Опись документов – важный инструмент в работе с контролирующими органами. От правильного составления описи зависит принятие документов налоговой инспекцией. В статье расскажем, как грамотно составить опись для налоговой, чтобы избежать нареканий и штрафов. Узнаете образцы описей по разным ситуациям. Получите практические советы по заполнению каждого раздела.
Что такое опись документов и зачем она нужна
Опись документов – это перечень бумаг, которые передаются третьим лицам. Опись позволяет зафиксировать состав и реквизиты каждого документа.
Составлять опись рекомендуется в таких ситуациях:
- При передаче документов в государственные органы – налоговую инспекцию, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования.
- При отправке документов контрагенту по договору.
- При сдаче документов в архив организации.
- При уничтожении документов с истекшими сроками хранения.
- При отправке ценной корреспонденции по почте.
Основные преимущества описи документов:
- Позволяет зафиксировать факт и дату передачи документов.
- Служит доказательством исполнения обязательств по предоставлению документации.
- Облегчает поиск конкретного документа при необходимости.
- Помогает избежать повторного истребования бумаг госорганами.
Любая опись документов должна содержать:
- Наименование документа.
- Дату документа.
- Количество листов в документе.
- Количество экземпляров документа.
Помимо обязательных реквизитов в опись можно включить дополнительную информацию:
- Регистрационный номер документа.
- Сведения об адресатах и отправителях.
- Основание передачи документов.
- Данные ответственных лиц.
Порядок составления и оформления описи:
- Документы перечисляются в порядке важности.
- Каждой позиции присваивается порядковый номер.
- Указываются обязательные и дополнительные реквизиты.
- Документ подписывает ответственное лицо.
- Ставится печать организации, если она предусмотрена.
- Опись составляется минимум в двух экземплярах.
Если опись состоит из нескольких листов, обязательно проставляются номера страниц. Это облегчит работу с документом.
Образец описи документов в налоговую инспекцию
Согласно ст. 93 НК РФ налоговики имеют право истребовать у проверяемого лица необходимые документы. Они предоставляются в виде заверенных копий в установленный срок.
Сроки исполнения требования налоговой службы о предоставлении документов:
- При проведении камеральной проверки – в течение 10 рабочих дней со дня получения требования.
- При проведении выездной проверки – в течение 5 рабочих дней.
Штраф за непредставление документов в установленный срок составляет 200 руб. за каждый непредставленный документ.
При передаче документов в электронной форме опись не требуется, так как состав фиксируется автоматически.
Рекомендуемый порядок составления описи для налоговой:
- Указать наименование налогового органа и адресата – руководителя.
- Сослаться на реквизиты запроса о предоставлении документов.
- Перечислить документы согласно обязательным и дополнительным реквизитам.
- Расположить документы в порядке важности.
- Пронумеровать позиции.
- Указать общее количество листов.
- Подписать, поставить печать.
Образец описи при сдаче отчетности в ИФНС:
| 1 | Налоговая декларация по НДС за 1 квартал 2019 г. от 15.04.2019, 5 листов, 1 экз. |
| 2 | Бухгалтерский баланс за 2019 г., 25 листов, 1 экз. |
| 3 | Отчет о финансовых результатах за 2019 г., 3 листа, 1 экз. |
При отправке документов в налоговую по почте опись дублируют бланком формы 107.
Примеры описей документов в других ситуациях
При передаче документов контрагенту опись составляется в произвольной форме с указанием сторон, реквизитов и основания.
Образец описи документов для архива должен содержать порядковые номера, заголовки документов и итоговую запись о количестве позиций.
При уничтожении документов опись также обязательна – она направляется на проверку в экспертную комиссию организации.
Для ценных почтовых отправлений используется унифицированный бланк описи вложения формы 107, который заполняется в двух экземплярах.
В гражданском и арбитражном процессе перечень документов указывают в исковом заявлении или отзыве на иск. Отдельная опись не составляется.
Таким образом, опись документов – универсальный инструмент, позволяющий обезопасить бизнес при взаимодействии с третьими сторонами. Правильное составление описи поможет избежать множества проблем и недоразумений.
