Журналы учета являются важным инструментом для ведения бухгалтерского и кадрового учета на любом предприятии. Давайте вместе разберемся, какие журналы учета необходимо вести в соответствии с законодательством, а также какие дополнительные формы помогут оптимизировать бухгалтерскую работу.
Обязательные журналы учета на предприятии
Существует ряд журналов учета, ведение которых является обязательным на основании законодательства РФ. Рассмотрим основные из них:
Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Данный журнал предназначен для регистрации и контроля за движением трудовых книжек и вкладышей к ним. В него вносятся следующие сведения:
- данные о поступившем работнике;
- данные об уволенном работнике;
- сведения о движении трудовых книжек;
- регистрационный номер книжки;
- фамилия, имя, отчество работника;
- дата и номер приказа о приеме/увольнении.
Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью.
Книга учета доходов и расходов
Данная книга ведется организациями и индивидуальными предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения. В книге фиксируются:
- доходы в хронологическом порядке;
- расходы по мере произведения;
- вид расхода;
- сумма;
- документы, подтверждающие расход.
Данные используются для расчета налогов.
Журнал учета выполненных работ
Журнал предназначен для учета всех видов выполненных работ на предприятии. Рекомендуется вести:
- учет объемов выполненных работ в натуральных показателях;
- учет в денежном выражении;
- регистрацию первичных учетных документов.
Данные необходимы для контроля, анализа и планирования производственных показателей.
Журнал учета инструктажей по технике безопасности
В этот журнал вносятся сведения о проведении инструктажей по технике безопасности. Отражается информация о:
- дата проведения;
- вид инструктажа;
- должности и фамилии проинструктированных лиц;
- подписи инструктируемого и инструктирующего.
Регистрация инструктажей обязательна для всех организаций.
Журнал учета показаний спидометров автотранспорта
Данный первичный документ предназначен для учета работы автомобилей предприятия. В журнале фиксируется:
- дата;
- марка автомобиля;
- фамилия водителя;
- показания спидометра;
- время выезда и возвращения;
- цель поездки.
Журнал является основанием для начисления заработной платы водителям и учета работы автомобилей.
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве
В данный журнал заносятся сведения о всех несчастных случаях, произошедших с работниками и приведших к потере трудоспособности. Указывается:
- дата и время несчастного случая;
- фамилия, имя, отчество пострадавшего;
- наименование подразделения;
- краткое описание обстоятельств несчастного случая;
- характер и тяжесть повреждений;
- количество дней нетрудоспособности.
Регистрация необходима для расследования и учета несчастных случаев.
Книга учета бланков строгой отчетности
Книга предназначена для учета получения и расходования бланков строгой отчетности. К таким бланкам относятся:
- трудовые книжки и вкладыши к ним;
- бланки платежных ведомостей;
- бланки и квитанции строгой отчетности;
- ценные бумаги.
В книге регистрируются:
- наименование документа;
- серия и номер документа;
- количество;
- дата получения;
- расходование (выдача) бланков.
Книга прошнуровывается и нумеруется.
Журнал учета проверок юридического лица
Данный первичный документ предназначен для регистрации проверок организации контролирующими органами. В журнал вносятся:
- дата и номер распоряжения о проведении проверки;
- наименование органа, проводящего проверку;
- дата начала и окончания проверки;
- цели, задачи и предмет проверки;
- фамилии и должности проверяющих;
- результаты проверки;
- подпись проверяющего.
Журнал должен быть прошит и пронумерован.
Книга учета жалоб и предложений
Данный документ предназначен для регистрации и контроля рассмотрения жалоб и предложений граждан. В книге указывается:
- дата поступления жалобы;
- ФИО заявителя;
- краткое содержание жалобы;
- резолюция ответственного лица;
- сведения о принятых мерах;
- дата и результат рассмотрения.
Книга должна прошнуровываться, нумероваться и скрепляться печатью.
Журнал учета пожарно-технического минимума
В данный журнал вносятся сведения о прохождении работниками обучения мерам пожарной безопасности. Указывается:
- ФИО обученного;
- его должность;
- дата проведения занятия;
- количество часов;
- тематика обучения;
- оценка усвоения;
- подписи обучаемого и обучающего.
Журнал является основным документом, подтверждающим обучение работников пожарно-техническому минимуму.
Формы журналов учета: требования и рекомендации
К формам журналов бухгалтерского учета предъявляется ряд общих требований:
- Журналы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.
- Страницы журналов нумеруются, как правило, сквозной нумерацией.
- Не допускаются подчистки и незаверенные исправления.
- Записи вносятся чернилами или шариковой ручкой синего или черного цвета.
- В одном журнале может фиксироваться информация только по одному вопросу учета.
Помимо общих правил оформления, существуют рекомендации по структуре журналов учета:
- Титульный лист с указанием полного названия журнала.
- Перечень условных обозначений и сокращений (при необходимости).
- Сведения об организации, ФИО и должности ответственных лиц.
- Графы журнала с наименованиями показателей.
- Нумерация страниц журнала.
- Оглавление (для журналов большого объема).
- Лист-заверитель после последней записи.
Такая структура позволяет вести журнал учета максимально удобно и наглядно.
Особенности ведения и хранения журналов
При работе с журналами учета следует помнить:
- Записи в журнал вносятся ежедневно и своевременно.
- Исправления в журнале заверяются подписью ответственного лица.
- Срок хранения журналов учета устанавливается в учетной политике (от 3 до 10 лет).
- По истечении срока хранения журналы уничтожаются по акту.
- Журналы передаются в архив после полного заполнения.
- Допускается хранение журналов в электронном виде.
Правильное ведение и своевременная сдача заполненных журналов в архив обеспечивает сохранность данных бухгалтерского и кадрового учета.
Ответственность за нарушение правил ведения журналов учета
Нарушение порядка ведения журналов учета влечет административное наказание:
- Предупреждение или штраф от 1 до 3 тыс. рублей (ст. 15.11 КоАП).
- Неверное заполнение журнала может (ст. 15.11 КоАП).
- Неверное заполнение журнала может повлечь ответственность по ст. 15.25 КоАП в виде штрафа от 500 до 1000 рублей.
Таким образом, правильное оформление и заполнение всех обязательных журналов учета - важная задача для любого предприятия, требующая внимания и аккуратности.
Вспомогательные журналы для удобства учета
Помимо обязательных форм журналов, существует ряд полезных вспомогательных журналов учета, применение которых значительно упрощает бухгалтерскую работу.
Журнал учета расчетов с подотчетными лицами
Данный журнал позволяет вести учет выдачи и возврата денежных средств подотчетным лицам. В него вносят:
- дату выдачи и сумму;
- ФИО и должность получателя;
- назначение аванса;
- дату возврата неиспользованного аванса;
- сумму принятого к учету расхода по авансу.
Журнал позволяет контролировать движение подотчетных сумм.
Журнал учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
Журнал предназначен для учета расчетов по поступившим материальным ценностям, выполненным работам и оказанным услугам. В него заносят:
- реквизиты договора;
- наименование поставщика;
- сумму по договору;
- дату и сумму поступившего счета;
- дату и сумму оплаты.
Журнал облегчает контроль за состоянием расчетов с контрагентами.
Журнал учета расчетов с покупателями и заказчиками
Данный журнал предназначен для учета расчетов по отгруженной продукции, выполненным работам и оказанным заказчикам услугам. В него вносят:
- реквизиты договора;
- наименование заказчика;
- сумму по договору;
- дату и сумму выставленного счета;
- дату и сумму оплаты.
Позволяет контролировать состояние расчетов за отгруженную продукцию и оказанные услуги.
Журнал учета расчетов по оплате труда
Предназначен для учета расчетов по оплате труда с работниками организации. В журнал вносят:
- Табельный номер работника;
- Должность;
- Оклад;
- Начисленная з/п за месяц;
- Удержания (НДФЛ);
- К выплате.
Позволяет вести учет расчетов по заработной плате.
