Отчет о командировке является важным документом, который составляет работник по итогам служебной поездки. В нем он отражает цели и результаты выполнения задания, поставленного перед ним работодателем. Отчет позволяет руководству оценить эффективность командировки, а также служит основанием для выплаты командировочных расходов работнику.
Как правильно заполнить отчет о командировке
При заполнении отчета о командировке следует придерживаться определенных правил:
- Указать реквизиты предприятия, отправившего работника в командировку, а также реквизиты самого работника (ФИО, должность, подразделение).
- Отразить срок командировки - даты выезда и возвращения.
- Указать место командировки - город и организацию, куда был направлен работник.
- Кратко изложить цели командировки в соответствии со служебным заданием.
- Подробно описать результаты командировки - какие задачи были выполнены, какие цели достигнуты.
- Приложить к отчету необходимые документы - договоры, акты, счета и т.д.
- Указать общую сумму израсходованных в командировке средств.
- Поставить подпись и дату составления отчета.
Также в отчете должна стоять подпись руководителя, принявшего документ. Обычно отчет составляется в 2 экземплярах - по одному для работника и предприятия.
Пример заполнения отчета о командировке
Рассмотрим на примере, как может выглядеть заполненный отчет о командировке:
Отчет о командировке
ООО "Альфа", ИНН 9999999999, г. Москва
Иванов Иван Иванович, менеджер отдела продаж, таб. No 123 Место командировки: г. Санкт-Петербург, ООО "Бета" Срок командировки: 01.03.2023 - 03.03.2023 (3 дня) Цель командировки: ведение переговоров о заключении договора поставки Результат: договор поставки No 125 от 02.03.2023 заключен, копия приложена Расходы по командировке: - проезд Москва-СПб-Москва: 9800 руб.; - проживание в гостинице: 4500 руб.; - суточные: 700 руб. x 3 дня = 2100 руб. Итого: 15400 руб.Подпись Иванова И.И. Дата 05.03.2023
Таким образом, в отчете отражены все необходимые данные о командировке конкретного работника, что позволяет проконтролировать ее целесообразность и затраты.
Где взять бланк отчета о командировке
Существует унифицированная форма отчета о командировке - Т-10а. Однако ее использование не является обязательным. Работодатель может утвердить собственную форму отчета о командировке локальным нормативным актом.
Бланки отчета о командировке можно найти:
- На официальном сайте ФНС России в разделе бланков документов.
- В системе КонсультантПлюс в разделе "Образцы заполнения документов".
- На специализированных сайтах в интернете, где можно скачать образец отчета о командировке.
- Разработать самостоятельно в организации и утвердить приказом.
Главное, чтобы бланк отчета содержал все необходимые реквизиты и позволял заполнить всю информацию о командировке работника.
Таким образом, отчет о командировке - это важный отчетный документ, позволяющий учесть служебную поездку работника. При его заполнении следует указывать конкретные сведения о месте, сроках, целях и результатах командировки. Главное - отразить максимум необходимой информации для принятия решений руководством.
Особенности заполнения отчета о заграничной командировке
Если командировка была за рубеж, то в отчете появляются некоторые дополнительные особенности:
- Необходимо указать страну и город, куда был командирован работник.
- Указать цель выезда за границу, например, участие в международной конференции, ведение переговоров с иностранными партнерами и т.д.
- Отразить сведения об оформлении заграничного паспорта и визы (если требовалась).
- Расходы по командировке указываются не только в рублях, но и в валюте той страны, куда ездил работник.
- К отчету прилагаются переводы на русский язык всех иностранных документов.
"образец" отчета о заграничной командировке может выглядеть следующим образом:
Отчет о командировке
ООО "Гамма" Петров Петр Сидорович, начальник отдела маркетинга Место командировки: Германия, г. Дюссельдорф, компания " Delta AG" Срок: 10.05.2023 - 15.05.2023 (5 дней) Цель: участие в международной конференции "Marketing 2023" Результат: выступление с докладом, получение сертификата участника Расходы: - авиабилеты Москва-Дюссельдорф-Москва: 68 000 руб. - проживание в отеле: 210 евро х 5 дней = 1050 евро - оргвзнос за участие в конференции: 500 евро - суточные: 50 евро х 5 дней = 250 евро
Подпись Петрова П.С. Дата 20.05.2023
Такой отчет позволяет контролировать целесообразность заграничных командировок и расходы на них в иностранной валюте. Особое внимание стоит уделить цели поездки и достигнутым результатам.
Порядок принятия и обработки отчета о командировке
После того, как работник вернулся из командировки и составил отчет, начинается процесс его принятия и обработки в организации.
Порядок действий следующий:
- Работник передает 2 экземпляра отчета о командировке своему непосредственному руководителю.
- Руководитель проверяет отчет на предмет полноты и правильности заполнения, а также соответствия результатов командировки поставленным целям.
- После проверки руководитель подписывает оба экземпляра и ставит на них свою резолюцию.
- Один экземпляр отчета передается в бухгалтерию, второй остается у работника.
- Бухгалтерия на основании отчета вносит данные о командировке в учет, производит сотруднику выплату суточных и возмещение расходов.
- Оригинал отчета помещается в личное дело работника, копия - в общий реестр командировок организации.
Для удобства обработки большого числа командировок бухгалтерия может разработать электронный "образец" отчета в виде формы в программе 1С, Excel и т.п. Это позволит автоматизировать учет таких документов.
Варианты оформления отчета о командировке
Существует несколько вариантов оформления отчета о служебной командировке:
- На фирменном бланке организации
- На унифицированной форме Т-10а
- В произвольной форме на чистом листе
- В электронном виде в программах типа Word, Excel и т.д.
Какой из вариантов выбрать - решает сама организация в локальных нормативных актах. Главное, чтобы в отчете присутствовали все необходимые реквизиты.
