Аврал на работе - это внезапно возникшая необходимость выполнить большой объем работы в сжатые сроки. Такая ситуация нередко складывается в офисах, на производстве, в сфере обслуживания и других сферах деятельности.
Причины возникновения аврала на работе
Существует несколько основных причин, по которым может возникнуть аврал:
- Непредвиденные обстоятельства - поломка оборудования, болезнь сотрудника, форс-мажор.
- Плохое планирование и распределение работ.
- Несоблюдение сроков поставок или выполнения заказов контрагентами.
- Внезапное появление крупного срочного заказа.
Как правило, причиной аврала становятся внешние факторы, на которые организация не может повлиять. Однако иногда авральная ситуация возникает по вине самой компании из-за плохого планирования, распределения ресурсов, срывов в работе отдельных подразделений.
Что такое аврал на работе
Термин "оврал" используется как синоним аврала, однако является неверным с точки зрения орфографических норм. Слово "аврал" пришло в русский язык из голландского и английского языков, где означало призыв "все наверх!". Со временем оно трансформировалось в обозначение срочной спешной работы.
Как справиться с авралом на работе
Если аврал уже возник, необходимо как можно быстрее приступить к его ликвидации. Для этого рекомендуется:
- Созвать экстренное совещание, на котором определить масштаб работ и сроки их выполнения.
- Распределить задачи между сотрудниками исходя из их компетенций.
- Установить жесткий график и контроль выполнения задач.
- Мотивировать персонал на интенсивную работу (например, пообещав премию).
- При необходимости привлечь дополнительные ресурсы - сотрудников из других отделов, фрилансеров и т.п.
Главное во время ликвидации аврала - четко распределить обязанности в команде и оперативно координировать работу всех задействованных специалистов. Эффективное взаимодействие позволит справиться с большим объемом работ в сжатые сроки.
Как избежать авралов на работе
Хотя полностью исключить вероятность возникновения авральных ситуаций невозможно, количество таких случаев можно минимизировать. Для этого организации следует:
- Внедрить систему планирования работ и контроля исполнения.
- Закладывать резерв времени при расчете сроков.
- Повышать ответственность сотрудников за вверенные им задачи.
- Совершенствовать бизнес-процессы компании.
- Автоматизировать рутинные операции.
- Проводить стресс-тестирование на устойчивость бизнеса к возможным форс-мажорам.
Регулярный аудит процессов, их оптимизация и повышение гибкости бизнеса позволяют свести к минимуму вероятность внезапных авралов и эффективно справляться с ними в случае возникновения.
Как мотивировать сотрудников во время аврала
Ликвидация аврала требует от сотрудников максимальной самоотдачи. Для поддержания высокой работоспособности персонала в авральный период необходима его дополнительная мотивация со стороны руководства.
Варианты мотивации во время аврала:
- Денежное вознаграждение за интенсивный труд - премии, бонусы.
- Дополнительные выходные дни после завершения аврального периода.
- Корпоративное мероприятие для всего коллектива (поход в ресторан, боулинг, пикник).
- Похвала и благодарность руководства за эффективную работу в нестандартной ситуации.
Психологические аспекты аврала
Любой аврал - это стресс для коллектива. Высокие нагрузки, дефицит времени, ощущение хаоса негативно влияют на психологическое состояние сотрудников.
Чтобы снизить уровень стресса, руководству стоит:
- Регулярно информировать команду о текущем status quo.
- Подчеркивать важность вклада каждого в общее дело.
- Создать комфортные бытовые условия для интенсивной работы сотрудников.
- Организовать психологическую разгрузку хотя бы по 10-15 минут каждые 2 часа.
Авралоустойчивая организация
Компании, часто сталкивающиеся с авральными ситуациями, могут выработать корпоративную культуру повышенной готовности к интенсивному режиму работы.
Особенности таких "авралоустойчивых" организаций:
- Высокая лояльность сотрудников, готовность трудиться сверхурочно.
- Наличие отлаженных бизнес-процессов для оперативного реагирования на сбои.
- Командный дух и эффективные коммуникации между подразделениями.
- Выделение ресурсов для минимизации последствий форс-мажоров.
Фактически речь идет об организационной гибкости и устойчивости бизнеса к внешним вызовам. Это позволяет компании быстро адаптироваться к меняющимся обстоятельствам.
Автоматизация как инструмент профилактики авралов
Процессная и технологическая автоматизация снижает вероятность возникновения авральных ситуаций. Автоматизация подразумевает:
- Внедрение систем электронного документооборота.
- Использование программ для управления проектами.
- Установку "умного" оборудования с датчиками контроля работы.
- Применение IT-систем мониторинга и анализа бизнес-процессов.
Автоматизация позволяет снизить влияние человеческого фактора, повысить скорость и качество бизнес-процессов, облегчает распределение задач и мониторинг их исполнения. Эти преимущества сводят к минимуму вероятность резких сбоев в работе компании.
Выводы
В русском зыке слово "аврал" пишется с буквой "а". Написание "оврал" является ошибочным.
