Платежный календарь - это... Определение, виды, использование, ведение и пример

Платежный календарь — это основная составляющая оперативного финансового планирования любой организации. По-другому его называют планом денежного оборота. Составляется платежный календарь по правилу, в соответствии с которым все расходы подкрепляются действительными источниками поступления денег. Данный инструмент отражает реальные потоки денег как по приходу, так и по расходу. В нашей статье рассмотрим определение, виды платежного календаря, коснемся вопросов использования и ведения, а также приведем пример его оформления.

Категория финансового планирования

Сегодня построение финансовых планов занимает важную позицию в системе управления финансовыми ресурсами структуры. В процессе планирования руководители организаций имеют возможность оценить состояние финансовых средств, выявить пути увеличения общей массы денег и направления их максимально эффективного применения. При этом решения управленческого плана принимаются на базе анализа финансовых сведений.

Платежный календарь — это план расходования и поступления денег. Он разрабатывается на предстоящий год, причем актуальной является разбивка по месяцам. Иными словами, это бюджет движения денег. Платежный календарь включает лишь общую базу управления потоками денежных ресурсов предприятия. В течение месячного периода эти потоки могут характеризоваться высоким уровнем нестабильности и динамики. Помочь избавиться от этих недостатков может оперативный контроль финансовых ресурсов и управление ими.

Управление финансами сегодня

Управление финансовыми средствами в современных условиях — неотъемлемый элемент, позволяющий добиться успеха в бизнесе. Предприятие, которое оперативно и точно отслеживает динамику расходов, доходов и другие основные финансовые показатели, так или иначе, должно обладать достаточной информационной базой для принятия правильных финансовых и управленческих решений, которые необходимы для роста компании.

Под оперативным управлением финансами следует понимать совокупность технологических, организационных и методических мероприятий, которые в полной мере обеспечивают управление актуальными финансовыми операциями, а также денежными ресурсами организации. Речь идет о краткосрочной перспективе. Обычно этот период не превышает одного месяца. Оперативное управление ресурсами, в отличие от системы бюджетирования, планирует платежи в максимально детализированной форме, то есть по назначению платежа и соответствующему контрагенту. В нем применяется существенная детализация сроков планирования (вплоть до суток).

Актуальные задачи

Платежный календарь — это основной инструмент, связанный с оперативным управлением финансами структуры. Он является плановым документом, обеспечивающим ежедневное управление расходованием и поступлением финансовых средств компании.

Планирование платежного календаря позволяет решать такие задачи:

• Сведение прогнозных вариантов плана расходования и поступления денег (на сегодняшний день принято выделять оптимистический, пессимистический и реалистический типы) к одной реальной задаче, связанной с формированием денежных потоков компании в рамках месячного периода.
• Синхронизация денежных потоков как отрицательного, так и положительного типа, причем в той степени, которая максимально возможна. Стоит отметить, что она способна повысить уровень эффективности денежного оборота фирмы.
• Составление платежного календаря позволяет обеспечить приоритетность денежных платежей структуры в соответствии с критерием их воздействия на итоги финансовой деятельности.
• Обеспечение необходимой абсолютной ликвидности денежного потока структуры, причем в максимальной степени. По-другому это можно назвать сохранением и повышением уровня платежеспособности в пределах краткосрочного периода.
• Включение управления потоками денежных средств в систему оперативного контроллинга (значит, и актуального мониторинга) финансовой работы предприятия.

Какие преимущества дает инструмент?

При внедрении платежного календаря по поступлениям и расходам у организации появляются следующие преимущества:

• Актуальной становится возможность прогнозирования состояния фирмы в финансовом плане.
• Повышается уровень прозрачности управленческих процессов в отношении расходов и доходов организации.
• Увеличивается обоснованность и гибкость решений по причине изменения экономических условий деятельности компании.
• Повышается степень надежности и доверия к структуре со стороны головной организации, инвесторов и кредиторов.
• Оптимизируется кредитная политика фирмы.

Ключевая цель

Главная цель платежного календаря — это создание графика потоков денег на ближайший период. Как правило, он варьируется в границах от пары рабочих дней до месяца. График должен быть таким, чтобы гарантировать погашение всех актуальных платежей, свести к минимальным показателям излишки денег на счетах и, конечно же, предупредить кассовые разрывы.

Содержание категории

Как составить платежный календарь? Важно отметить, что его содержание может быть разным. Все зависит в первую очередь от предпочтений заинтересованных работников и специфики бизнеса. Тем не менее в него должны входить данные, связанные с поступлениями и выбытиями, а также с плановыми остатками денежных средств (как правило, с разбивкой по источникам и дням).

Пример платежного календаря

С помощью таблицы, представленной ниже, рассмотрим пример этого инструмента, разработанного для магазина автозапчастей. Для того чтобы было удобно воспринимать информацию, ведение платежного календаря отображено за 5 рабочих дней, а не за месячный период.

Комментарии

Информация, связанная с распределением расходов во времени, так или иначе, поможет найти самые рискованные моменты (с точки зрения появления кассовых разрывов) и реализовать мероприятия для перераспределения бремени платежей (к примеру, разнести на разные периоды выплату зарплаты и перечисление в государственный бюджет налоговых платежей, своевременно воспользоваться кредитом и прочее). Так, в приведенном выше примере на предстоящий временной отрезок предполагается получение положительного денежного потока, равного 736 495,40 руб. Отрицательный поток денег за неделю составляет 712 379,27 руб.

Расчет чистого потока

Так, чистый поток денежных ресурсов будет равен 24 116,13 руб. (повышение остатка с 39 648,96 руб. до 63 765,09 руб.). Если осуществить распределение планируемых положительных, а также отрицательных потоков денег в соответствии с днями (на основании счетов на оплату, которые выставлены, а также сроков выплат, которые предусмотрены договорами), то выйдет, что на конец 2-го дня у структуры сформируется кассовый дефицит, размер которого составит 53 029,35 рублей. Для того чтобы его устранить, необходимо перенести часть запланированных платежей (к примеру, оплату закупленной товарной продукции у поставщиков или покупку оргтехники, мебели) на следующий день. Если такой расклад невозможен, следует воспользоваться банковским кредитом краткосрочного типа в форме овердрафта.

Классификация категории

Разберем основные виды платежного календаря. Самой распространенной формой инструмента, которая используется при оперативном планировании потоков денег предприятия, считается его формирование в разрезе следующих разделов:

• Графика тех поступлений денег, которые предстоят.
• Графика платежей, которые необходимо осуществить.

Если планируемый вид потока денежных средств имеет односторонний характер (исключительно отрицательный или только положительный), то разработка календаря производится в форме единственного соответствующего раздела.

Среди основных разновидностей инструмента следует отметить следующие:

• Налоговый календарь. Такой плановый документ оформляется по предприятию в целом. Как правило, он содержит единственный раздел, который называется «график налоговых платежей». Выплаты возвратного характера по налоговым перерасчетам денег включаются по стандартам в календарь инкассации дебиторки. В этом платежном календаре обозначаются суммы всех разновидностей налогов, сборов и иных налоговых платежей, которые перечисляются предприятием в бюджеты разных значений, а также во внебюджетные фонды. Стоит заметить, что календарной датой оплаты избирается обычно заключительный день установленного периода перечисления налогов всех типов.
• Календарь инкассации дебиторки. Данная разновидность платежного календаря формируется обычно по структуре в целом, хотя в случае наличия специализированного подразделения, в частности кредитного отдела, она может охватывать группировку платежей исключительно этого центра ответственности.

Другие виды

Помимо представленных выше, существуют следующие разновидности категории:

• Календарь по обслуживанию финансовых кредитов. Согласно действующей международной практике по формированию отчетности и прогнозированию потоков денег, обслуживание таких кредитов отражается в операционной работе предприятия, а не финансовой.
• Календарь выплат зарплаты. Такой инструмент разрабатывается, как правило, на предприятиях, использующих многоступенчатый график в отношении выплат заработной платы сотрудникам разных структурных единиц (отделов, филиалов, цехов и прочее).
• Календарь (бюджет), в котором формируются производственные запасы, разрабатывается по стандартам для соответствующих центров затрат, иными словами, для определенных структурных подразделений, реализующих обеспечение производства в материально-техническом плане.

Календарь расходов по управлению

Еще одной разновидностью инструмента является бюджет (календарь) управленческих расходов. Стоит отметить, что в его составе отражаются:

• платежи, связанные с закупкой канцелярских принадлежностей;
• средств оргтехники и компьютерных программ, не входящих во внеоборотные активы;
• платежи на почтово-коммуникационные затраты;
• расходы на командировки;
• иные статьи, относящиеся к управлению предприятием.

Важно обозначить, что исключением здесь являются затраты на оплату труда сотрудников, которые осуществляют профессиональную деятельность в административно-управленческом отделе.

Календарь реализации продукта

В заключение рассмотрим последнюю разновидность бюджета, которая считается одной из основных. Речь идет о платежном календаре реализации товарной продукции. Данная форма отчетности разрабатывается, как правило, в разрезе центров прибыли или центров доходов предприятия. В таком платежном календаре содержится два раздела: «график расходов» и «график поступлений». В первом разделе показаны поступления денег в результате наличных расчетов за продукт. Если соответствующий центр ответственности обеспечивает контроль инкассации дебиторской задолженности согласно расчетам с покупателями товарного продукта, то в этом разделе отражается и такая разновидность поступлений. Во втором разделе показаны расходы на маркетинг, рекламу, содержание сбытовой сети и прочее.

Стоит отметить, что мы рассмотрели не все известные на сегодняшний день разновидности категории. Так, существует платежный календарь создания портфеля долгосрочных денежных инвестиций, капитальный бюджет (платежный календарь) осуществления программы реальных инвестиций, капитальный бюджет (календарь) по отдельным инвестиционным проектам и так далее.