Ежегодный оплачиваемый отпуск - это законное право каждого работника. Но как правильно оформить отпуск в 2023 году, чтобы избежать ошибок и нарушений? В этой статье мы подробно разберем порядок заполнения записки-расчета формы Т-60 - основного документа для начисления отпускных. Узнаете, какие разделы заполнять, как считать календарные дни и средний заработок, когда предупреждать работника и выдавать деньги. Получите четкий алгоритм действий для бухгалтерии и отдела кадров по оформлению отпуска. Давайте разбираться!
Что такое записка-расчет формы Т-60
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику унифицированной формы Т-60 - это обязательный документ для расчета отпускных в организации. Он регламентирован постановлением Госкомстата и содержит все данные о продолжительности и оплате отпуска сотрудника.
Форма Т-60 появилась в начале 2000-х годов для упорядочивания работы кадровых служб и бухгалтерий. Основное предназначение документа:
- Рассчитать точную сумму отпускных;
- Учесть налоги и другие удержания из отпускных;
- Оформить законность предоставления отпуска.
Записка-расчет состоит из двух частей: лицевой и оборотной. В лицевой части кадровики указывают данные о работнике и сроках отдыха. В оборотной бухгалтера делают расчет отпускных и налогов.
Оформлять записку-расчет нужно не менее чем за 3 дня до начала отпуска. Иначе у работника есть право отказаться уходить в отпуск в заявленный период.
Нормативно-правовое регулирование записки-расчета
Правовую основу для записки-расчета формы Т-60 дают:
- Трудовой кодекс РФ;
- Налоговый кодекс РФ;
- Федеральный закон от 06.12.2011 No 402-ФЗ;
- Постановление Госкомстата от 05.01.2004 No 1.
В ТК РФ прописано, что отпуск должен предоставляться ежегодно каждому работнику. Минимальная продолжительность отпуска - 28 календарных дней. Также ТК регулирует порядок предоставления отпусков по беременности, уходу за ребенком, учебных отпусков.
Налоговый кодекс устанавливает размер НДФЛ - 13%, который бухгалтерия удерживает из отпускных работника. В НК прописаны и налоговые вычеты, уменьшающие НДФЛ.
Постановление Госкомстата утвердило форму Т-60 и установило обязательность ее применения. А закон 402-ФЗ установил электронный документооборот кадровых документов.
Порядок заполнения записки-расчета формы Т-60
Рассмотрим последовательность заполнения обеих сторон записки-расчета Т-60.
Заполнение лицевой стороны Т-60
В верхней таблице лицевой стороны кадровик указывает:
- Персональные данные сотрудника;
- Структурное подразделение и должность;
- Период работы, за который предоставляется отпуск.
Ниже заполняются сведения о виде отпуска, его продолжительности в календарных днях и конкретные даты начала и окончания.
При оформлении отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком указывается соответствующее основание - справки, листки нетрудоспособности.
Заполнение оборотной стороны Т-60
В таблице "Начислено" бухгалтер указывает все доходы работника за 12 месяцев, предшествующих отпуску. Это нужно для расчета среднего заработка.
Далее средний дневной заработок умножается на количество отпускных дней - получается сумма к выплате за отпуск. Также учитываются другие выплаты, полагающиеся работнику.
Из полученной суммы вычитается НДФЛ по ставке 13%. Результат записывается в графу "к выплате".
Особенности заполнения при разных отпусках
При оформлении отпуска по беременности и родам в расчет берутся пособия, а не зарплата. При отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет учитываются страховые выплаты.
При учебном отпуске средний заработок сохраняется, дни учебы оплачиваются в размере стипендии. На творческих и социальных отпусках часто сохраняется средний заработок.
Таким образом, записка-расчет Т-60 позволяет гибко учесть особенности разных видов отпусков.
Ошибки при оформлении записки-расчета и их исправление
Рассмотрим типичные ошибки при заполнении Т-60 и способы их устранения.
Ошибки кадровиков
- Неправильный расчет стажа и дней отпуска;
- Пропуск подписи сотрудника о дате ухода в отпуск;
- Несвоевременное уведомление работника.
Исправить такие ошибки можно путем подачи дополнения к Т-60 с уточненными данными. Если отпуск уже начался, переносить его даты кадровик может только с согласия работника.
Ошибки бухгалтеров
- Неправильный расчет среднего заработка;
- Ошибки в начислении НДФЛ;
- Несвоевременная выплата отпускных.
Исправить ошибки в расчетах можно подав уточненный расчет по форме Т-60. Если отпускные были занижены, работнику выплачивается недополученная сумма. При просрочке выплат работник имеет право на компенсацию.
Сроки оформления записки-расчета формы Т-60
Основные сроки, связанные с запиской-расчетом:
- Заявление на отпуск подается не позднее, чем за 2 недели;
- Т-60 оформляется не менее чем за 3 дня до отпуска;
- Отпускные выплачиваются не позже чем за 3 дня.
При необходимости даты начала отпуска можно перенести по соглашению работника и работодателя. Но об этом нужно предупредить работника как минимум за 2 недели.
Записка-расчет всегда оформляется на будущий период. Нельзя рассчитывать отпускные задним числом за уже использованный отпуск.
Таким образом, соблюдение сроков позволяет избежать конфликтов при оформлении отпуска.
Особенности оформления отпусков по уходу за ребенком, учебных, творческих
Рассмотрим нюансы оформления отдельных видов отпусков в Т-60.
Отпуск по беременности и родам
Предоставляется на основании листка нетрудоспособности. Оплата производится из средств ФСС в размере среднего заработка.
Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет
Оформляется на основании справки по уходу. Оплата производится из средств ФСС в размере 40% среднего заработка.
Учебный отпуск
Предоставляется при получении образования. Оплата производится в размере стипендии, но не ниже минимального размера оплаты труда.
Творческий отпуск
Предоставляется работникам творческих профессий. Как правило, оплачивается в размере среднего заработка.
Таким образом, Т-60 позволяет гибко учесть особенности любых видов отпусков.
Электронный документооборот записки-расчета
Согласно закону 402-ФЗ записку-расчет можно вести в электронном виде и подписывать электронной подписью. Это дает ряд преимуществ:
- Экономия времени и затрат на бумажный документооборот;
- Удобство хранения и быстрый поиск Т-60;
- Автоматизация расчетов отпускных;
- Исключение ошибок при ручном заполнении.
Однако электронная Т-60 встречается пока нечасто. Чаще используют бумажный бланк с подписями и печатями.
Тем не менее, переход на электронный документооборот повышает эффективность работы с запиской-расчетом.
