Историческая справка для архива - это важный документ, содержащий основные факты из истории организации. Такая справка составляется при передаче документов в государственный или ведомственный архив. Она позволяет получить представление о деятельности организации и составе передаваемых документов. Давайте разберем, как правильно составить историческую справку для архива.
Структура исторической справки
Историческая справка для архива, как правило, состоит из следующих разделов:
- Наименование организации, ее местонахождение
- Дата создания
- Правовые основы деятельности
- Функции и задачи
- Структура и органы управления
- Основные направления деятельности
- Реорганизации и изменения структуры
- Сведения о руководителях
Кроме того, обычно приводятся сведения об объеме и составе передаваемых документов.
Требования к содержанию
При составлении исторической справки для архива важно придерживаться следующих требований к содержанию:
- Изложение материала должно быть последовательным и логичным
- Необходимо указывать точные даты создания, реорганизаций, изменений
- Следует приводить официальные полные наименования организаций
- Нужно давать ссылки на нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность
- Важно отразить основные направления работы на разных этапах
Также в тексте справки нельзя допускать повторов, излишне подробных описаний второстепенных фактов. Информация должна быть максимально точной и лаконичной.
Оформление исторической справки
При оформлении исторической справки для архива рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Текст печатается на стандартных листах формата А4
- Шрифт - Times New Roman, размер 14 пт
- Межстрочный интервал - 1,5
- Поля: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - 20 мм
- Объем справки - не более 7 листов
- Титульный лист оформляется по определенной форме
- Страницы нумеруются арабскими цифрами
Также к справке может прилагаться перечень законодательных и иных нормативных правовых актов, на основании которых осуществлялась деятельность организации.
Источники информации
Основными источниками информации при подготовке исторической справки являются:
- Устав организации и изменения к нему
- Положения о структурных подразделениях
- Приказы о создании, реорганизации, ликвидации
- Документы о назначении и освобождении от должности руководителей
- Планы и отчеты о деятельности
- Штатные расписания
Эти материалы позволяют максимально точно восстановить историю организации и этапы ее развития.
Рекомендации по составлению
Для успешного составления исторической справки для архива рекомендуется:
- Начинать подготовку заблаговременно, не менее чем за 2-3 месяца до сдачи документов
- Создать рабочую группу из представителей разных подразделений
- Тщательно проанализировать и систематизировать источники информации
- Составить предварительный вариант справки и согласовать его с руководством
- Проверить справку на предмет полноты информации и отсутствия фактических ошибок
Следование этим рекомендациям поможет подготовить качественную историческую справку для передачи в архив.
Составление исторической справки на практике
Давайте рассмотрим конкретный пример составления исторической справки для архива на примере предприятия.
Прежде всего, необходимо определить перечень документов, которые будут использованы как источники информации. В нашем случае это:
- Устав предприятия и все последующие изменения к нему
- Положение о филиалах и представительствах
- Приказы о назначении и освобождении от должности директоров
- Годовые отчеты о деятельности за последние 5 лет
- Документы о реорганизациях и изменениях структуры
На основе анализа этих документов составляется черновик справки, который в дальнейшем дорабатывается.
Особенности оформления
При оформлении исторической справки для конкретного предприятия также есть ряд особенностей:
- Обязательно указывается полное наименование предприятия, как в настоящий момент, так и при создании
- Приводятся реквизиты учредительных документов в соответствии с требованиями
- Указываются все адреса местонахождения предприятия за период деятельности
- Отражаются данные обо всех реорганизациях и структурных преобразованиях
Справка проходит обязательное согласование с руководителем предприятия на предмет достоверности и полноты данных.
Передача справки в архив
После утверждения окончательного варианта исторической справки она передается в архив вместе с документами. К справке прилагается:
- Перечень передаваемых документов
- Акт приема-передачи документов
- Справка о составе и объеме документов
Обязательно делаются копии исторической справки, которые остаются в делах предприятия.
Типичные ошибки
Чтобы избежать типичных ошибок при составлении исторической справки для архива, необходимо:
- Тщательно проверять даты и факты
- Не допускать противоречивой информации
- Соблюдать хронологию изложения событий
- Избегать дублирования данных в разных разделах
- Сверять информацию с источниками
Следование этим простым рекомендациям поможет составить качественную историческую справку для архива.
Актуализация справки
Историческая справка для архива должна обновляться по мере внесения изменений в деятельность предприятия. Рекомендуется актуализировать справку в следующих случаях:
- При смене руководителя
- После очередной реорганизации или изменения структуры
- При существенном расширении или сокращении деятельности
- Не реже одного раза в 5 лет
Регулярное обновление информации в исторической справке для архива позволит поддерживать ее актуальность и точность.
Рекомендации архивистов
Рассмотрим рекомендации профессиональных архивистов по составлению исторической справки для фондов архива.
Во-первых, справка должна давать исчерпывающее представление об истории и деятельности организации. В ней должны найти отражение все значимые этапы развития.
Во-вторых, язык справки должен быть официально-деловым. Не допускается использование разговорных выражений.
В-третьих, информация должна излагаться точно и лаконично. Не нужно включать детали и подробности, не имеющие принципиального значения.
В-четвертых, все даты и факты должны иметь документальное подтверждение. Ссылки на источники информации обязательны.
В-пятых, справка должна иметь четкую структуру и логику повествования. Разделы следует выделять подзаголовками.
Примерный образец справки
В качестве образца рассмотрим пример оформления исторической справки для одного из промышленных предприятий.
В разделе "Общие сведения" указываются данные о создании предприятия, местонахождении, основных видах деятельности.
В разделе "Этапы развития" последовательно, с указанием дат, описываются все значимые события - реорганизации, смены руководства, расширение производства.
Раздел "Структура и органы управления" содержит сведения об организационной структуре и руководящих органах на разных этапах.
В заключительном разделе перечисляются виды документов, передаваемых на хранение в архив.
Ошибки в составлении
Рассмотрим типичные ошибки при составлении исторической справки для архива:
- Отсутствие логики и четкой структуры изложения
- Наличие фактических ошибок и искажение данных
- Использование неофициальных названий, сокращений
- Включение избыточных деталей и подробностей
- Дублирование информации в разных разделах
Такие ошибки затрудняют восприятие и анализ справки, снижают ее ценность как исторического источника.
Заключительная проверка
Перед передачей в архив историческая справка должна пройти тщательную проверку на:
- Соответствие структуры образцу
- Отсутствие фактических ошибок
- Наличие ссылок на источники информации
- Соблюдение хронологии событий
- Единообразие оформления
Такая проверка позволит выявить и устранить возможные недочеты и неточности.
Актуализация данных
Даже после передачи в архив историческая справка должна периодически актуализироваться. Необходимо вносить данные о новых этапах деятельности организации.
Это позволит сохранить ценность справки как источника информации об истории организации.
Рекомендации для некоммерческих организаций
Рассмотрим особенности составления исторической справки для некоммерческих организаций и общественных объединений.
Прежде всего, в справке должны быть отражены цели создания организации, ее миссия и основные направления деятельности на благо общества.
Необходимо делать акцент на вкладе организации в решение социальных, экономических, культурных и иных общественно значимых задач.
Также важно отразить участие в значимых проектах, грантах, программах - как национальных, так и международных.
Принципы составления
Основными принципами составления исторической справки для некоммерческой организации являются:
- Максимальная информативность
- Объективность
- Достоверность фактов
- Лаконичность изложения
- Хронологическая последовательность
Эти принципы позволяют создать полноценную летопись деятельности организации для передачи в архив.
Структурные разделы
Рекомендуемая структура исторической справки некоммерческой организации:
- Введение - краткие сведения об учреждении
- Цели и задачи деятельности
- Этапы становления и развития
- Основные проекты и программы
- Партнеры и сотрудничество
- Структура и органы управления
- Сведения о составе передаваемых документов
Образец оформления
Образец исторической справки для некоммерческой организации должен содержать все необходимые сведения и соответствовать принятым требованиям к оформлению таких документов.
Особое внимание следует уделить написанию разделов о целях создания, проектах, программах и партнерстве, поскольку это ключевая информация.
Особенности формулировок
При составлении исторической справки для некоммерческой организации особое внимание следует уделить корректным формулировкам.
Необходимо избегать эмоционально окрашенных высказываний, приукрашивания фактов, преувеличения заслуг.
Факты и события должны излагаться максимально точно, объективно, с использованием официальной терминологии.
Особенности для небольших организаций
Для небольших организаций и предприятий есть свои особенности в подготовке исторической справки.
Во-первых, в силу небольшого периода деятельности, справка будет небольшого объема. Главное - уместить ключевую информацию.
Во-вторых, может не быть четкого разделения деятельности на этапы. Скорее, речь пойдет об основных вехах развития.
В-третьих, особое внимание стоит уделить не только достижениям, но и трудностям, с которыми сталкивалась организация.
Принцип краткости
При составлении исторической справки для небольшой организации особенно важен принцип краткости и лаконичности изложения.
Не стоит вдаваться в мелкие детали и подробности. Нужно сосредоточиться только на самых важных вехах и событиях.
При этом информация должна излагаться максимально точно и достоверно.
Структура
Для небольшой организации оптимальная структура справки может выглядеть так:
- Общие сведения об организации
- Цели создания и деятельности
- Ключевые этапы развития
- Направления деятельности
- Партнеры и достижения
- Состав документов, передаваемых в архив
Язык изложения
Язык исторической справки для небольшой организации должен быть простым и понятным.
Не стоит использовать сложные обороты, неизвестные широкой аудитории термины и сокращения.
В то же время, речь должна быть грамотной, без разговорных и просторечных выражений.
Информативность
Несмотря на краткость, историческая справка должна содержать все ключевые факты из истории организации.
Это позволит архиву и исследователям составить адекватное представление о ее деятельности.
Поэтому важно грамотно отобрать и структурировать информацию, четко расставив акценты.
Пример справки
В качестве примера можно привести историческую справку небольшого магазина, отражающую основные вехи от открытия до передачи документов в архив. Такая справка будет небольшой по объему, содержать точные даты, факты, фамилии и важнейшие события. Главное, чтобы на основании ее архив мог составить представление об истории организации.
