий успешной работы предприятия – это его рекламная деятельность. Кто-то занимается продвижением своих товаров и услуг через Сеть, кто-то публикует информацию о себе в периодической печати, а кто-то участвует в различных семинарах и выставках. Для последнего случая необходимым условием является наглядность, красочность и динамичность представляемых материалов. Презентационная оргтехника – это такие технические средства, как мультимедиа проектор и overhead (проекционный аппарат), без которых сегодня сложно представить полноценный доклад или рекламную презентацию.
