Унифицированные формы документов являются неотъемлемой частью документооборота в любой организации. Но не все знают, что из себя представляют эти формы, для чего они нужны и как правильно их разрабатывать. Давайте разберемся!
Что такое унифицированная форма документа
Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных для решения конкретных задач управления и оформленных в соответствии с определенными требованиями.
Главными преимуществами унифицированных форм являются:
- Упрощение процесса составления документов
- Ускорение обработки информации
- Возможность автоматизации документооборота
- Облегчение контроля и проверки документов
Однако у унифицированных форм есть и недостатки:
- Ограничение гибкости оформления документов
- Невозможность полностью учесть специфику организации
- Необходимость внесения изменений при смене требований
Виды унифицированных форм документов
По уровню утверждения унифицированные формы документов делятся на три основные категории:
- Общегосударственные
- Отраслевые (ведомственные)
- Формы документов предприятий
Общегосударственные формы утверждаются на уровне правительства и являются обязательными для применения в определенной сфере деятельности на всей территории страны.
Отраслевые формы утверждаются профильными министерствами и ведомствами. Их применение обязательно для подведомственных организаций.
Формы документов предприятий разрабатываются и утверждаются внутри отдельно взятой компании.
Случаи обязательного применения унифицированных форм
Несмотря на общий принцип добровольности, применение некоторых унифицированных форм до сих пор является обязательным. К таким случаям относятся:
- Кассовые документы
- Транспортные накладные при грузоперевозках
- Формы для бюджетных организаций
Например, кассовые документы (приходные и расходные ордера, кассовая книга) по-прежнему оформляются по утвержденным унифицированным формам согласно требованиям органов казначейства.
Принципы разработки унифицированной формы
При создании унифицированной формы документа необходимо опираться на следующие основные принципы:
- Учет цели и назначения документа
- Минимизация объема
- Унификация структуры и реквизитов
- Удобство восприятия и заполнения
Форма должна содержать только необходимый набор реквизитов, обеспечивающий решение конкретных задач. При этом структура и оформление разных форм должны быть максимально унифицированы.
Немаловажно обеспечить удобство работы с документом как при заполнении, так и при последующем использовании в документообороте.
Порядок разработки унифицированной формы документа
Процесс создания унифицированной формы включает следующие основные этапы:
- Анализ существующего документооборота
- Определение цели и назначения формы
- Разработка проекта формы
- Согласование и утверждение формы
- Утверждение альбома унифицированных форм
На первом этапе анализируются используемые формы документов, выявляются недостатки.
Затем определяется конкретная цель создания новой унифицированной формы, формулируются требования к ней.
Далее разрабатывается проект формы с учетом выявленных требований и принципов. Проект согласовывается с заинтересованными подразделениями и утверждается.
После утверждения отдельных форм, их объединяют в альбом унифицированных форм для использования в документообороте.
Практические советы по работе с унифицированными формами
Чтобы оптимизировать работу с унифицированными формами документов, рекомендуется:
- Использовать шаблоны и автозаполнение в офисных программах
- Хранить формы в облачных хранилищах с разграничением доступа
- Регулярно анализировать и совершенствовать формы
Шаблоны позволяют быстро создавать заполненные формы. Облачные сервисы упрощают коллективную работу с документами. А периодический анализ даст возможность оптимизировать формы.
Как изменить унифицированную форму документа
При необходимости организация может внести изменения в унифицированную форму документа. Например, это может потребоваться при:
- Изменении требований законодательства
- Внедрении новых технологий обработки документов
- Реорганизации компании
Чтобы законно изменить унифицированную форму, необходимо:
- Подготовить новый проект формы
- Согласовать его в установленном порядке
- Внести изменения в альбом унифицированных форм
- Издать приказ о введении формы в действие
Например, форма приказа о приеме на работу может быть дополнена реквизитами, связанными с персональными данными сотрудника или условиями дистанционной занятости.
Разработка собственных форм вместо унифицированных
В ряде случаев организация может полностью отказаться от унифицированных форм и разработать свои собственные формы первичных документов. Это возможно, если:
- Унифицированная форма не является обязательной к применению
- Унифицированная форма не учитывает специфику компании
- Требуется большая гибкость оформления документов
Собственные формы первичных документов должны содержать обязательные реквизиты согласно законодательству и быть удобными для работы в конкретной компании.
Например, организация может разработать собственную форму договора с контрагентом, добавив поля под электронную подпись и другие необходимые реквизиты.
Унифицированные формы первичных документов в 1С
Одним из наиболее распространенных инструментов для автоматизации работы с унифицированными формами первичных документов является программа 1С:Предприятие.
В стандартной поставке конфигураций 1С уже содержатся типовые унифицированные формы для бухгалтерского и налогового учета. При необходимости их можно настраивать и дорабатывать.
1С позволяет формировать первичные учетные документы, в том числе счета-фактуры, акты, накладные, в автоматическом режиме на основе данных по хозяйственным операциям.
Специализированные унифицированные формы
Для ряда сфер деятельности разработаны специализированные унифицированные формы первичных учетных документов. Ключевые примеры:
- Медицинская документация в здравоохранении
- Железнодорожные и авианакладные в транспортной логистике
- Формы учета рабочего времени на производстве
Применение таких форм позволяет учитывать отраслевую специфику и требования регулирующих органов.
Автоматизация работы с унифицированными формами
Для оптимизации работы с унифицированными формами применяются различные средства автоматизации:
- Шаблоны в офисных приложениях
- Специализированное ПО для документооборота
- Маршрутизация документов в информационных системах
Это позволяет сократить ручной труд, ускорить обработку документов и снизить вероятность ошибок.
Переход на электронный документооборот
Все большее распространение получает переход к электронному документообороту с использованием юридически значимых электронных документов.
Это дает возможность полностью автоматизировать работу с унифицированными формами первичных учетных документов и перевести их в цифровой формат.
Использование электронной подписи
Для перехода к полноценному электронному документообороту требуется внедрение электронной подписи.
Это позволяет придать юридическую значимость электронным документам, в том числе созданным на основе унифицированных форм.
Интеграция информационных систем
Возможность эффективного использования унифицированных форм в электронном виде во многом зависит от интеграции различных информационных систем в организации.
Это позволяет осуществлять сквозной электронный документооборот на всех этапах работы с документами.
Облачные технологии
Современные облачные технологии предоставляют новые возможности для оптимизации работы с электронными унифицированными формами.
Использование облачных сервисов позволяет организовать удаленный доступ к формам и совместную работу с документами.
Нормативно-правовая база
Переход к электронному документообороту требует создания соответствующей нормативно-правовой базы на государственном уровне.
Необходимо утвердить правила использования унифицированных форм в электронном виде, придания им юридической значимости.
Подготовка персонала
Важным условием успешного перехода к электронному документообороту является качественная подготовка персонала.
Сотрудники должны обладать необходимыми знаниями и навыками работы с электронными документами и унифицированными формами.