Деловые документы играют важную роль в работе любой организации. От того, насколько грамотно они оформлены, зависит эффективность делового общения и в целом успех деятельности компании.
Создание деловых документов - ответственный процесс, требующий знания основных правил. Рассмотрим основные моменты, касающиеся видов, составления и оформления деловых бумаг.
Основные виды деловых документов
Существует множество разновидностей деловых документов. Рассмотрим наиболее распространенные из них:
- Приказы и распоряжения
- Протоколы
- Акты
- Докладные и объяснительные записки
- Служебные письма
- Договоры
Приказы и распоряжения - основные распорядительные документы, регламентирующие работу организации. Протоколы фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях и собраниях. Акты подтверждают факты имевших место событий. Записки содержат предложения по тому или иному вопросу. Письма обеспечивают деловую переписку. Договоры определяют взаимные обязательства сторон.
Требования к составлению деловых документов
Чтобы деловые бумаги выполняли свои функции, при их подготовке нужно придерживаться определенных правил:
- Точность и краткость изложения. Текст должен содержать четкую и лаконичную информацию по сути вопроса.
- Обоснованность положений. Все утверждения и выводы должны быть логически аргументированы.
- Конкретность изложения. Необходимо избегать общих фраз, оперировать фактами.
- Грамотное оформление. Следует придерживаться норм орфографии, пунктуации, стилистики.
При составлении важно учитывать особенности конкретного вида документа, использовать установленные для него реквизиты.
Правила оформления деловых документов
Существуют общие требования к оформлению большинства деловых бумаг:
- Все документы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.
- Текст располагается на одной стороне листа с соблюдением полей.
- Для всех заголовков, подзаголовков используется единый стиль (цвет, размер, начертание шрифта).
- Межстрочный интервал - 1,5. Шрифт Times New Roman, размер 14 пунктов.
- Абзацный отступ - 1,25 см. Выравнивание текста - по ширине.
- Нумерация страниц обязательна для многостраничных документов.
Также для каждого конкретного вида документа предусмотрен свой набор обязательных реквизитов и порядок их расположения. Например, приказ должен содержать наименование организации, дату, регистрационный номер, заголовок, текст, подпись, визы согласования.
Примеры оформления деловых документов
Рассмотрим на конкретных примерах правила оформления некоторых видов деловых бумаг.
Приказ
Приказ оформляется на бланке организации и должен содержать:
- Наименование организации
- Вид документа и его название
- Дату и регистрационный номер
- Текст (констатирующую и распорядительную части)
- Должность, подпись, расшифровку подписи
Договор
Структура договора:
- Наименование документа
- Предмет договора
- Права и обязанности сторон
- Ответственность сторон
- Порядок расторжения договора
- Юридические адреса и реквизиты сторон
- Подписи сторон
Таким образом, деловые документы - важнейшая часть документооборота в организациях. Их грамотное оформление в соответствии со стандартами и правилами обеспечивает эффективность работы компании.
Требования к языку и стилю деловых документов
Язык деловых бумаг должен быть максимально простым и доступным. Необходимо избегать длинных предложений, сложных грамматических конструкций. Предпочтительно использование прямого порядка слов. Обязательно соблюдение норм литературного языка.
Стиль документов - официально-деловой. Для него характерны стандартизованность, нейтральный тон, отсутствие образности и эмоциональности.
Типичные ошибки при составлении деловых бумаг
Часто допускаются такие ошибки:
- Нарушение структуры документа.
- Отсутствие обязательных реквизитов.
- Несоответствие заголовка содержанию.
- Неправильное оформление подписи.
- Опечатки, ошибки форматирования.
Все это может привести к потере юридической силы документа, затруднению его исполнения.
Порядок согласования и утверждения деловых документов
Перед подписанием ответственным лицом деловые бумаги проходят процедуру согласования. Согласование оформляется грифом визы, содержащим должность визирующего, подпись, расшифровку подписи и дату.
Документ может иметь несколько виз согласующих лиц. Порядок визирования определяется внутренними регламентами организации.
Для вступления в силу ряд документов требует утверждения руководителем - проставления грифа "Утверждаю" с подписью, датой.
Электронный документооборот
Все большее распространение получает электронный документооборот - создание, обработка, хранение документов в электронном виде. Это повышает оперативность работы с документами.
Для электронных документов также предусмотрены обязательные реквизиты и правила оформления. Важное значение имеет электронная подпись.
Архивное хранение деловых документов
Сроки хранения документов зависят от их вида и определяются номенклатурой дел организации. Особо ценные документы передаются на постоянное хранение в государственные архивы.
Таким образом, правильное создание и оформление деловой документации - залог эффективной работы организации.
Полезные советы по составлению деловых документов
Чтобы облегчить процесс подготовки деловых бумаг, рекомендуется:
- Использовать шаблоны и образцы типовых документов. Это позволит сэкономить время и избежать ошибок.
- Проверять оформление на соответствие требованиям. Можно воспользоваться контрольными списками реквизитов.
- Заранее собрать всю необходимую информацию, данные.
- Согласовывать документ с заинтересованными лицами, устранять разногласия.
- Перед подписанием проверить документ на наличие ошибок, опечаток.
Полезно иметь под рукой справочники, словари, шаблоны. Это позволит ускорить работу с документами и сделать ее более результативной.
В заключение отметим, что соблюдение требований к составлению и оформлению деловых бумаг - обязательное условие для любой серьезной организации. Это является показателем профессионализма и деловой культуры компании.
Роль кадровой службы в организации документооборота
Важную роль в процессе работы с документами играет кадровая служба компании. В ее обязанности входит:
- Разработка инструкций по делопроизводству и документообороту.
- Контроль правильности оформления документов сотрудниками.
- Организация обучения персонала работе с документами.
- Ведение учета и регистрации документов организации.
- Обеспечение хранения и поиска документов.
Также на кадровую службу возлагается задача разработки номенклатуры дел, составление описей дел для передачи в архив.
Автоматизация документооборота
Для оптимизации работы с документами активно применяются информационные технологии. Используются системы электронного документооборота, предоставляющие возможности:
- Создания и редактирования документов.
- Маршрутизации документов для согласования.
- Контроля исполнения поручений.
- Оперативного поиска документов.
- Коллективной работы над документами.
Юридическая экспертиза документов
Важнейшие документы организации, такие как договоры, внутренние регламенты, приказы должны проходить юридическую экспертизу. Юрист проверяет их на:
- Соответствие законодательству.
- Правильность оформления реквизитов.
- Логичность, непротиворечивость положений.
Юридическая экспертиза гарантирует правовую обоснованность и юридическую силу документов организации.
Делопроизводство в кадровом делопроизводстве
Важное место в документообороте занимает кадровое делопроизводство. К кадровым документам относятся:
- Приказы по личному составу.
- Личные дела сотрудников.
- Трудовые договоры.
- Документы о прохождении аттестации.
Кадровые документы требуют особо тщательного ведения и конфиденциального хранения в силу их важности. Они содержат большую часть личных данных.
Перспективы развития делопроизводства
В будущем ожидается дальнейшее развитие электронного документооборота, расширение функционала автоматизированных систем. Это повысит оперативность работы с документами и снизит трудоемкость делопроизводства.
В заключение еще раз отметим важность организации эффективного делопроизводства для успешной работы любой компании. Деловые документы имеют четкий регламент, образцы и формы, которые необходимо следовать. За документооборот в большей части отвечают определенные структуры в организации.
