Акт отбора проб - это важный документ, который оформляется в строго определенных случаях. Он подтверждает факт отбора образцов продукции, сырья, материалов для проведения испытаний, экспертиз, исследований. Правильное оформление акта отбора проб позволяет избежать многих проблем в будущем.
Давайте разберемся, в каких ситуациях необходим акт отбора проб, каким требованиям он должен соответствовать и почему этот документ так важен.
Когда требуется акт отбора проб
Акт отбора проб составляется в следующих случаях:
- При отборе образцов продукции для проведения испытаний на соответствие требованиям нормативных документов, технических регламентов.
- При отборе проб сырья, материалов, полуфабрикатов для производственного контроля качества.
- При отборе образцов пищевой продукции, воды, почвы для санитарно-эпидемиологических исследований.
- При отборе проб на предприятиях, подлежащих экологическому контролю, для определения состава выбросов, сточных вод.
- При отборе проб товаров для таможенного контроля.
- В ходе проведения ревизий, налоговых и иных проверок для отбора образцов документации, материалов.
То есть везде, где требуется задокументировать сам факт отбора проб, образцов для последующих исследований, испытаний, экспертиз.
Требования к оформлению акта отбора проб
Чтобы акт отбора проб имел юридическую силу, он должен содержать следующие реквизиты:
- Наименование документа.
- Дату и место составления.
- Фамилии, имена, отчества, должности и подписи лиц, принимавших участие в отборе проб.
- Сведения о предприятии, где производился отбор проб: полное наименование, адрес, должности и ФИО представителей.
- Подробное описание характеристик отобранных проб: наименование, объем, внешний вид и другие особенности.
- Цель отбора проб.
- Сведения об условиях отбора, хранения и транспортировки проб.
- Ссылку на нормативные и методические документы, в соответствии с которыми проводился отбор.
- Другие существенные условия (например, использование специального оборудования).
Кроме того, к акту может прилагаться фото- или видеофиксация процесса отбора проб. Это позволит в дальнейшем подтвердить достоверность сведений.
Порядок оформления и утверждения акта
Акт отбора проб составляется в двух экземплярах: один - для организации, где проводился отбор; второй – для лиц, осуществлявших отбор.
Акт подписывается всеми участвовавшими в отборе проб лицами. Если представитель организации, на которой проводился отбор, отказывается подписать акт, об этом делается отметка в акте.
Утверждает акт руководитель организации, либо лицо, уполномоченное на это приказом. После утверждения акт приобретает юридическую силу.
Значение правильного оформления акта отбора проб
Грамотное составление акта отбора проб имеет большое значение. В частности, это позволяет:
- Зафиксировать и подтвердить факт отбора образцов в требуемом объеме.
- Идентифицировать и индивидуализировать каждую пробу.
- Исключить подмену проб при транспортировке и хранении.
- Гарантировать сохранность проб до проведения исследований.
- Обеспечить достоверность результатов последующих испытаний, экспертиз.
- Исключить возможные претензии и споры со стороны организации, где производился отбор образцов.
- Иметь доказательную базу при рассмотрении спорных вопросов в суде.
Таким образом, правильно оформленный акт отбора проб может стать решающим аргументом для подтверждения факта отбора образцов и результатов последующих экспертиз, анализов.
Общепринятых форм акта отбора проб не существует. Организации разрабатывают акты отбора проб в соответствии со своей спецификой и указывают их во внутренних регламентах и стандартах.
Примерная форма акта отбора проб
Приведем примерную форму акта отбора проб пищевых продуктов для проведения лабораторных испытаний.
Акт отбора проб No_____
"__" ________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
инспектор Роспотребнадзора - Иванов И.И., должность
представитель организации - Петров П.П., должность
составили настоящий акт в том, что в соответствии с Приказом Роспотребнадзора от ___ No ___
в присутствии представителя ООО "Пример" был произведен отбор проб:
| No п/п | Наименование продукции | Тип пробы | Количество |
|---|---|---|---|
| 1 | Молоко цельное пастеризованное 3,2% | Точечная | 1 л |
для проведения лабораторных испытаний.
Пробы отобраны в соответствии с ГОСТ Р 5360-2005, упакованы, промаркированы и опечатаны.
Цель отбора: подтверждение соответствия продукции требованиям ТР ТС 033/2013.
Особые отметки: отклонений не обнаружено.
С актом ознакомлены:
Инспектор Иванов И.И. _________ (подпись)
Представитель ООО "Пример" Петров П.П. __________ (подпись)
Акт составлен в двух экземплярах.
Такая форма акта отбора проб позволяет зафиксировать все необходимые данные для идентификации проб и обеспечения достоверности результатов лабораторных испытаний. При необходимости в акт можно включить дополнительную информацию.
Акт отбора проб играет важную роль в обеспечении доказательной базы при проведении различных испытаний и экспертиз. Чтобы этот документ имел юридическую силу, необходимо грамотно его оформить с учетом всех требований. Внимательное отношение к составлению акта позволит избежать множества проблем при использовании результатов лабораторных исследований.
Реквизиты акта отбора проб
Рассмотрим более подробно основные реквизиты, которые должен содержать акт отбора проб.
Наименование документа пишется в верхней части и обычно выглядит как "Акт отбора проб". Это позволяет сразу определить вид документа.
Дата и место составления акта необходимы для четкой фиксации времени и условий проведения отбора проб. Рекомендуется указывать полный адрес места отбора.
В акте перечисляются фамилии, имена, отчества, должности и проставляются подписи всех лиц, кто непосредственно участвовал в изъятии образцов. Это нужно для идентификации личностей, осуществлявших отбор.
Обязательно указываются полные реквизиты организации, на которой проводился отбор проб: название, форма собственности, юридический и фактический адреса, ФИО и должности представителей организации.
Описание отбираемых проб
В акте дается максимально подробная характеристика каждой отобранной пробы: ее наименование, количество, тип (точечная, объединенная и т.д.), внешний вид, цвет, запах, текстура, другие отличительные признаки.
Каждая проба должна быть четко индивидуализирована, чтобы избежать подмены. Рекомендуется присваивать пробам порядковые номера или коды.
При отборе проб в больших объемах описание можно оформить в виде приложения к акту или ссылки на соответствующие документы (например, на сопроводительные документы на продукцию).
Указание цели отбора проб
В акте отбора проб обязательно должна быть указана цель, для которой производился отбор образцов. Например:
- проведение сертификационных испытаний;
- производственный контроль качества сырья;
- проверка соответствия техническому регламенту;
- проведение экспертизы и т.д.
Это нужно, чтобы при необходимости можно было проверить обоснованность и правомерность изъятия данных образцов.
Условия отбора, хранения и транспортировки
Акт должен содержать информацию о том, при каких условиях производился отбор проб, как они хранились и транспортировались для последующего проведения исследований.
Например, указываются способы отбора, применявшееся оборудование, использование индивидуальной упаковки, маркировки, пломбирования, условия хранения и доставки в лабораторию (температурный режим, вид транспорта) и т.д.
Это необходимо для контроля условий, которые могут повлиять на качество и свойства проб.
Ссылки на нормативные документы
В акте делается ссылка на нормативные и методические документы, в соответствии с которыми проводился отбор проб:
- ГОСТы;
- технические регламенты;
- методики, инструкции и т.д.
Это необходимо для подтверждения правомерности действий по изъятию образцов.
К акту могут прилагаться фотоматериалы, заполненный бланк и другие документы, подтверждающие факт отбора проб.
Таким образом, акт отбора проб будет содержать всю необходимую информацию и иметь высокую доказательную ценность.
