Секретариат это структурное подразделение организации, отвечающее за организационно-техническое, документационное и информационно-аналитическое обеспечение ее деятельности.
Назначение секретариата
Секретариат может создаваться при различных органах и организациях - правительстве, парламенте, международных организациях и т.д. Его основными задачами являются:
- Организационно-техническое обеспечение деятельности организации или ее руководителя;
- Ведение делопроизводства и документооборота;
- Подготовка различных справочных, аналитических и информационных материалов.
Таким образом, секретариат это вспомогательный орган, помогающий в административно-технической работе какой-либо структуры.
Примеры секретариатов
Секретариат Организации Объединенных Наций осуществляет повседневную работу и реализацию программ этой организации. Возглавляет его Генеральный секретарь ООН.
Секретариат Совета Федерации Российской Федерации обеспечивает деятельность Председателя Совета Федерации и находится в его непосредственном подчинении.
Структура секретариата
Структура секретариата может быть разной в зависимости от масштабов и задач организации. В небольших организациях это может быть всего одно структурное подразделение. В крупных компаниях и международных организациях секретариат может включать в себя целую систему департаментов и управлений.
Например, в структуру Секретариата ООН входит ряд департаментов и канцелярий, координирующих свою деятельность друг с другом:
- Департамент по политическим вопросам;
- Департамент операций по поддержанию мира;
- Департамент по экономическим и социальным вопросам;
- Канцелярия Генерального секретаря и др.
Большинство подразделений Секретариата ООН располагаются в штаб-квартире организации в Нью-Йорке.
Функции секретариата
Основные функции секретариата:
- Организационно-техническое обеспечение деятельности организации или ее руководителя;
- Подготовка различных информационно-аналитических материалов;
- Ведение делопроизводства и документооборота;
- Выполнение отдельных поручений руководства;
- Подготовка и обеспечение проведения совещаний, конференций и других мероприятий.
Таким образом, секретариат выполняет важную вспомогательную роль, позволяя руководству организации сосредоточиться на решении стратегических задач.
Само слово "секретариат" не имеет отрицательной или положительной коннотации, это просто обозначение такого рода подразделений.
Требования к сотрудникам секретариата
Работа в секретариате предъявляет определенные требования к знаниям и навыкам сотрудников. В частности, от них обычно требуется:
- Высшее образование;
- Умение работать с большим объемом информации;
- Навыки подготовки аналитических материалов;
- Умение готовить презентации;
- Знание офисных программ и средств оргтехники.
Кроме того, сотрудники секретариата должны обладать высокой работоспособностью, уметь эффективно планировать свое время и способностью работать в режиме многозадачности.
Деятельность секретариата
Деятельность секретариата направлена на обеспечение эффективной работы организации и достижение поставленных перед ней целей. Конкретные задачи секретариата определяются спецификой и масштабом деятельности организации.
Например, в функции Секретариата ООН входит:
- Оказание помощи странам в достижении целей устойчивого развития;
- Координация гуманитарных программ помощи;
- Мониторинг ситуации в области прав человека;
- Поддержка миротворческих операций и многое другое.
Взаимодействие секретариата с другими подразделениями
Эффективность работы секретариата во многом зависит от налаженного взаимодействия с другими структурными подразделениями организации. Секретариат регулярно взаимодействует с:
- Руководством организации по вопросам планирования, отчетности, выполнения отдельных поручений;
- HR-службой по вопросам подбора персонала, аттестации, повышения квалификации сотрудников;
- PR и маркетинговыми службами при подготовке презентаций и информационных материалов;
- Бухгалтерией по вопросам составления смет и отчетности о расходовании средств;
- IT-службой по внедрению и использованию информационных систем и программного обеспечения.
Документооборот секретариата
Важной частью работы секретариата является организация документооборота - потоков входящих, исходящих и внутренних документов организации. Для этого в секретариате функционирует канцелярия, в задачи которой входит:
- Прием и первичная обработка входящих документов;
- Регистрация и распределение документов;
- Контроль за исполнением документов;
- Подготовка и отправка исходящей корреспонденции.
Для этих целей используются системы электронного документооборота, позволяющие автоматизировать работу с документами.
Роль секретариата в принятии решений
Хотя секретариат и является подразделением вспомогательного характера, его роль в процессе подготовки и принятия решений руководством организации может быть весьма значительной. Это связано с тем, что именно сотрудники секретариата готовят аналитические записки, справки, проекты документов, которые затем рассматриваются при выработке решений.
Перспективы развития секретариатов
В условиях информационного общества и стремительно развивающихся технологий роль секретариатов как эффективных посредников в информационных потоках организации будет только возрастать. Особенно актуальным становится использование технологий искусственного интеллекта, способных выполнять рутинные задачи и готовить предварительные варианты документов для последующего утверждения и редактирования.
