Точный учет персонала - залог эффективного управления предприятием. От правильности расчета списочного и среднесписочного состава зависят многие показатели деятельности организации. Давайте разберемся, как грамотно вести кадровый учет.
Списочный состав работников - основа кадрового учета
Списочный состав работников - это совокупность всех лиц, работающих в организации по трудовому договору и занятых как основной, так и по совместительству работой. В списочный состав включаются как фактически работающие, так и временно отсутствующие сотрудники.
Списочная численность определяется на конкретную дату путем подсчета всех работников, состоящих в списочном составе. Этот показатель используется для статистической отчетности, расчета средней заработной платы, планирования фонда оплаты труда и других целей.
Порядок формирования списочного состава
Чтобы правильно определить списочную численность на дату, нужно четко знать критерии включения сотрудников в списочный состав.
Списочный состав работников предприятия включает:
- Работников, принятых на постоянную или временную работу;
- Сезонных работников;
- Совместителей;
- Работающих неполный рабочий день;
При этом в списочном составе учитываются даже временно отсутствующие сотрудники - находящиеся в отпуске, командировке, на больничном. Исключаются только уволенные работники.
Ежедневный учет списочного состава
Списочная численность должна подсчитываться на ежедневной основе. Данные списочного состава обязательно сверяются с табелем учета рабочего времени.
Руководитель кадровой службы должен ежедневно отслеживать движение персонала: увольнения, прием на работу, переводы. Это позволит гарантировать достоверность списочной численности.
Особенности учета отдельных категорий персонала
При подсчете списочного и среднесписочного состава есть нюансы для отдельных категорий работников:
- Совместители учитываются, если работают в организации основным местом работы;
- Сотрудники в отпуске по уходу за ребенком не включаются;
- Работники с неполным рабочим днем учитываются пропорционально отработанному времени.
Также есть особенности учета командированных, студентов-практикантов, декретниц и других групп.
Расчет среднесписочной численности
Среднесписочная численность показывает среднее количество работников за период. Она рассчитывается путем суммирования списочного состава за каждый день и деления на число календарных дней.
Для разных категорий персонала есть особенности расчета. Например, декретницы исключаются из среднесписочной численности. А сотрудники с неполным рабочим днем учитываются пропорционально отработанному времени.
Значение среднесписочной численности
Среднесписочная численность используется:
- В статистической отчетности организации;
- Для расчета средней зарплаты;
- При планировании фонда оплаты труда;
- Для определения налоговой базы по страховым взносам.
Таким образом, от точности расчета среднесписочной численности зависят многие финансовые показатели организации.
Различия между списочным и явочным составом
Не стоит путать списочный и явочный состав работников:
- Списочный состав - все работники организации;
- Явочный состав - только фактически вышедшие на работу.
Явочная численность всегда меньше или равна списочной. Разница возникает из-за временно отсутствующих сотрудников.
Актуальные формы учета персонала
С появлением HR-систем значительно упростился учет персонала. Современные программы автоматически формируют списочный состав и рассчитывают среднесписочную численность. Это позволяет:
- Сократить трудозатраты на ручной подсчет;
- Минимизировать ошибки;
- Оперативно получать актуальные данные.
При выборе системы учета персонала обращайте внимание на удобство отчетов и возможности интеграции.
Рекомендации по ведению учета персонала
Чтобы исключить ошибки в учете кадров, рекомендуется:
- Ежедневно обновлять списочный состав работников;
- Сверять данные со штатным расписанием и табелем учета рабочего времени;
- Хранить подтверждающие документы по учету рабочего времени.
А также использовать современные системы кадрового учета.
Пример расчета списочного и среднесписочного состава
Рассмотрим учет персонала на условном примере.
В организации работает 5 сотрудников. Иванов находится в ежегодном отпуске с 10 по 30 июня. Петров уволился 20 июня. Остальные работают весь месяц.
Списочная численность на 30 июня составит 4 человека. Петров не входит в списочный состав, так как уволен. Иванов включается, несмотря на отпуск.
Для расчета среднесписочной численности за июнь персонал учитывается так:
| Сотрудник | Кол-во отработанных дней | Коэффициент |
| Иванов | 10 | 10/30 = 0,33 |
| Петров | 20 | 20/30 = 0,67 |
| Остальные (3 чел.) | 30 | 30/30 = 1 |
Цреднесписочная численность = 1 + 1 + 0,33 + 0,67 + 3 = 6 человек.
Типичные ошибки в учете персонала
Часто встречающиеся ошибки при учете кадров:
- Неверное формирование списочного состава;
- Неправильный расчет среднесписочной численности;
- Несоответствие данных табелю учета рабочего времени.
Это приводит к искажению показателей деятельности организации. Поэтому важен постоянный контроль учета персонала.
Ответственность за нарушение правил учета персонала
За нарушения в учете кадров предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность.
К административным наказаниям относятся:
- Предупреждение;
- Штраф до 50 000 рублей;
- Дисквалификация должностных лиц.
Также возможны санкции для организации в виде приостановки деятельности.
Контроль учета персонала на предприятии
Чтобы исключить нарушения, необходим постоянный контроль учета кадров:
- Внутренний аудит HR-документов;
- Служебные проверки;
- Внешний контроль со стороны проверяющих органов.
Такой подход позволит своевременно выявлять и устранять ошибки в учете персонала.
Подробнее о внутреннем контроле учета персонала
Внутренний контроль учета кадров должен осуществляться на регулярной основе ответственными специалистами или руководителем HR-службы.
Проверяются:
- Полнота и своевременность внесения записей в учетные документы;
- Правильность оформления кадровых приказов;
- Соответствие данных различных документов по учету персонала.
Особое внимание уделяется выборочной сверке расчетов по оплате труда с данными табеля учета рабочего времени и приказов по личному составу.
Работа с замечаниями по итогам внутреннего аудита
По результатам внутренних проверок составляется перечень выявленных нарушений и замечаний. Ответственные специалисты должны устранить недостатки в установленные сроки.
Повторные проверки позволяют оценить эффективность проведенной работы и выполнение рекомендаций по устранению нарушений.
Взаимодействие с проверяющими органами
Помимо внутреннего контроля, учет персонала проверяется внешними органами:
- Федеральная налоговая служба;
- Фонд социального страхования;
- Федеральная инспекция труда.
Чтобы минимизировать риски претензий, необходимо заблаговременно проводить внутренний аудит и готовить документы, необходимые для представления проверяющим.
Профилактика нарушений в учете кадров
Эффективная профилактика ошибок включает:
- Регулярное обучение ответственных специалистов;
- Актуализация нормативных документов по учету персонала;
- Внедрение автоматизированных систем учета кадров.
Предупредительные меры позволят свести к минимуму риск ошибок и нарушений в кадровом учете.
Кадровая документация как объект внутреннего контроля
Основные документы по учету персонала, проверяемые в ходе внутреннего аудита:
- Трудовые договоры;
- Штатное расписание;
- Приказы по личному составу;
- Личные карточки сотрудников;
- Табель учета рабочего времени.
Регулярная сверка позволяет своевременно выявлять расхождения в кадровых данных и оперативно вносить корректировки.
Роль руководства в организации внутреннего кадрового аудита
Эффективный внутренний контроль учета персонала невозможен без поддержки руководства:
- Выделение ресурсов на проведение аудита;
- Утверждение планов и графиков проверок;
- Контроль за исполнением рекомендаций и устранением нарушений.
Заинтересованность высшего менеджмента - залог эффективности системы внутреннего кадрового контроля в организации.
Автоматизация учета кадров как способ минимизации ошибок
Внедрение автоматизированных систем позволяет существенно снизить риск ошибок в учете персонала. Современное программное обеспечение обеспечивает:
- Автоматическое формирование учетных документов;
- Контроль вводимых данных;
- Расчет кадровых показателей и выгрузку отчетности;
- Сверку данных различных документов.
Это позволяет минимизировать человеческий фактор и повысить достоверность учета.
Требования к программам автоматизации кадрового учета
При выборе системы автоматизации кадрового учета обращайте внимание на:
- Возможность интеграции с бухгалтерскими и другими программами;
- Наличие гибких настроек под особенности учета в компании;
- Удобство формирования регламентированной отчетности;
- Квалификацию и опыт разработчиков программы.
Это позволит получить эффективный инструмент автоматизации кадрового делопроизводства в организации.
Обучение персонала работе в автоматизированных системах
Чтобы извлечь максимум пользы из внедрения программы, важно провести обучение сотрудников:
- Организовать тренинги и вебинары разработчиков системы;
- Подготовить подробные инструкции для пользователей;
- Назначить ответственное лицо для консультаций;
- Предусмотреть период адаптации и отладки.
Правильно организованное обучение ускорит внедрение программы и повысит отдачу от ее использования.
Риск-ориентированный подход к организации внутреннего контроля
Для оптимизации контрольных процедур рекомендуется:
- Выявить ключевые риски в учете кадров;
- Оценить вероятность ошибок для разных операций;
- Спланировать проверки с учетом уровня риска.
Это позволит сосредоточить ресурсы на наиболее проблемных участках учета персонала.
Ключевая роль мониторинга в системе внутреннего контроля
Для обеспечения эффективности внутреннего контроля кадров важен регулярный мониторинг:
- Анализ результатов проверок;
- Оценка динамики нарушений;
- Корректировка контрольных процедур.
Постоянный мониторинг и адаптация системы внутреннего контроля к изменяющимся условиям - залог ее результативности.
