Товарные накладные являются важнейшими первичными документами, подтверждающими факты хозяйственной жизни организаций. Правильное оформление товарных и товарно-транспортных накладных критически важно для ведения учета, сдачи отчетности, взаимодействия с проверяющими органами. Давайте разберемся, как заполнить образцы этих документов, чтобы избежать ошибок.
Что такое товарная накладная и зачем она нужна
Товарная накладная (ТН) - это документ, который оформляется при отгрузке товарно-материальных ценностей. Он подтверждает факт передачи товара от продавца покупателю.
Товарная накладная играет важную роль в документообороте любой организации. Этот документ является юридическим подтверждением отгрузки товара со склада продавца и передачи его покупателю.
Кроме того, на основании товарной накладной осуществляется списание товарно-материальных ценностей у продавца и их оприходование у покупателя. Таким образом, ТН отражает движение товаров между этими организациями.
Какие данные содержит товарная накладная
Товарная накладная содержит следующую информацию:
- реквизиты продавца (отправителя) и покупателя (получателя)
- наименования и количество отгружаемых товаров
- цена и общая стоимость каждой товарной позиции
- общая сумма по всем товарным позициям
- дата и номер товарной накладной
- подписи уполномоченных лиц
В товарной накладной могут также указываться сведения о транспортировке, условиях оплаты и поставки товаров.
Сколько экземпляров товарной накладной оформляется
Товарная накладная обязательно составляется в 2 экземплярах:
- Первый экземпляр остается у продавца (отправителя) для подтверждения факта отгрузки товара.
- Второй экземпляр передается покупателю (получателю) для подтверждения получения товара.
При необходимости могут изготавливаться дополнительные экземпляры товарной накладной.
Как заполнить товарную накладную
При заполнении товарной накладной необходимо:
- Указать реквизиты продавца и покупателя.
- Перечислить отгружаемые товары с указанием наименований, количества, цены и суммы по каждой позиции.
- Подсчитать общую сумму по всем товарным позициям.
- Проставить дату и номер товарной накладной.
- Получить подписи лиц, ответственных за отгрузку, списание и получение товара.
Правильное заполнение всех реквизитов крайне важно для обеспечения юридической значимости товарной накладной.
Электронный документооборот товарных накладных
Сегодня все чаще товарные накладные оформляются не в бумажном, а электронном виде. Электронная товарная накладная имеет такую же юридическую силу, как и бумажная. При этом она должна быть подписана электронной подписью.
Использование электронного документооборота для товарных накладных позволяет ускорить обработку данных, сократить расходы на бумагу, автоматизировать учет товародвижения. Многие организации интегрируют электронный документооборот ТН со своими учетными системами.
Типовая форма товарной накладной ТОРГ-12
Ранее в России использовалась унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12, утвержденная в конце 1990-х годов. Однако в 2013 году обязательное применение таких типовых форм было отменено.
Несмотря на это, многие организации до сих пор используют форму ТОРГ-12 для оформления товарных накладных. Главное, чтобы в документе присутствовали все обязательные реквизиты.
Компании могут разрабатывать собственные формы товарных накладных, которые будут максимально удобны для их документооборота.
Особенности возвратных товарных накладных
Если покупатель решает вернуть некачественный товар, оформляется возвратная товарная накладная. По сути, это обычная ТН, в которой меняются местами отправитель и получатель.
В возвратной накладной указываются те же реквизиты и товарные позиции, что и в первоначальной ТН на эту поставку. При этом сохраняются даты, номера, суммы поставки.
Такая возвратная накладная нужна для корректного отражения в учете операции возврата товаров поставщику.
Разница товарной и товарно-транспортной накладной
Товарно-транспортная накладная (ТТН) оформляется при перевозке товаров автомобильным или железнодорожным транспортом. В этом документе указываются сведения о транспорте и маршруте.
В отличие от товарной накладной, ТТН не подтверждает факт перехода права собственности на товар. Поэтому ТТН не может заменить ТН.
При доставке товаров покупателю оформляются два документа: ТТН на перевозку и ТН на сам товар.
Товарная накладная и счет-фактура
Еще одним документом, связанным с товарной накладной, является счет-фактура. В отличие от ТН, счет-фактура подтверждает факт продажи товаров и указывает суммы НДС.
Счет-фактура обычно выставляется на основании данных товарной накладной. Эти документы являются взаимодополняющими.
Проблемы при заполнении товарных накладных
При заполнении ТН встречаются типовые ошибки:
- Некорректное указание реквизитов отправителя/получателя
- Отсутствие необходимых подписей
- Несоответствие дат, номеров накладных
- Неправильное количество экземпляров
- Ошибки в итоговых суммах
Такие ошибки могут привести к задержке оприходования товаров, нарушениям в учете, претензиям контролирующих органов.
Электронный документооборот товарных накладных
Чтобы минимизировать ошибки, рекомендуется использовать специальные программы для электронного документооборота ТН. Такие системы позволяют:
- Автоматически заполнять реквизиты
- Интегрировать электронные ТН с 1С, другими учетными системами
- Быстро искать нужные документы
- Избежать ошибок при ручном вводе данных
Электронный документооборот существенно упрощает работу с товарными накладными и повышает их достоверность.
Рекомендации по выбору формы товарной накладной
При выборе формы товарной накладной стоит учитывать:
- Отраслевую специфику компании
- Особенности учетной политики
- Требования контрагентов
- Наличие интеграции с программным обеспечением
- Удобство использования выбранной формы
Например, производственным компаниям имеет смысл разработать свою форму товарной накладной образец, отражающую специфику их деятельности.
Особенности электронного документооборота ТН
Переход на электронный документооборот товарных накладных требует:
- Наличия электронной подписи у обеих сторон сделки
- Средств криптозащиты при передаче электронных документов
- Программного обеспечения для работы с электронными ТН
- Обучения персонала работе в новых условиях
При внедрении электронного документооборота следует продумать все технические и организационные аспекты.
Актуальные изменения в порядке оформления ТН
С 2022 года вступают новые правила оформления товарных накладных:
- Разрешено не указывать ИНН в реквизитах для физлиц
- Можно не ставить печати организаций
- Допустима рассрочка или отсрочка платежа по ТН
- Увеличен перечень оснований для электронного документооборота
Необходимо следить за изменениями законодательства, чтобы вовремя актуализировать порядок работы с товарными накладными в компании.
Типичные ошибки при заполнении товарных накладных
Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки при заполнении ТН:
- Неверное указание реквизитов сторон сделки
- Неполное заполнение обязательных реквизитов
- Несоответствие данных в разных экземплярах ТН
Образецтоварной накладной без необходимых подписей- Арифметические ошибки в подсчете сумм
Тщательная проверка заполненной ТН позволит избежать таких ошибок.
Актуальные формы товарных накладных
Сейчас часто применяются следующие формы товарных накладных:
- Устаревшая, но по-прежнему используемая ТОРГ-12
- УПД (унифицированная форма No ТОРГ-1)
- Современные версии для 1С и других программ
- Индивидуальные формы предприятий
При выборе конкретной формы ТН важно учитывать потребности и особенности бизнеса.
Особенности хранения товарных накладных
Существуют следующие требования к хранению товарных накладных:
- Бумажные ТН хранятся в специальных папках или файловых шкафах в течение сроков, установленных законодательством
- Электронные ТН должны храниться на файловых серверах с резервным копированием и защитой от несанкционированного доступа
- Доступ к архиву ТН предоставляется только ответственным сотрудникам
- Перед уничтожением ТН по истечении сроков хранения составляется акт на списание документов
Правильная организация хранения товарных накладных позволяет оперативно найти нужный документ и обеспечить его сохранность.
Взаимосвязь товарной накладной с другими документами
Товарная накладная тесно связана с другими документами:
- На основании ТН составляется счет-фактура
- Данные ТН используются для оформления платежных документов
- ТН является основой для отражения товародвижения в бухучете
- Сведения из ТН вносятся в складские документы
Товарная накладная является ключевым первичным документом, на основании которого заполняются многие последующие документы по сделке.
Автоматизация работы с товарными накладными
Для автоматизации работы с ТН можно использовать:
- Учетные системы (1С, другие программы)
- Системы электронного документооборота
- Сканирование бумажных ТН и распознавание реквизитов
- Интеграцию данных ТН с другими информационными системами
Автоматизация позволяет ускорить обработку ТН, снизить трудозатраты, повысить достоверность данных.
Передача электронных товарных накладных
Передача электронных ТН между контрагентами может осуществляться:
- По электронной почте
- Через системы электронного документооборота
- С использованием электронных торговых площадок
- Посредством обмена файлами электронных документов
Необходимо обеспечить защиту и конфиденциальность данных при передаче электронных товарных накладных.
Особенности работы с электронными ТН
Работа с электронными ТН имеет свои особенности:
- Необходимы электронная подпись и сертификаты для юридического признания электронных ТН
- Требуются средства криптозащиты данных
- Электронные ТН легко интегрируются с 1С, ERP-системами
- Хранение и поиск электронных ТН проще и дешевле
Главное преимущество электронных ТН - это ускорение документооборота и снижение издержек для бизнеса.
