Признак 2 в справке 2-НДФЛ иногда вызывает вопросы у бухгалтеров. Эта статья подробно разберет, что означает признак 2, когда его нужно проставлять, как правильно заполнить новую форму 2-НДФЛ с признаком 2. Даст ответы на частые вопросы и приведет примеры. Узнайте все о признаке 2 в 2-НДФЛ.
Новая форма 2-НДФЛ и значение признака
В 2018 году Федеральная налоговая служба утвердила новую форму справки 2-НДФЛ и формат представления сведений в электронном виде. Эти изменения вступили в силу начиная с отчетности за 2018 год.
Новшеством стало введение специального поля "Признак" в заголовочной части 2-НДФЛ. Этот реквизит показывает, был ли удержан налог с доходов физического лица или нет.
Согласно Разделу II Рекомендаций по заполнению 2-НДФЛ, утвержденных ФНС, признак может принимать следующие значения:
- 1 - налог удержан;
- 2 - налог не удержан;
- 3 - налог удержан правопреемником;
- 4 - налог не удержан правопреемником.
Значения 3 и 4 используются только при реорганизации организации, в обычных ситуациях применяются первые два.
Когда ставить признак 2 в справке 2-НДФЛ
В процессе работы у организаций нередко возникают ситуации, когда по тем или иным причинам невозможно удержать налог с доходов, выплачиваемых физическим лицам.
Например, сотруднику в качестве премии выдается ценный подарок. Или выплачиваются компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. В таких случаях у работодателя может не быть денежных средств, из которых можно удержать налог.
Тогда в отношении каждого получателя такого дохода нужно подготовить справку 2-НДФЛ с признаком 2 и передать в налоговый орган. А также уведомить об этом само физическое лицо.
Как правильно заполнить 2-НДФЛ с признаком 2
При заполнении 2-НДФЛ с признаком 2 нужно в первую очередь правильно указать код в заголовочной части справки, поставив цифру 2.
Далее в справку вносятся сведения о суммах дохода, с которого не был удержан налог. Поля "Сумма налога, удержанная" и "Сумма налога, перечисленная" будут автоматически заполнены нулями.
Такой порядок действует и при операциях с ценными бумагами и финансовыми инструментами. Если налог в полном объеме удержать не удалось, ставится признак 2.
Сроки сдачи 2-НДФЛ в зависимости от признака
Ранее существовали разные сроки сдачи справок 2-НДФЛ в зависимости от признака:
- с признаком 1 - до 1 апреля;
- с признаком 2 - до 1 марта.
Однако с 2019 года для всех справок 2-НДФЛ установлен единый срок представления - не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.
То есть теперь неважно, смогла компания удержать налог или нет - срок один для всех отчетов.
При нарушении срока сдачи 2-НДФЛ с любым признаком применяются финансовые санкции.
Подача 2-НДФЛ на бумаге и в электронном виде
Справки 2-НДФЛ можно представлять в налоговый орган как на бумажных носителях, так и в электронной форме.
Отчитываться на бумаге разрешено, если в организации не больше 10 сотрудников. При бόльшей численности отчетность принимается только в электронном виде.
При отчетности на бумаге справки направляются вместе с сопроводительным письмом и реестром. По каждому обособленному подразделению готовятся отдельные отчеты.
Электронная отчетность имеет ряд преимуществ: отсутствие бумажной волокиты, автоматизация процесса, ускорение обработки отчетов налоговиками.
Возможные ошибки при заполнении признака
Ошибки при определении признака в справке 2-НДФЛ встречаются нередко. Например, вместо кода 2 указывается 1, и наоборот. Такие ошибки приравниваются к представлению недостоверных сведений. За каждую справку с неправильным признаком грозит штраф 500 рублей.
Чтобы избежать санкций, очень важно тщательно проверять правильность заполнения всех реквизитов перед отправкой 2-НДФЛ.
Частые вопросы по признаку 2 в 2-НДФЛ
Рассмотрим ответы на типичные вопросы, которые возникают по поводу признака в справке 2-НДФЛ:
- Можно ли сдавать справки с разными признаками в одном отчете? Нет, в отчете должен быть указан одинаковый признак для всех включенных 2-НДФЛ.
- Что делать, если по сотруднику есть доходы и с удержанным, и неудержанным налогом? Нужно сдать по нему 2 отчета: один с признаком 1, другой с признаком 2.
- Куда сдавать 2-НДФЛ по работникам обособленных подразделений? В налоговый орган по месту учета каждого подразделения.
- Можно ли исправить ошибку в признаке? Да, путем подачи уточненной 2-НДФЛ до момента выявления ошибки налоговиками.
Анализ изменений правил по признаку в 2-НДФЛ
За последние годы в правилах заполнения признака в справке 2-НДФЛ произошли заметные изменения.
Во-первых, с 2018 года появилась новая форма 2-НДФЛ, которая отличается от справки, предоставляемой физлицам.
Во-вторых, были объединены сроки сдачи 2-НДФЛ вне зависимости от признака - теперь для всех до 1 марта.
И наконец, в связи с переходом на новую отчетность с 2021 года, поле "Признак" вообще исчезло из форм. Теперь это указывается непосредственно в расчете 6-НДФЛ.
Полезные советы по заполнению 2-НДФЛ
Чтобы минимизировать риск ошибок в 2-НДФЛ, рекомендуем:
- Вести учет выплат и удержаний по каждому сотруднику в течение года.
- Использовать специальные бухгалтерские программы для подготовки отчетности.
- Перепроверять каждую справку перед отправкой, обращая особое внимание на признак.
- Своевременно подавать уточненную 2-НДФЛ при обнаружении ошибок.
Тщательная организация процесса поможет без проблем сдать отчетность в срок и без ошибок.
Пример заполнения 2-НДФЛ с признаком 2
Рассмотрим заполнение справки 2-НДФЛ с признаком "Налог не удержан" на конкретном примере.
- В поле "Признак" проставляем цифру 2.
- Указываем реквизиты налогового агента, отчетный период, данные получателя дохода.
- В разделе 2 заполняем код дохода и сумму выплаты, с которой не был удержан налог.
- Разделы 4 и 5 по удержанной и перечисленной сумме налога оставляем пустыми.
- После проверки данных подписываем и отправляем справку в налоговый орган.
Такая 2-НДФЛ будет заполнена верно. Главное - не ошибиться с признаком и указать все необходимые реквизиты.
Какие доходы попадают под признак 2
Рассмотрим более подробно, какие именно доходы физических лиц чаще всего подпадают под ситуацию невозможности удержания налога, и, соответственно, требуют проставления признака 2 при заполнении 2-НДФЛ.
В первую очередь - это различные виды материальной выгоды. Например, оплата за работника товаров, работ или услуг третьих лиц. Или предоставление имущества в безвозмездное пользование.
Также сюда относятся доходы в натуральной форме - подарки, призы, бесплатные образцы продукции компании. А также компенсации за использование личного транспорта или личного имущества в служебных целях.
Особенности признака 2 при выплате дивидендов
Если компания выплачивает дивиденды физическим лицам, являющимся ее акционерами, также может возникнуть ситуация с признаком 2.
Если дивиденды выплачиваются в натуральной форме или путем предоставления имущественных прав, у источника выплаты может не оказаться денежных средств для удержания налога.
В этом случае по каждому получателю дивидендов также сдается 2-НДФЛ с признаком 2 и суммой выплаченного дохода.
Признак 2 при отчетности за 2016 год
Давайте рассмотрим особенности признака 2 на примере отчетности за 2016 год.
Справки 2-НДФЛ за 2016 год заполнялись по предыдущей форме, утвержденной приказом ФНС от 14.10.2015 No ММВ-7-11/450@.
В ней поле "Признак" также заполнялось цифрами 1 или 2 по аналогичным правилам - 1 если налог удержан, 2 если нет.
При этом сроки подачи 2-НДФЛ с признаками 1 и 2 были разными - соответственно до 1 апреля и 1 марта 2017 года.
Образец справки 2-НДФЛ с признаком 2
Для наглядности давайте рассмотрим образец заполнения 2-НДФЛ с признаком 2.
- В заголовочной части ставим признак - 2.
- Далее заполняем реквизиты налогового агента, данные физического лица, отчетный период.
- В разделе 2 указываем код дохода и сумму выплаты, с которой не был удержан налог.
- Разделы по суммам удержанного и перечисленного налога оставляем пустыми.
Таким образом, в образце справки 2-НДФЛ будут заполнены только необходимые поля.
Автоматизация подготовки отчетности по НДФЛ
Чтобы минимизировать ошибки при заполнении 2-НДФЛ, особенно такого важного реквизита как признак, рекомендуется использовать специализированное программное обеспечение. Оно позволит в автоматическом режиме сформировать правильно заполненные справки на основе данных по начисленным и удержанным суммам за отчетный период.
Это сэкономит бухгалтеру много времени и избавит от рутинной работы по заполнению отчетности вручную.
