Журналы учета: виды и формы для оптимизации работы

Журналы учета являются важным инструментом для ведения бухгалтерского и кадрового учета на любом предприятии. Давайте вместе разберемся, какие журналы учета необходимо вести в соответствии с законодательством, а также какие дополнительные формы помогут оптимизировать бухгалтерскую работу.

Обязательные журналы учета на предприятии

Существует ряд журналов учета, ведение которых является обязательным на основании законодательства РФ. Рассмотрим основные из них:

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Данный журнал предназначен для регистрации и контроля за движением трудовых книжек и вкладышей к ним. В него вносятся следующие сведения:

  • данные о поступившем работнике;
  • данные об уволенном работнике;
  • сведения о движении трудовых книжек;
  • регистрационный номер книжки;
  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата и номер приказа о приеме/увольнении.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью.

Журнал учета с записями

Книга учета доходов и расходов

Данная книга ведется организациями и индивидуальными предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения. В книге фиксируются:

  • доходы в хронологическом порядке;
  • расходы по мере произведения;
  • вид расхода;
  • сумма;
  • документы, подтверждающие расход.

Данные используются для расчета налогов.

Журнал учета выполненных работ

Журнал предназначен для учета всех видов выполненных работ на предприятии. Рекомендуется вести:

  • учет объемов выполненных работ в натуральных показателях;
  • учет в денежном выражении;
  • регистрацию первичных учетных документов.

Данные необходимы для контроля, анализа и планирования производственных показателей.

Журнал учета инструктажей по технике безопасности

В этот журнал вносятся сведения о проведении инструктажей по технике безопасности. Отражается информация о:

  • дата проведения;
  • вид инструктажа;
  • должности и фамилии проинструктированных лиц;
  • подписи инструктируемого и инструктирующего.

Регистрация инструктажей обязательна для всех организаций.

Журнал учета показаний спидометров автотранспорта

Данный первичный документ предназначен для учета работы автомобилей предприятия. В журнале фиксируется:

  • дата;
  • марка автомобиля;
  • фамилия водителя;
  • показания спидометра;
  • время выезда и возвращения;
  • цель поездки.

Журнал является основанием для начисления заработной платы водителям и учета работы автомобилей.

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

В данный журнал заносятся сведения о всех несчастных случаях, произошедших с работниками и приведших к потере трудоспособности. Указывается:

  • дата и время несчастного случая;
  • фамилия, имя, отчество пострадавшего;
  • наименование подразделения;
  • краткое описание обстоятельств несчастного случая;
  • характер и тяжесть повреждений;
  • количество дней нетрудоспособности.

Регистрация необходима для расследования и учета несчастных случаев.

Книга учета бланков строгой отчетности

Книга предназначена для учета получения и расходования бланков строгой отчетности. К таким бланкам относятся:

  • трудовые книжки и вкладыши к ним;
  • бланки платежных ведомостей;
  • бланки и квитанции строгой отчетности;
  • ценные бумаги.

В книге регистрируются:

  • наименование документа;
  • серия и номер документа;
  • количество;
  • дата получения;
  • расходование (выдача) бланков.

Книга прошнуровывается и нумеруется.

Беспорядок на столе бухгалтера

Журнал учета проверок юридического лица

Данный первичный документ предназначен для регистрации проверок организации контролирующими органами. В журнал вносятся:

  • дата и номер распоряжения о проведении проверки;
  • наименование органа, проводящего проверку;
  • дата начала и окончания проверки;
  • цели, задачи и предмет проверки;
  • фамилии и должности проверяющих;
  • результаты проверки;
  • подпись проверяющего.

Журнал должен быть прошит и пронумерован.

Книга учета жалоб и предложений

Данный документ предназначен для регистрации и контроля рассмотрения жалоб и предложений граждан. В книге указывается:

  • дата поступления жалобы;
  • ФИО заявителя;
  • краткое содержание жалобы;
  • резолюция ответственного лица;
  • сведения о принятых мерах;
  • дата и результат рассмотрения.

Книга должна прошнуровываться, нумероваться и скрепляться печатью.

Журнал учета пожарно-технического минимума

В данный журнал вносятся сведения о прохождении работниками обучения мерам пожарной безопасности. Указывается:

  • ФИО обученного;
  • его должность;
  • дата проведения занятия;
  • количество часов;
  • тематика обучения;
  • оценка усвоения;
  • подписи обучаемого и обучающего.

Журнал является основным документом, подтверждающим обучение работников пожарно-техническому минимуму.

Формы журналов учета: требования и рекомендации

К формам журналов бухгалтерского учета предъявляется ряд общих требований:

  • Журналы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.
  • Страницы журналов нумеруются, как правило, сквозной нумерацией.
  • Не допускаются подчистки и незаверенные исправления.
  • Записи вносятся чернилами или шариковой ручкой синего или черного цвета.
  • В одном журнале может фиксироваться информация только по одному вопросу учета.

Помимо общих правил оформления, существуют рекомендации по структуре журналов учета:

  • Титульный лист с указанием полного названия журнала.
  • Перечень условных обозначений и сокращений (при необходимости).
  • Сведения об организации, ФИО и должности ответственных лиц.
  • Графы журнала с наименованиями показателей.
  • Нумерация страниц журнала.
  • Оглавление (для журналов большого объема).
  • Лист-заверитель после последней записи.

Такая структура позволяет вести журнал учета максимально удобно и наглядно.

Особенности ведения и хранения журналов

При работе с журналами учета следует помнить:

  • Записи в журнал вносятся ежедневно и своевременно.
  • Исправления в журнале заверяются подписью ответственного лица.
  • Срок хранения журналов учета устанавливается в учетной политике (от 3 до 10 лет).
  • По истечении срока хранения журналы уничтожаются по акту.
  • Журналы передаются в архив после полного заполнения.
  • Допускается хранение журналов в электронном виде.

Правильное ведение и своевременная сдача заполненных журналов в архив обеспечивает сохранность данных бухгалтерского и кадрового учета.

Ответственность за нарушение правил ведения журналов учета

Нарушение порядка ведения журналов учета влечет административное наказание:

  • Предупреждение или штраф от 1 до 3 тыс. рублей (ст. 15.11 КоАП).
  • Неверное заполнение журнала может (ст. 15.11 КоАП).
  • Неверное заполнение журнала может повлечь ответственность по ст. 15.25 КоАП в виде штрафа от 500 до 1000 рублей.

Таким образом, правильное оформление и заполнение всех обязательных журналов учета - важная задача для любого предприятия, требующая внимания и аккуратности.

Вспомогательные журналы для удобства учета

Помимо обязательных форм журналов, существует ряд полезных вспомогательных журналов учета, применение которых значительно упрощает бухгалтерскую работу.

Журнал учета расчетов с подотчетными лицами

Данный журнал позволяет вести учет выдачи и возврата денежных средств подотчетным лицам. В него вносят:

  • дату выдачи и сумму;
  • ФИО и должность получателя;
  • назначение аванса;
  • дату возврата неиспользованного аванса;
  • сумму принятого к учету расхода по авансу.

Журнал позволяет контролировать движение подотчетных сумм.

Журнал учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Журнал предназначен для учета расчетов по поступившим материальным ценностям, выполненным работам и оказанным услугам. В него заносят:

  • реквизиты договора;
  • наименование поставщика;
  • сумму по договору;
  • дату и сумму поступившего счета;
  • дату и сумму оплаты.

Журнал облегчает контроль за состоянием расчетов с контрагентами.

Журнал учета расчетов с покупателями и заказчиками

Данный журнал предназначен для учета расчетов по отгруженной продукции, выполненным работам и оказанным заказчикам услугам. В него вносят:

  • реквизиты договора;
  • наименование заказчика;
  • сумму по договору;
  • дату и сумму выставленного счета;
  • дату и сумму оплаты.

Позволяет контролировать состояние расчетов за отгруженную продукцию и оказанные услуги.

Журнал учета расчетов по оплате труда

Предназначен для учета расчетов по оплате труда с работниками организации. В журнал вносят:

  • Табельный номер работника;
  • Должность;
  • Оклад;
  • Начисленная з/п за месяц;
  • Удержания (НДФЛ);
  • К выплате.

Позволяет вести учет расчетов по заработной плате.

Статья закончилась. Вопросы остались?
Комментарии 0
Подписаться
Я хочу получать
Правила публикации
Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.