Каждый день мы сталкиваемся с необходимостью приводить что-то в соответствие с реальностью - будь то планы, документы или целые системы. Но что значит "актуализировать"? Давайте разберемся.
Определение понятия "актуализировать"
Слово "актуализировать" имеет латинские корни и в переводе на русский язык означает "делать актуальным, злободневным, насущным". Обратимся к определениям в словарях.
АКТУАЛИЗИРОВАТЬ, сделать - делать актуальным, более актуальным. А. репертуар театра. А. содержание докладов.
Также можно выделить следующие значения:
- Обновление устаревшей информации
- Корректировка планов в соответствии с новыми данными
- Приведение деятельности организации в соответствие с текущей ситуацией на рынке
К основным синонимам можно отнести такие слова, как "модернизировать", "адаптировать".
Рассмотрим несколько примеров употребления данного термина в предложениях:
- Компания актуализировала прайс-лист с учетом инфляции.
- Перед началом учебного года библиотека актуализирует фонд учебной литературы.
- Мы актуализировали наш бизнес-план на следующие три года.
Зачем нужна актуализация
Актуализация необходима в первую очередь для того, чтобы:
- Поддерживать в актуальном состоянии базы данных, справочный материал, нормативно-техническую документацию.
- Учитывать в деятельности организации изменения законодательства, конъюнктуры рынка, технологий.
- Повышать эффективность работы за счет оптимизации процессов, вывода новых продуктов, освоения новых направлений.
Рассмотрим последний пункт подробнее на примере. В условиях высокой конкуренции компаниям приходится постоянно адаптироваться под меняющийся спрос, чтобы удерживать свои позиции на рынке. Если ранее основной объем продаж приходился на товар А, но сейчас спрос на него упал, а ассортимент конкурентов в этой категории расширился, нужно срочно предпринимать меры.
Варианты действий могут быть следующие:
- Модернизировать товар А с учетом новых требований клиентов
- Снизить цены на товар А, чтобы стимулировать сбыт
- Сократить объемы производства товара А и выпустить новый товар Б, пользующийся спросом
Как видно из примера, актуализация позволяет компании гибко реагировать на вызовы рынка и сохранять эффективность.
Как актуализировать различные объекты
Процесс актуализации может применяться к самым разным объектам:
- Документам
- Базам данных
- Нормативно-технической документации
- Продукции и услугам
- Производственным и бизнес-процессам
- Системам менеджмента качества и безопасности
- И многому другому
Рассмотрим подробней, как можно актуализировать документы и базы данных.
Для этого необходимо выполнить следующие действия:
- Провести инвентаризацию имеющихся документов и определить их актуальность
- Изъять устаревшие версии документов
- Заменить их на последние действующие версии
- Внести необходимые изменения в базы данных для отражения произошедших изменений
- Разослать уведомления сотрудникам о произведенных обновлениях
Для автоматизации этих процессов можно использовать системы электронного документооборота, которые предлагают следующие возможности:
| - Хранение актуальных версий документов в едином информационном пространстве |
| - Версионирование документов с возможностью отслеживания истории изменений |
| - Уведомления пользователей о внесенных обновлениях |
Актуализация бизнес-процессов
Еще одним важным объектом для актуализации являются бизнес-процессы компании. Со временем многие процедуры устаревают, перестают быть эффективными или не соответствуют текущим потребностям.
Чтобы актуализировать бизнес-процесс, необходимо:
- Провести аудит существующих процессов
- Выявить "узкие места" и неэффективные операции
- Разработать оптимизированную схему процесса
- Закрепить изменения в регламентирующей документации
Актуализированная нормативно-техническая документация
Особое внимание стоит уделить актуализации нормативно-технической документации предприятия, поскольку ее устаревание чревато различными рисками.
К NTD относятся такие документы как:
- ГОСТы
- СанПиНы
- СНиПы
- Технические регламенты
Если данные документы не актуализированы, компания может:
- Нарушать обязательные требования
- Терять конкурентные преимущества
- Терпеть убытки
Что такое "актуализированная редакция"
Под термином "актуализированная редакция" понимается обновленная версия какого-либо документа, приведенная в соответствие с текущими реалиями и требованиями.
Например, можно говорить об актуализированной редакции:
- Закона
- Регламента
- Инструкции
- Стандарта организации
Такая редакция отражает все последние поправки, изменения, дополнения, внесенные в документ после его первоначальной публикации.
Кто должен проводить актуализацию
В зависимости от типа объекта, ответственность за проведение актуализации может лежать на разных специалистах.
Например:
- Документацией занимается отдел документооборота или юрист
- Ассортиментом товаров и услуг - отдел маркетинга
- Технической документацией - инженеры или технологи
- Программным обеспечением - ИТ-специалисты
Поэтому важно четко регламентировать зоны ответственности в компании.
Автоматизация процессов актуализации
Для повышения оперативности и снижения трудозатрат имеет смысл использовать специальные IT-решения, позволяющие частично или полностью автоматизировать процессы актуализации различных данных.
